Rückgrat der Prozesse

Das Erfolgsrezept der Ho-Ma Elektro Aggregate Service GmbH sind maßgeschneiderte Lösungen, die durch starken Ausbau der eigenen Fertigungskompetenz zum Markenzeichen des Unternehmens geworden sind. Das Kundenspektrum reicht von kleinen Handwerksbetrieben bis zu Konzernen wie Siemens oder Telekom. Der Kunde erhält alles, was er zur sicheren und schnellen Verfügbarkeit der Anlage benötigt – inklusive aller Komponenten wie etwa Schaltschränke oder Lichtmasten – als Komplettlösung aus einer Hand. Ho-Ma übernimmt auch die Wartung von Anlagen, die andere geliefert haben, und rüstet z.B. in älteren Anlagen Rußpartikelfilter für die Dieselmotoren nach. Das Unternehmen ist krisenfest aufgestellt, wie sich auch in der Pandemie wieder gezeigt hat. 2020 war das umsatzstärkste Jahr und aktuell wachse man weiter, berichtet der Geschäftsführer.

Business super, Organisation suboptimal

Als Kai Hoffmann 2015 in die Geschäftsführung des vom Vater mitgegründeten Unternehmens eintrat, konnte er die Business-Strategie nahtlos fortsetzen und weiterentwickeln, aber er sah grundlegenden Erneuerungsbedarf in der Büroorganisation, da man in Aktenbergen geradezu untergegangen sei, die Suche nach Unterlagen manchmal tagelang gedauert habe. 2016 fiel die Entscheidung für Docuware, nicht nur um die Dokumentenablage zu digitalisieren, sondern auch um eine grundlegende Optimierung der bisher papiergebundenen Administrationsprozesse in die Wege zu leiten.

Bei der Implementierung wurde das DMS in das beim Anwender eingesetzte Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) Canias integriert: Buttons wie etwa „Eingangsrechnung“ und „Auftragsakte“ wurden in der ERP-Oberfläche eingerichtet, sodass entsprechende Prozesse im DMS direkt in der gewohnten Benutzeroberfläche angestoßen werden können. Hier steht in Kürze jedoch eine Änderung an: Das ERP-System wird ausgetauscht und in der Buchhaltung wird ein Wechsel zu Datev vollzogen.

Kai Hoffmann hat eine Reihe weiterer Prozesse, die für das tägliche Geschäft wichtig sind, mit dem Workflow Manager des DMS-Anbieters umgesetzt, z.B. die Kreditlimitprüfung. Für jeden Auftrag wird ein Kreditlimit gesetzt, das über das Online-Portal der Factoring-Gesellschaft, mit der das Unternehmen zusammenarbeitet, geprüft wird. Nach ein oder zwei Tagen liegt das Prüfergebnis vor, mit dem die Auftragsbearbeitung dann Workflow-gesteuert fortgesetzt werden kann. Ein anderer Prozess wurde für Rechnungsrückläufer bei Reklamationen eingerichtet: Die entsprechenden Schritte wie die Erstellung einer Gutschrift, die Rückmeldung der Reklamation an die betreffende Abteilung, die Fehlerbehebung und das Erstellen einer neuen Rechnung sind Arbeitsschritte, die über Workflows sicher und fristgerecht abgewickelt werden.

In weitgehender Eigenregie

Auch für die Kraftstoffrechnungen – Ho-Ma übernimmt für viele Kunden die Versorgung der Kraftstofftanks – ist ein Überprüfungsprozess eingerichtet, damit zum einen korrekt mit den Lieferanten abgerechnet wird und zum anderen die Kraftstoffkosten an die Kunden weiterberechnet werden. Dabei werden mit dem Workflow Manager auch die Projektausschreibungen überwacht, damit dem Unternehmen kein Auftrag aufgrund einer versäumten Frist durch die Lappen geht.

Hilfreich ist das DMS auch bei einem sogenannten Warenstreit. Ein entsprechender Workflow sorgt dafür, dass rechtzeitig reagiert wird, wenn etwa ein Kunde wegen einer angeblich nicht erhaltenen Rechnung nicht gezahlt hat. Die Bearbeitung wird bis zur Lösung des Warenstreits verfolgt. All diese Prozesse hat Kai Hoffmann in weitgehender Eigenregie durch Workflows abgebildet. Das DMS ist zum Rückgrat der administrativen Prozesse geworden. In Zahlen ausgedrückt: 28 Personen arbeiten täglich mit der Software, rund 250.000 Dokumente sind nach fünf Jahren im elektronischen Archiv gespeichert. 

Amortisation nach anderthalb Jahren

Das DMS hat dem Unternehmen eine ganze Reihe messbarer Vorteile gebracht. Die Kosten für Papier und Drucker konnten reduziert werden, aber stärker ins Gewicht fallen die zeitlichen Einsparungen durch die reduzierten Suchzeiten und die effizienten Workflow-gesteuerten Abläufe. „Das System hat sich bereits nach anderthalb Jahren amortisiert. Wir arbeiten heute strukturierter und bequemer als vorher, wobei die betrieblichen Abläufe aufgrund der Weiterentwicklung in unserem Geschäft komplexer geworden sind. Ich schätze, dass wir ohne das DMS heute zwei Leute mehr brauchen würden“, schätzt Hoffmann. Sehr hilfreich ist auch der Überblick über den aktuellen Status von Angeboten und Rechnungen, den er sich mit wenigen Klicks verschaffen kann.

„Die Administration ist ganz stark“, beginnt Kai Hoffmann sein Resümee. „Das System ist weitgehend Support-frei zu bedienen bis hin zu einem so leistungsstarken Tool wie dem Workflow Manager, der die strukturierte Abbildung von Prozessen so einfach wie möglich macht. Die Bearbeitung der Dokumente mit Stempeln ist genial gelöst, so dass wir eine hohe Akzeptanz erzielt haben, die letztlich auch entscheidend für eine spürbare Verbesserung der Produktivität ist.“

Ho-Ma Elektro Aggregate Service GmbH
Branche: Dienstleistung, Vertrieb und Vermietung
Gründung: 1992
Hauptsitz: Berlin
Mitarbeiterzahl: 48
Umsatz: 12,5 Mio. Euro

Bildquelle: Ho-Ma Elektro Aggregate Service GmbH