Schluss mit Blindflug

Wie viel Sicherheit würde es einem Unternehmen geben, wenn es immer wüsste, wie nah es den eigenen Zielen schon ist? Oder wenn sich bei einem Lieferengpass exakt einschätzen ließe, wie dieser sich auf den Unternehmensumsatz auswirkt? Wie spannend wäre es, ganz genau zu sehen, welches Produkt die meisten Gewinne einfährt?

Nicht immer ist komplexes Controlling notwendig, um an die entsprechenden Kennzahlen zu gelangen. Im Grunde reichen schon die aktuellen Daten aus der Finanzbuchführung  und eine Rechnungswesen-Software mit professionellen Auswertungsmöglichkeiten.

Was die aktuellen Geschäftszahlen verraten

Glücklicherweise haben Digitalisierung und Automatisierung in der Buchhaltung dafür gesorgt, dass immer mehr Unternehmen Zugriff auf ihre aktuellen Geschäftszahlen haben. Und die sind das Rohmaterial für aussagekräftige Analysen. Die Ergebnisse dieser Analysen können für die eigene Unternehmensführung äußerst gewinnbringend genutzt werden.

Zwei der stärksten Methoden für die datenbasierte Geschäftssteuerung sind der Plan-Ist-Vergleich und die mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung. Vorab ein wichtiger Hinweis: Man sollte in jedem Fall eine Kostenstellenrechnung in der Buchhaltung einführen. Damit erhält man viel aussagekräftigere Ergebnisse und für die zweite Methode ist sie sogar unbedingte Voraussetzung.

Ziele klar vor Augen mit dem Plan-Ist-Vergleich

Der Plan-Ist-Vergleich ist eine spezielle Form der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA). Man legt zu Beginn des Geschäftsjahres Planwerte für wichtige Positionen in der BWA fest und vergleicht sie jeden Monat mit den aktuellen Ist-Werten. Unterjährig sieht man in der Auswertung auf einen Blick, wie nah das Unternehmen den eigenen Zielen ist – und ob nachjustiert werden muss.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Sobald eine neue Situation eintritt, lassen sich mit dem Plan-Ist-Vergleich sehr gut die Konsequenzen einschätzen. So lassen sich leicht verschiedene Szenarien und Lösungsmöglichkeiten durchspielen und die entsprechenden Maßnahmen planen.

Der Plan-Ist-Vergleich ist ein ideales Steuerungsinstrument für kleinere und mittelständische Unternehmen: Sie brauchen kein Controlling-Know-how, erkennen Abweichungen dennoch frühzeitig und finden angemessene Lösungen.

Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung

Mit der mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung (MDB) lassen sich drei Sachverhalte analysieren, die die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens stark beeinflussen:
› welche Bereiche des Unternehmens die eigenen
Fixkosten decken,
› welche Bereiche darüber hinaus zur Deckung der
allgemeinen Fixkosten beitragen und
› welche Bereiche gewinnbringend sind.

Warum ist das wichtig? Zum Beispiel haben viele Unternehmen Produkte im Sortiment, mit denen sie keinen Gewinn machen oder bei denen sie sogar draufzahlen. Manchmal fällt das über Jahre hinweg nicht auf, weil stärkere Produkte das Defizit vertuschen. Mit der MDB wird direkt sichtbar, ob so ein Fall vorliegt.

Jetzt wird auch klar, warum man für diese Methode auf Kostenstellen buchen muss. Denn es werden die aktuellen Daten für Aufwände und Einnahmen je Produkt, Produktgruppe, Filiale oder Absatzkanal gebraucht. Ansonsten lassen sich die Bereiche nicht getrennt voneinander betrachten. Die Auswertung kann mit einer Rechnungswesen-Software in wenigen Schritten erstellt werden. Wenn aktuelle Daten vorliegen, lassen sich die Ergebnisse mit wenigen Klicks aktualisieren.

… und das ist längst nicht alles

Der Software-Anbieter Agenda Informationssysteme hat die Erfahrung gemacht: Unternehmen, die ihre Geschäftszahlen für Entscheidungen nutzen, sind in der Regel erfolgreicher. Und mit den beiden Methoden des Plan-Ist-Vergleichs und der mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung brauchen Mittelständler noch nicht einmal eine Controlling-Software. Doch der Markt für Rechnungswesen-Software hat noch viel mehr zu bieten. Wer wissen möchte, welche Analysen das eigene Unternehmen noch weiterbringen würden, sollte sich von seinem Steuerberater sowie dem Software-Anbieter beraten lassen.

Bildquelle: Getty Images / iStock / Getty Images Plus