16.08.2022 Technische Transformation

Scannen heißt nicht digitalisieren

Deutsche Büros werden Schritt für Schritt mit besserer Technologie ausgestattet. In allen Büros stehen Computer, Drucker, Scanner, Bildschirme und Geräte, die vor nur wenigen Jahrzehnten als bahnbrechend gegolten hätten. Zunehmend finden analoge Prozesse in der Welt der Einsen und Nullen statt, Unternehmen nutzen Software-Lösungen, um etwa ihr Rechnungswesen digital zu gestalten. Leicht ließe sich sagen, dass die Digitalisierung im vollen Gange ist, doch diese stellt sich als viel komplexer heraus als gedacht.

Leicht ließe sich sagen, dass die Digitalisierung im vollen Gange ist, doch diese stellt sich als viel komplexer heraus als gedacht. ((Bildquelle: Getty Images/iStock/Getty Images Plus))
Allgemein betrachtet handelt es sich bei der angestrebten Transformation um den Prozess, analoge Informationen in digitale Strukturen zu übergeben. ((Bildquelle: Exapture GmbH))

Allgemein betrachtet handelt es sich bei der angestrebten Transformation um den Prozess, analoge Informationen in digitale Strukturen zu übergeben. Die digitale Transformation besteht dabei laut Exapture, einem Software-Anbieter für intelligente Druck- und Scan-Lösungen, aus drei Meilen. In der ersten überführen Brückentechnologien analoge Informationen in die Welt der Einsen und Nullen. Beispielsweise scannt ein Mitarbeiter eintreffende Rechnungen und lädt diese auf den Rechner. In der zweiten Meile kommt es zur Be- und Verarbeitung der Daten, üblicherweise durch ein bereits im Unternehmen genutztes Programm. Zuletzt müssen die Daten aufbewahrt werden, etwa auf Festplatten oder als Uploads in der Cloud. Erst alle drei Meilen zusammen betrachtet erreichen die Komplexität, der eine wirkliche Effizienztransformation folgt.

Brücken schlagen notwendig

Was auf dem Papier aussieht wie ein leicht zu realisierender Prozess, entpuppt sich bei genauerem Blick als System mit vielen Bruchstellen, welches nur menschliches Handeln zusammenhält. Beim bereits angesprochenen Beispiel analoger Rechnungen müssen Menschen den Scan-Prozess starten, die Daten dem entsprechenden Sachbearbeiter zukommen lassen, die wiederum diese dann manuell in ihre Finanz-Management-Programme einpflegen, um den Digitalen Zwilling der analogen Dokumente anschließend zu verwahren.

Durchdachte Software erforderlich

Um die drei Meilen miteinander verbinden zu können, müssen Programmierer die Vogelperspektive einnehmen. Jedes Unternehmen benutzt in der Regel verschiedene Software-Lösungen, es existiert also bereits eine Infrastruktur. Es gilt, Schnittstellen zu finden oder herzustellen, so der Anbieter. Speziell zur Überbrückung entwickelte Anwendungen fokussieren sich darauf, die erste und die zweite Meile miteinander zu verbinden, indem z.B. Multifunktionsgeräte so programmiert werden, dass sie Dokumentformate automatisch erkennen, selbstständig weiterleiten und an die verarbeitende Software übergeben. Erst wenn die Unternehmen die drei Bereiche ganzheitlich betrachten, kommt es zu der Transformation, die die Digitalisierung verspricht.