Schluss mit festen Arbeitsplätzen?

Mehr als deutlich zeigen die derzeit wieder steigenden Infektionszahlen, dass die Corona-Krise wohl noch lange nicht überstanden ist. Zwar gibt es mittlerweile keine Homeoffice-Pflicht mehr seitens der Regierung, dennoch harren weiterhin viele Arbeitnehmer in den eigenen vier Wänden aus und erledigen ihre Aufgaben von dort. So auch in den mittelständischen Betrieben? Laut Gernot Sagl, CEO von Snom, werden die Mitarbeiter wieder schrittweise ins Büro geholt, „um allmählich zur Normalität zurückzukehren“. Doch er sieht starke Unterschiede je nach Unternehmen und dort wiederum je nach Abteilung. „Während die Logistik, die Buchhaltung oder die Hardware-Entwicklung, die beispielsweise Zugriff auf ganze Testumgebungen benötigt, oft zum Großteil wieder im Büro arbeitet, sind Abteilugen wie der Vertrieb oder die Software-Entwicklung größtenteils noch ungebunden und können daher ihre Geschäftstätigkeiten aus dem Homeoffice heraus betreiben“, berichtet er.

Ähnliches stellt Ralf Becker, Geschäftsführer der Becom Systemhaus GmbH & Co. KG, fest: „Mit dem Ende der Homeoffice-Pflicht haben viele Mittelständler die Präsenz vor Ort wieder etwas ausgebaut. Gleichzeitig fahren die meisten Unternehmen mit Blick auf den Herbst einen vorsichtigen Kurs und schaffen Voraussetzungen dafür, den Homeoffice-Anteil gegebenenfalls wieder auszubauen.“ Grundsätzlich haben sich die Verantwortlichen im letzten Jahr vor allem darauf konzentriert, die Folgen der Pandemie abzufedern und weiterhin produktives Arbeiten zu ermöglichen. Mittlerweile befassen sich die Entscheider jedoch eher damit, bestätigt auch Dr. Ralf Ebbinghaus, wie sie ihre Unternehmen für die kommenden Monate aufstellen, die noch von den Folgen der Pandemie geprägt sein werden, und diese zugleich auf die Zeit danach vorbereiten. Wie können sie ihre Unternehmen für mögliche erneute Ausbrüche rüsten? Auch planen sie innovative Arbeitsmodelle sowie den dauerhaften Einsatz von digitalen Technologien für die neue Art der Zusammenarbeit, so der Geschäftsführer von Swyx und Chief Commercial Officer von Enreach.

Eine Frage der Mentalität

Während in vielen großen Konzernen hybrides Arbeiten auch schon vor Corona Normalität war, tut sich der Mittelstand in diesem Fall generell schwerer. Einen Grund dafür sieht Ralf Becker zum Teil in der Mentalität kleinerer Unternehmen: „In einem eher familiären mittelständischen Umfeld wird unserer Erfahrung nach häufiger Wert auf Präsenz gelegt.“ Auch Abstimmungsprozesse erfolgten in regionaler ausgerichteten Unternehmen traditionell eher direkt vor Ort als in Telefon- oder Videokonferenzen. Gernot Sagl hebt die starke Präsenzkultur und die davon herrührenden Arbeitsmodelle ebenfalls hervor: „Viele Dinge werden gemeinsam entschieden, Personen arbeiten zum Teil agil und abteilungsübergreifend – ein Modell, das sich im persönlichen Miteinander viel einfacher realisieren lässt als über eine reine virtuelle Begegnung“, erläutert er. Dementsprechend war die technische Ausstattung im Mittelstand bislang nicht auf mobiles Arbeiten ausgerichtet. Vor 2020 gab es diese Anforderung einfach nicht und die Beschaffung von Laptops, sicheren VPN-Verbindungen und modernen Telekommunikationsplattformen, die das hybride Arbeiten überhaupt erst ermöglichen, war unbegründet und gestaltete sich kostspielig.

So sieht es auch Axel Denk, Geschäftsführer der Denk IT GmbH: „Ein Hemmnis war bisher sehr häufig der erhöhte Investitionsaufwand zur Erneuerung bzw. Umstellung der IT-Landschaft“, begründet er die Zurückhaltung der Mittelständler in Sachen „Remote Work“. Fehlende Ressourcen aus monetärer Hinsicht, aber auch eingeschränkte Human Resources hätten den Mittelstand zum Teil ausgebremst. Hinzu kämen möglicherweise auch fehlendes Know-how sowie die fehlende Bereitschaft, einen neuen Schritt zu gehen. Sicherungskonzepte müssten darüber hinaus häufig erst noch implementiert werden. „Größere Konzerne sind hier logischerweise weit voraus“, betont der Experte. Durch ihre oftmals internationalen Strukturen waren sie teils schon in der Vergangenheit dazu gezwungen, „die entsprechende technologische Basis für ein ortsunabhängigeres Arbeiten zu schaffen“, ergänzt Becker.

Cloud-Telefonie – Retter in der Not

In der ersten hektischen Phase im Frühjahr 2020 ging es dann in vielen mittelständischen Betrieben meist erst nur darum, überhaupt irgendwie eine funktionierende Lösung zu schaffen und beispielsweise Remote-Zugänge für Mitarbeiter im Homeoffice zu realisieren. „Das mag im ersten Schritt oft nur die schnelle Installation eines VPN-Clients gewesen sein“, meint der Becom-Chef. „Sowohl Kosten als auch Sicherheit wurden anfangs häufig vernachlässigt.“ Laut Hille Vogel, Vice President Markets & Relations bei der Estos GmbH, haben sich außerdem globale Werkzeuge wie Microsoft Teams als Retter in der Not erwiesen. Die wichtigsten Anwendungen im Homeoffice waren ihrer Ansicht nach diejenigen, die die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander sowie die Kommunikation mit und die Erreichbarkeit für Kunden aufrechterhalten und bestenfalls vereinfacht haben. „Präsenzinformation, Videokonferenzen und die Möglichkeit, mittels Softphone auch zu Hause unter der Arbeitsnummer telefonisch verfügbar zu sein, sind aktuell die wichtigsten Punkte und werden es auch bleiben“, ist sich die Expertin sicher.

Darüber hinaus sieht Axel Denk die Cloud-Telefonie als essenziellen Bestandteil und wichtigsten Punkt der Umstellung zum hybriden Arbeiten. „Ohne sie wäre die Tätigkeit vom Homeoffice aus deutlich schlechter zu realisieren“, ist er sich sicher. Gernot Sagl hält den Beitrag der Cloud-Telefonie ebenfalls für beträchtlich: „Die Cloud ist schlicht auf mobile, wechselnde Arbeitsplätze eingestellt – eine Cloud-PBX kann von überall eingerichtet, umgeleitet und konfiguriert werden“, erklärt er. Das könne sich bei einer stationären PBX um einiges aufwendiger gestalten, sofern die IT-Administration nicht auf eine mögliche Fernwartung/
-konfiguration eingestellt war. Generell würden Cloud-Services ein hohes Maß an Skalierbarkeit, Flexibilität und Kosteneffizienz bieten – und lieferten Entscheidern in der Pandemie damit gute Gründe für ihren Einsatz, so Ralf Ebbinghaus von Swyx. „Die geringen Investitionskosten und die schnelle Verfügbarkeit von Cloud-Lösungen ermöglichten es Unternehmen im vergangenen Jahr, flexibel auf die veränderten Rahmenbedingungen zu reagieren.“

Videokonferenzen – eine wichtige Säule

Neben der Cloud-Telefonie genießen aber auch Videokonferenzen mittlerweile einen „extrem hohen Stellenwert“, meint Axel Denk: „Meetings mit physischer Anwesenheit waren sehr lange nicht realisierbar, die Möglichkeit dazu ist immer noch stark eingeschränkt.“ Videokonferenzen seien eine wichtige Säule, um einen persönlichen Bezug zu Kunden, Partnern und Lieferanten herzustellen. Virtuelle Termine brächten außerdem ein enormes Einsparpotenzial, weil Reisekosten und Fahrzeiten wegfielen. Dass der Stellenwert von Videokonferenzen mit der Pandemie deutlich gestiegen ist, kann auch Hille Vogel von Estos bestätigen: „So hatten wir beispielsweise bereits im März 2020 eine deutlich erhöhte Nachfrage nach Procall Meetings, unserem Cloud-Dienst für Online-Meetings und Videokonferenzen.“

Auch nach der Pandemie wird der Bedarf für Videokonferenzlösungen „auf einem hohen Niveau“ bleiben, ist sich Ralf Ebbinghaus sicher, denn die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Teams an unterschiedlichen Standorten werde immer häufiger. Dabei gebe es gerade im Mittelstand viele Kunden, die Wert auf eine europäische Alternative zu den großen US-amerikanischen Anbietern legten, bei der Datensicherheit und EU-Standards gewährleistet sei.

Was macht eine gute Videokonferenzlösung konkret aus? Für ein flüssiges Arbeiten sollten Unternehmen laut Ralf Becker darauf achten, sich für eine Lösung zu entscheiden, die möglichst geringe Ressourcen benötigt. Stabiles Hochgeschwindigkeitsinternet mag vor Ort im Firmennetzwerk Standard sein. Zuhause bei Mitarbeitern sieht die Realität aber selbst im großstädtischen Raum häufig anders aus. „Ein Aspekt, der gerade beim professionellen Einsatz keinerlei Kompromisse zulässt, ist zudem das Thema Sicherheit“, weiß Becker. Darüber hinaus hebt Ebbinghaus funktionale Aspekte hervor: „Dazu gehören neben Web- und Video-Conferencing die Möglichkeiten, den Bildschirm zu teilen, Dateien auszutauschen sowie Gruppen- und Einzelchatfunktionen.“ Die Nutzung sollte seiner Ansicht nach direkt im Browser eines beliebigen PCs, Tablets oder Smartphones möglich sein, damit Teilnehmer keine App oder zusätzliche Software installieren müssen.

Versteckte Kostenfallen

Die Kostenstrukturen von Unified-Communications-and-Collaboration-Lösungen (UCC) sind dabei genauso unterschiedlich wie die Anforderungen der Unternehmen. Bei den direkten Kosten sollten vor allem die Ausgaben für Soft- und Hardware beachtet werden, was laut Ralf Becker meist noch relativ leicht fällt. Anfangs gerne übersehen würden jedoch die indirekten Kosten. Dazu zähle beispielsweise der Aufwand für die Installation und Konfiguration, der entweder einen externen IT-Dienstleister erfordere oder aber interne Ressourcen binde. „Auch mögliche Produktivitätsverluste müssen berücksichtigt werden“, betont der Experte. Gute und effiziente Tools im Bereich von Videokonferenzlösungen zeichnen sich also durch geringe Installations- und Konfigurationskosten aus. Generell sollte man vor der Anschaffung aber auch auf die Kosten im Schulungs- und Einarbeitungsbereich achten, empfiehlt Axel Denk, denn dort könnten versteckte Fallen lauern.

Mittelständische Unternehmen und ihre Mitarbeiter, die nun durch die Pandemie zum ersten Mal in den Genuss des Homeoffices gekommen sind und die Vorteile von Cloud- und Videokonferenzlösungen erkannt haben, „werden nicht wieder darauf verzichten wollen, wenn Normalität einkehrt“, ist sich Ebbinghaus sicher. Alle haben schließlich gelernt, dass man auch mobil vernünftig arbeiten kann und dass es sogar Aufgaben gibt, die außerhalb des Büros besser erledigt werden. Aber es gebe auch die Einsicht, so Gernot Sagl von Snom, „wie gern wir mit und unter Menschen arbeiten“. Daher wird es wohl zukünftig eine gesunde Mischung aus Büro- und Heimarbeit geben – sind sich alle Experten einig. Verschiedene aktuelle Umfragen zeigen sehr klar, dass sich viele Beschäftigte hybride Arbeitsmöglichkeiten mit einem Mix aus Präsenz und Homeoffice wünschen. „Daran werden auch mittelständische Unternehmen langfristig nicht vorbeikommen“, betont Ralf Becker. Er geht deshalb davon aus, dass sich hybrides Arbeiten auch im Mittelstand als feste Option etablieren wird.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 09/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Axel Denk kann ihm da nur zustimmen: „Am Hybrid-Office wird in Zukunft kein Weg vorbeiführen.“ Dieses sei elementar, um speziell junge Mitarbeiter anzuwerben und langfristig zu binden. Das Hybrid-Office werde als wichtiger Wettbewerbsfaktor fungieren und dazu beitragen, dass auch Mittelständler den Anschluss an dynamische Märkte halten können. Um hier zugleich Raum, Mieten und Equipment einzusparen bzw. nicht unnötig vorzuhalten, weist Hille Vogel auf das Konzept der „Shared Desks“ hin, das nicht erst seit der Pandemie existiert. Ihr Fazit: „Feste Arbeitsplätze mit Tischtelefonen wird es vorerst weiterhin geben, auf lange Sicht werden diese jedoch keinen Bestand haben.“ So sieht es auch Gernot Sagl: Das Tischtelefon, das ausschließlich eine Telefoniefunktion erfüllt, werde es noch eine Zeit lang geben. „Gemäß dem Feedback unserer Kunden erwarten die ins Büro zurückkehrenden Arbeitnehmer sogar ausdrücklich, dass ein Telefon auf ihrem Tisch steht.“ Aber die Funktion des Endgeräts wird sich hin zum überall einsetzbaren Smart-Office-Device mit zusätzlichen Features ändern.

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