Rollen- und Rechtekonzept für Sharepoint

Die Pfannenberg-Gruppe misst und steuert alle strategischen Projekte mithilfe der Balanced Scorecard (BSC), einem Konzept zur Verwirklichung der Firmenvision. Bedingt durch seine Unternehmensstrukturen mit weltweit zehn Standorten besitzt Pfannenberg ein umfassendes Rollen- und Rechtekonzept. Um die Projektdokumentation und -kommunikation effizienter zu gestalten, sollte das bestehende, aber unausgereifte Sharepoint-System weiterentwickelt werden. Dabei lieferte die Evodion Information Technologies GmbH eine automatisierte Systemlösung, die auch das komplexe Rollen- und Rechtekonzept abbildet.

Das bereits vorhandene, englischsprachige Sharepoint-System bei Pfannenberg wurde bis dato nur mit Bordmitteln genutzt. Das heißt, mit der bisherigen Oberfläche ließen sich lediglich Inhaltstypen und Listen anlegen und nur wenige Workflows abbilden. Eine intensivere Nutzung war nicht möglich, da das Know-how fehlte, um Sharepoint mit Code zu bedienen und weiterzuentwickeln. Das BSC-basierte Projektmanagement erfolgte deshalb über Excel-Listen: Eine einzige Tabelle beinhaltete sowohl das Projekt als auch die zugehörigen Tasks, die schrittweise zu erfüllen waren, um das Projekt auf die nächste Bearbeitungsstufe zu bringen. Die manuelle Listenpflege war sehr aufwendig und ermöglichte keine sinnvolle Auswertung von Projekten. Zudem verursachten die projektbezogenen Kommunikationsprozesse ein hohes E-Mail-Aufkommen. „Deshalb wollten wir die bisherige Projektdokumentation und -kommunikation durch eine neue Lösung ersetzen, die auf unserem bestehenden Sharepoint aufbaut, alle Prozessabläufe im Projektmanagement automatisiert und unser Rollen- und Rechtekonzept widerspiegelt“, erklärt Arne Deu, Leiter der IT-Abteilung bei der Pfannenberg-Gruppe.

Automatisierte Projektdokumentation

Für die Weiterentwicklung des aktuellen Systems entschied sich Pfannenberg für Evodion. Der IT-Dienstleister und Microsoft-Partner verfügt über einschlägige Sharepoint-Erfahrung und ist wie Pfannenberg in Hamburg ansässig. „Uns war es wichtig, dass wir einen lokalen Anbieter finden, der uns stets zur Verfügung steht, der kurze Abstimmungswege hat und bei dem die Chemie einfach stimmt“, begründet Arne Deu die Entscheidung. „Andere, vor allem größere Anbieter, zeigten sich weniger flexibel, was die Projektspezifikation, Abstimmungen und Zeitvorgaben angeht.“ Die Entwicklung der neuen Sharepoint-Lösung erfolgte innerhalb einer Testumgebung, sodass Pfannenberg die Excel-Listen weiterführen konnte und keine Beeinträchtigungen im laufenden Betrieb auftraten.

Der IT-Dienstleister hat für Pfannenberg eine individuelle Lösung entwickelt, die die Daten aus den alten Excel-Listen eins zu eins in Sharepoint abbildet. Ein weiterer Vorteil sind separate Listen für die Projekt- und die Taskpflege. Die Sharepoint-Oberfläche hat der Dienstleister so verändert, dass Anwender aus einem Projekt heraus und direkt über das Menü neue Tasks anlegen können, die wiederum auf das jeweilige Projekt zurückverweisen. Während es im vorherigen Excel-Projektmanagement undenkbar war, Projekterfolge durch Messungen sichtbar zu machen, ermöglicht die neue Lösung eine automatisierte Auswertung. Ein spezieller Control-Dialog sorgt dafür, dass alle projektrelevanten Kennzahlen in eine separate Datenbank gelangen. Über die Projekt-ID können Controlling-Verantwortliche die Kennzahlen dann mithilfe verschiedener Tools auswerten.

Umsetzung des Rollen- und Rechtekonzepts

Wie Sharepoint genutzt werden darf, hängt bei Pfannenberg von bestimmten strukturbedingten Berechtigungsgruppen ab. „Weil Evodion diese Gruppen in Sharepoint abgebildet hat, erreichen wir einen bisher unvorstellbaren Grad an Automatisierung“, erläutert Arne Deu. „Wer wann welche Berechtigung erhält, wird jetzt durch den Projektstatus bestimmt.“ Hat der Projektleiter ein Projekt erstellt und einen entsprechenden Task dazu angelegt, startet automatisch ein Workflow. Solange dieser Prozess nicht abgeschlossen ist, kann der Projektverantwortliche nichts an dem Task oder dem Projekt selbst verändern. Erst wenn alle Tasks erledigt sind, gelangt das Projekt auf die nächste Stufe bzw. zum Abschluss.

Mit dem erweiterten Sharepoint-System hat Evodion nicht nur die Berechtigungsproblematik in Excel gelöst, sondern auch bislang manuelle Prozesse automatisiert. Der gesamte Verlauf einer unternehmensstrategischen Maßnahme ist nun besser nachvollziehbar. Auf einem integrierten Dashboard sieht jeder Mitarbeiter, was seine Aufgaben sind, bis wann er sie erledigen muss und wie viel Zeit er dafür aufwenden kann. Projektverantwortliche, Abteilungsleiter und Geschäftsführer einer Niederlassung erhalten zudem per Mausklick einen Überblick über sämtliche Tasks sowie den aktuellen Projektstatus. „Das führt zu mehr Transparenz für Projektbearbeiter und Führungskräfte und minimiert den Controlling-Aufwand bei uns im Unternehmen“, sagt IT-Leiter Arne Deu. Zudem konnte das E-Mail- und Datenaufkommen verringert werden: Wurden bisher zahllose Kopien der Excel-Listen per E-Mail versandt und an unterschiedlichen Stellen abgespeichert – während sich das Originaldokument unter Umständen bereits geändert hatte –, gibt es jetzt nur noch eine aktuelle Version. Die bisher langwierigen, über E-Mails abgewickelten Freigabe- und Abstimmungsprozesse entfallen, alles erfolgt direkt in Sharepoint. Das macht auch die gesamte Umsetzung der Balanced Scorecard erheblich effizienter.

Bildquellen: Pfannenberg