Sämtliche Daten im Blick haben

ITM: Herr Apel, Herr Albrecht, worauf kommt es bei Datenintegration und -management vor allem an, damit der Controller wichtige Daten und Informationen nutzen kann?
Albrecht: Das Ziel der Datenintegration basiert immer auf dem Bedürfnis im Controlling, den sogenannten „Single Point of Truth“ zu erreichen – also die Verfügbarkeit aller notwendigen Daten an einem Ort (Single Point) und in der gesicherten Qualität oder Korrektheit (Truth). Daten werden in Unternehmen häufig in einer Vielzahl autark agierender Software-Systeme erhoben und verarbeitet. Speziallösungen für unterschiedliche Anwendungsbereiche wie beispielsweise Finanzbuchhaltung (Fibu), Human Resources (HR) und Customer Relationship Management (CRM) werden parallel zu übergreifenden Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP) genutzt. In Konzernen und Unternehmensgruppen steigt die Zahl der Datentöpfe nochmals erheblich an, da in den jeweiligen Einzelgesellschaften selbst für identische Anwendungsbereiche oft Produkte unterschiedlicher Software-Anbieter im Einsatz sind. Das Controlling benötigt für eine effiziente Unternehmenssteuerung und den gewinnbringenden Einsatz moderner Analyse- und Planungssysteme jedoch eine einheitliche Datengrundlage. Zwingend erforderlich ist daher die Überführung der Daten aus einzelnen Silos in eine konsolidierte Datengesamtsicht. Neben den rein technischen Herausforderungen – mit einem hohen Maß an Automatisierung der ETL-Prozesse – kommt es für das Controlling besonders auf die fachlich korrekte Harmonisierung und die Qualität der Daten an. Im Prozess des Daten-Managements müssen daher zwingend Schritte der Datenvalidierung und Qualitätssicherung enthalten sein. Man muss sich immer bewusst machen, dass auf Basis der Berichte aus dem Controlling wichtige Unternehmensentscheidungen getroffen werden.

Apel: Für Controller ist die rechtzeitige Verfügbarkeit qualitativ hochwertiger Daten von entscheidender Bedeutung und muss durch systemunterstützte Validierungsmechanismen sowohl für Ist- als auch für Planzahlen gewährleistet werden. Eine professionelle Software bietet hierzu umfassende Lösungen, insbesondere wenn mehrere Stakeholder beteiligt sind. Controller wollen sich auf die Analyse aus Business-Perspektive konzentrieren und nicht auf das Zusammenführen und Abstimmen von Daten. Daher ist es notwendig, dass eine Software die Daten in einer einheitlichen und konsistenten Struktur zusammenführt und darstellt, um eine Vergleichbarkeit ohne weitere Schritte zu gewährleisten. Standardschnittstellen zu ERP-Systemen sind eine große Hilfe, um Daten aus verschiedenen Systemen verfügbar zu machen und gleichzeitig einen Drill-Down auf die Detailebene nutzen zu können. Darüber hinaus stellt eine Software als Single Source of Truth Daten in Echtzeit zur Verfügung. Das erhöht nicht nur die Effizienz, sondern minimiert auch die Fehlerquote bei der Entscheidungsfindung, da jeder Beteiligte auf Basis derselben validen Zahlen Analysen durchführen und Entscheidungen treffen kann.

ITM: Welche Rolle können innovative Analyse- und Künstliche-Intelligenz-Tools (KI) schon heute für die Arbeit des Controllers spielen?
Apel: KI-Tools ermöglichen z.B. die Interaktion mit Daten in natürlicher Sprache. So müssen sich Controller nicht mehr ausschließlich auf das Analysieren endloser Tabellen und Zeitreihen beschränken. Stattdessen können sie dem KI-Tool eine inhaltliche Frage stellen und erhalten die gewünschten Informationen in Form von Text oder Graphen präsentiert. Bei komplexen und wiederkehrenden Aufgaben, wie etwa der Erstellung von Berichten oder der Analyse von Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Daten bieten KI-Tools eine immense Unterstützung. Sie automatisieren diese Prozesse und helfen dabei, die zeitaufwendige Arbeit effizienter zu gestalten. Darüber hinaus können Machine-Learning-Algorithmen (ML) dabei helfen, präzise Prognosen zu erstellen, da sie große Datenmengen nutzen, um Vorhersagen zu generieren, die frei von persönlichen Eindrücken oder Vorurteilen sind.

Albrecht: Moderne Analyse- und KI-Tools haben bereits heute starken Einfluss auf die tägliche Arbeit des Controllers. Einerseits verschaffen sie dem Controlling mehr Zeit für die wichtigen Themen und andererseits produzieren sie fundiertere Einblicke und liefern Ausblicke in puncto Unternehmensprozesse und liefern damit eine bessere Entscheidungsbasis für das Management. Zeitaufwendige und ineffektive Tätigkeiten wie das manuelle Aggregieren und Prüfen der Daten, aber auch das Aufspüren von Auffälligkeiten und Abweichungen, können durch intelligente Systeme überwiegend automatisch übernommen werden. Mittlerweile sind Advanced-Analytic-Lösungen in der Lage, entlang der gesamten Wertschöpfungskette Optimierungspotenziale aufzudecken und diese monetär zu bewerten. Neben der Auseinandersetzung mit den vorliegenden Daten, unterstützen KI-Tools das Controlling heute insbesondere bei den Vorhersagen und Was-wäre-wenn-Simulationen. In volatilen Zeiten wie derzeit, sind sowohl die Notwendigkeit als auch die Frequenz von Planung bzw. Forecasting massiv gestiegen. Dieser Herausforderung ist mit herkömmlichen manuellen Planungsprozessen nicht mehr zu bewältigen. Es werden KI-gestützte Planungssysteme benötigt, die in der Lage sind, immer wieder neue Prognosen und Szenarien auf Basis der jüngeren Vergangenheit und unter Berücksichtigung von externen Einflussfaktoren zu berechnen. Ziel ist es, der Realität immer einen Schritt voraus zu sein und entsprechend rechtzeitig unternehmerisch agieren zu können.

ITM: Was sind die wichtigsten Trends, die das Reporting des Controllers prägen werden – also die Präsentation seiner Erkenntnisse und seine Kommunikation mit der Geschäftsführung?
Apel: Die Trends zielen darauf ab, die Zusammenarbeit bei der Erstellung von Analysen und Berichten zu verbessern. Es geht nicht mehr nur darum, dass einzelne Controller für das Reporting verantwortlich sind. Stattdessen werden Informationen aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammengetragen, um ein umfassenderes Bild der Unternehmensleistung zu bekommen. Dies ermöglicht eine effektivere Umsetzung des Corporate Performance Management. Gleichzeitig zeichnet sich eine Entwicklung hin zu einem Self-Service-Ansatz bei der Nutzung des Reportings ab. Das heißt, die Daten werden nicht mehr nur zentral im Controlling genutzt, sondern stehen der gesamten Organisation zur Verfügung. Die einzelnen Abteilungen haben die Möglichkeit, das Reporting nach ihren spezifischen Anforderungen selbst zu gestalten und zu nutzen. Aufgrund der heutigen Dynamik in vielen Märkten wird ein Echtzeit-Reporting für das Management immer relevanter. Es reicht nicht mehr aus, quartalsweise Daten und Informationen zur Verfügung zu stellen. Entscheidungsträger benötigen Ad-hoc-Informationen über die Situation des Unternehmens, um richtig reagieren zu können. Die Cloud-basierte und ortsunabhängige Verfügbarkeit von Daten ermöglicht eine flexible Nutzung. Die Integration modernster Technologien in den Entscheidungsprozess unterstützt das Management dabei, die Informationsgeschwindigkeit zu erhöhen und eine effiziente und zeitnahe Entscheidungsfindung zu gewährleisten.

Albrecht: Die Digitalisierung, aber auch die Veränderung des Jobbildes des Controllers sorgen kontinuierlich für Weiterentwicklungen im Hinblick auf das Reporting. Das betrifft alle Facetten der Kommunikation gegenüber den Berichtsempfängern: Die Art der Bereitstellung, die inhaltliche Aufbereitung und auch die visuelle Gestaltung. Aus der reinen Bereitstellung von Zahlenmaterial entwickelt sich das Management-Reporting in Richtung „Data Storytelling“. Reporting ist zukünftig die Kunst, Daten in Erkenntnisse zu verwandeln. Es geht also nicht um die Daten selbst, sondern um die Zusammenhänge und Aussagen in den Daten. Reports werden mit Kommentierungen, Botschaften, Handlungsempfehlungen und zusätzlichen Detailanalysen angereichert. Die visuelle Gestaltung von Tabellen und Grafiken in Berichten orientiert sich dabei zunehmend an klaren Style-Guides, wie beispielsweise den Regeln der International Business Communication Standards. Klare Notationskonzepte erleichtern die Lesbarkeit und sorgen für eine fehlerfreie Interpretation der Daten. Ein wesentlicher Trend für die Zukunft des Reporting ist die Art der Bereitstellung. Automatisierte Antworten auf Anfragen in Chatlösungen, sofortige Push-Nachrichten bei Abweichungen oder die dynamische Erzeugung von personalisierten, empfängerorientierten Berichten werden die Anforderungen der nächsten Zeit sein.