27.05.2016 L'Osteria: Rechtssichere Archivierung

Restaurantkette archiviert E-Mails gesetzeskonform

Von: Wilm Tennagel

Die FR L´Osteria GmbH, eine italienische Restaurantkette mit 54 DACH-Standorten, hat eine spezielle Archivierungssoftware implementiert, um die Vorgaben zur E-Mail-Aufbewahrung zu erfüllen.

Die FR L´Osteria GmbH archiviert E-Mails standortübergreifend rechtssicher.

Das zunehmende standortübergreifend hohe E-Mail-Aufkommen und die gesetzliche Verpflichtung zur E-Mail-Archivierung, festgelegt in den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, veranlasste das mittelständische Unternehmen zur Suche nach einer E-Mail-Archivierungslösung mit einem angemessenen Preis-Leistungs-Verhältnis.

Neben der Erfüllung der rechtlichen Anforderungen sowie der Entlastung des E-Mail-Servers, zählten auch die Vereinfachung von Backup und Restore und das schnelle Suchen und Finden archivierter E-Mails durch aktuell 330 aktive E-Mail-User ohne spezifische IT-Fachkenntnisse zum Anforderungsumfang.

Archivierungsmethode und Löschregel

„Entsprechend dem Zielkatalog wurde von unserem externen IT-Dienstleister die Lösung Mailstore Server empfohlen“, sagt André Milich, zuständig für die IT-Administration bei L´Osteria. Die Ersteinrichtung war in wenigen Stunden erledigt. Für die initiale Installation und Einrichtung war lediglich eine kurze Einarbeitungsphase vonnöten. Danach ließ sich die Software einfach verwalten und problemlos in die IT-Infrastruktur, bestehend aus ESX VMware Basis (4 Cores 2Ghz, 4GB RAM, 580 GB HDD) und den Betriebssystemen Windows Server 2012 R2 sowie Windows 7, 8.1 und 10, integrieren. Als E-Mail-Server wird Microsoft Exchange 2013 verwendet.

Die Postfächer der Mitarbeiter werden nachts automatisch archiviert, auch findet eine Journalarchivierung für ein- und ausgehende E-Mails statt. Darüber hinaus wurde eine Löschregel definiert, um die Postfächer kleinzuhalten: Alle E-Mails, die älter als sechs Monate sind, werden automatisch aus den Postfächern des Exchange Servers gelöscht, bleiben aber samt Anhängen im Archiv verfügbar und können durch den Nutzer mithilfe des Mailstore Web Access sowie dem Outlook-Client per Volltextsuche gesucht und aufgerufen werden.