Roter Alarm: Wenn es in der IT ernst wird

Jeder kennt die allseits bekannten Hinweise und Hilfsmittel für das schnelle und richtige Verhalten bei Notfällen. Schauen wir in die zunehmend digitalisierte Geschäftswelt, dann findet man oft Unbehagen, Unsicherheit und den Wunsch, der große IT-Notfall möge doch bitte einen anderen treffen. Aufgrund der Kommerzialisierung von Cyberkriminellen und außenpolitischer Spannungen nimmt die Gefahr jedoch immer mehr zu, Opfer eines Cyberangriffs zu werden. Die Angst vor der eigenen Hilflosigkeit ist groß und das Risiko, dass sich ein IT-Notfall zu einer geschäftskritischen Krise ausweitet, lässt sich schwer einschätzen. Ob der IT-Ausfall durch Hard- und Softwaredefekte, Naturkatastrophen oder durch Cyberangriffe verursacht wird – ein gut durchdachtes IT-Notfallhandbuch (IT-NHB) hilft dabei, drohende wirtschaftliche Katastrophen zu vermeiden und eine Geschäftsunterbrechung schnell und effektiv zu bewältigen.

Ein IT-Notfallhandbuch macht Sinn

IT-Notfallpläne beschreiben konkrete operative Maßnahmen für den Fall eines spezifischen Vorfalls. Das Business Continuity Management (BCM) geht noch einen Schritt weiter: Es betrachtet das gesamte Unternehmen und zielt darauf ab, geschäftskritische Prozesse abzusichern – etwa durch alternative Abläufe oder Geschäftsfortführungspläne. Ein IT-Notfallhandbuch ist die richtige Wahl, wenn es um den Einstieg in die Notfallplanung und die Absicherung der kritischen Ressource IT geht.

Die Struktur eines IT-Notfallhandbuchs

Ein IT-Notfallhandbuch führt alle wesentlichen Elemente zusammen, die im Ernstfall ineinandergreifen müssen: Zuständigkeiten, Kommunikationsstrategien, Sofortmaßnahmen, technische Wiederanlaufpläne und Abläufe zur Geschäftsfortführung. Durch diesen ganzheitlichen Aufbau (internationaler Standard ISO 22301 sowie BSI-Standard 200-4) entsteht ein praxisnahes Werkzeug, das reaktive Maßnahmen enthält und proaktiv auf verschiedene Störungsszenarien vorbereitet.

Business Impact Analyse als Grundlage

Die Grundlage für eine gezielte Wiederaufnahme des Betriebs bildet die Business Impact Analyse (BIA). Sie identifiziert geschäftskritische Prozesse anhand von Schadensszenarien, deren IT-Abhängigkeiten sowie maximal tolerierbare Ausfallzeiten (MTA). Zur Veranschaulichung wird hierbei stets von einem vollständigen Systemausfall ausgegangen. Einzelne Betrachtungen sowie Teilausfälle können in einem späteren Schritt abgeleitet werden. Doch welche Elemente enthält ein IT-Notfallhandbuch?

Alarmierung und Eskalation

Eskalationsmechanismen regeln den Übergang vom operativen Incident-Management hin zu einem übergreifenden Notfall- und Krisenmanagement. In abgestuften Eskalationsstufen wird definiert, wann und wie entsprechende Stellen involviert werden. Die Alarmierungskette stellt sicher, dass alle relevanten internen und externen Beteiligten rechtzeitig und zielgerichtet informiert werden.

Sofortmaßnahmen

In manchen Szenarien ist unverzügliches Handeln erforderlich, um größere Schäden zu verhindern. Zu typischen Sofortmaßnahmen gehören etwa das physische Trennen betroffener Systeme vom Netzwerk, die Sperrung kompromittierter Benutzerkonten, aber auch das Alarmieren der Rettungskräfte bei physischen Bedrohungen. Die Definition und gezielte Vorbereitung solcher Maßnahmen ermöglicht es dem IT-Notfallteam, im Ernstfall ohne Verzögerung und mit klarer Handlungssicherheit zu reagieren.

IT-Notfallteam und Verantwortlichkeiten

Ein einsatzbereites Notfallteam bildet das Rückgrat jeder effektiven Notfallbewältigung. Die Rolle des IT-Notfallbeauftragten umfasst dabei die Koordination sowie die Bewertung der Auswirkungen des Notfalls und die Einleitung geeigneter Maßnahmen. Das Notfallteam aus IT-Fachleuten wird begleitet von einem Notfallstab, der je nach Unternehmensgröße und -struktur unterschiedliche Rollen und Kompetenzen erhält.

Kommunikation und Informationsfluss

Gerade im Krisenfall ist ein schneller, zielgerichteter Informationsfluss unverzichtbar. Deshalb sind alternative Kommunikationsmittel und -wege zu definieren, die im Falle eines IT-Ausfalls genutzt werden können. Offline-verfügbare Kontaktlisten und definierte Meldepflichten sind ebenso notwendig wie Prozesse zur Weitergabe kritischer Informationen innerhalb des Notfallteams.

Technische Wiederanlaufpläne (WAP)

Wiederanlaufpläne sind die operativen Werkzeuge für das IT-Notfallteam. Sie beschreiben detailliert die Schritte für die Wiederherstellung einzelner Systeme unter Berücksichtigung aller technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen, unabhängig vom Ausfallgrund.

Geschäftsfortführung

Auf Basis dieser Erkenntnisse erfolgt eine Priorisierung, welche Systeme, Anwendungen und Prozesse zuerst in einem Notbetrieb bereitzustellen sind, um eine Schadenseskalation zu verhindern. An diesem Punkt trifft sich die IT-Notfallplanung mit dem operativen Management der Fachabteilungen. Damit ist das BCM gemeint: Die betroffenen Fachbereiche übernehmen durch vorher definierte organisatorische Ausweichprozesse die Sicherstellung eines minimalen Betriebes.

Testen des Plans

Wie in der Welt der Informationssicherheit üblich, werden aufgestellte Konzepte einem Testverfahren unterzogen. Ganz besonders wichtig ist dies jedoch in der IT-Notfallplanung. Durch Tests können Schwachstellen in den Abläufen und Strukturen identifiziert und behoben werden. Zudem sollten die Ergebnisse der Tests dokumentiert und der Plan bzw. das Notfallhandbuch entsprechend aktualisiert werden. Durch die regelmäßigen Tests wird der Ablauf geübt und die Aktualität der bereitgestellten Informationen geprüft.

Verfügbarkeit im Notfall

Ebenso wichtig ist die Verfügbarkeit der relevanten Unterlagen im Notfall. Ob durch Spiegelung auf ein externes Rechenzentrum, Bereitstellung auf gesicherten Offline-Systemen oder als physische Dokumentation – der Zugriff muss in jedem Szenario gewährleistet sein. Dieser oft unterschätzte Punkt entscheidet im Ernstfall über Erfolg oder Scheitern der gesamten Notfallstrategie. Bei der Erstellung eines IT-Notfallplanes unterstützen die Spezialisten der SHD Unternehmen mit ihrer Erfahrung. Sie führen gezielt durch die Erhebung der erforderlichen Daten und helfen bei der Ausarbeitung eines bedarfsgerechten Notfallhandbuches.

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