Schluss mit festen Tischtelefonen?

ITM: Frau Vogel, die Pandemie hält weiter an – so auch das Arbeiten im Homeoffice. Wie gestaltet sich die Situation derzeit konkret in mittelständischen Unternehmen?
Hille Vogel: Homeoffice, Videokonferenzen, Remote Work – die Pandemie hat die bisherige Arbeitsweise deutscher Unternehmen – vornehmlich geprägt durch Anwesenheit im Büro – gehörig durcheinandergewirbelt. Innerhalb kürzester Zeit wurden kurzfristige Insellösungen geschaffen, um die interne und externe Kommunikation der Unternehmen aufrecht zu erhalten. Homeoffice, hybrides Arbeiten und New Work sind neue Arbeitsweisen, die zukünftig aus dem Arbeitsleben nicht mehr weg zu denken sind. Das fordert Unternehmen heraus, ihre Kommunikationskanäle neu zu definieren und Lösungen zu schaffen, die eine reibungslose Zusammenarbeit mit den Kollegen ermöglichen sowie die Erreichbarkeit für Kunden und Partner garantiert. Jetzt ist es für mittelständische Unternehmen an der Zeit, neue Kommunikationswege zu gestalten und langfristig in den Unternehmen zu etablieren.

ITM: In vielen großen Konzernen war hybrides Arbeiten auch schon vor Corona Normalität – warum tut sich der Mittelstand hier generell schwerer?
Vogel: Bereits vor der Pandemie zeichnete sich auch im Mittelstand der Wunsch nach einem standortunabhängigen Arbeitsplatz ab. Dieser Trend wurde durch die Pandemie deutlich beschleunigt – plötzlich war es nahezu überlebenswichtig, Mitarbeiter nicht nur ins Homeoffice zu schicken, sondern sie auch möglichst optimal von „remote“ in die Abläufe und Arbeitsprozesse des Unternehmens einzubinden. Der Mittelstand hat sich meines Erachtens bisher schwerer getan als viele große Konzerne, hybrides Arbeiten zu ermöglichen, da die Notwendigkeit gefehlt hat: Unternehmen mit verteilten Standorten und möglicherweise vielen Außendienstmitarbeitern mussten Möglichkeiten schaffen, wie die Mitarbeiter an den unterschiedlichsten Orten miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten können.

ITM: Welche Unified-Communications-and-Collaboration-Lösungen (UCC) haben sich in den letzten Monaten als Retter in der Not erwiesen? Was waren/sind die wichtigsten Homeoffice-Anwendungen?
Vogel: Zunächst haben sich globale Werkzeuge wie Microsoft Teams als Retter in der Not erwiesen. Allerdings konnten und können diese die gesteigerten Sicherheitsanforderungen insbesondere deutscher mittelständischer Unternehmen nicht erfüllen. Konkret gesprochen werden Produkte angefragt, die – wie die unseren – das Thema „Datenschutz“ ernst nehmen und es den Kunden ermöglichen, sich DSGVO-konform zu Verhalten. Die wichtigsten Anwendungen im Homeoffice waren diejenigen, die die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander sowie die Kommunikation mit und Erreichbarkeit für Kunden aufrechterhalten und bestenfalls vereinfacht haben. Präsenzinformation, Videokonferenzen und die Möglichkeit, mittels Softphone auch zu Hause unter der Arbeitsnummer telefonisch verfügbar zu sein, sind aktuell die wichtigsten Punkte und werden es auch bleiben: Die Arbeitswelt hat sich verändert, dezentrale Arbeitsplätze oder auch hybride Arbeitsformen mit einer Kombination aus Arbeiten im Büro und im Homeoffice wird unseren Arbeitsalltag bestimmen.

ITM: Welche Rolle spielt hier die Cloud-Telefonie?
Vogel: Cloud-Telefonie vereinfacht es, standortunabhängig, flexibel und sicher zu telefonieren. Mit SIP-basierten Softphone-Funktionen, wie wir sie etwa mit Procall Enterprise bieten, können Nutzende einfach mit Headset und Laptop telefonieren. Zusätzlich ermöglichen wir über den ECSTA für SIP Phones die Einbindung und Steuerung von Hardware-Telefonen in die Cloud-Umgebung. Cloud-Telefonie spielt für den modernen Arbeitsplatz eine zentrale Rolle.

ITM: Worin sehen Sie die Vorteile etwa im Vergleich zur Rufumleitung auf Mobiltelefone im Homeoffice?
Vogel: Nicht alle Mitarbeiter im Unternehmen haben ein offizielles Firmenhandy zur Verfügung und die Nutzung privater Smartphones für dienstliche Zwecke wirft Probleme bezüglich der Datensicherheit auf. Die Mitarbeiter über Softphone in Kombination mit Laptop telefonisch anzubinden, bietet zusätzlich den Vorteil, dass die offizielle Büronummer einfach mit nach Hause genommen werden kann. Stichwort „One-Number-Konzept“: Ein- und ausgehende Anrufe werden über die offizielle Büronummer getätigt.

ITM: Wie hat sich der Stellenwert von Videokonferenzen in mittelständischen Unternehmen gewandelt?
Vogel: Trotz dezentraler Arbeitsplätze miteinander von Angesicht zu Angesicht zu sprechen und in Kontakt mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern zu bleiben, zusammen zu arbeiten und zu kommunizieren, und das nicht nur im Dialog zu zweit, sondern auch in Gruppen oder Teams, dabei unterstützen Videokonferenzen. Der Stellenwert von Videokonferenzen ist mit der Pandemie deutlich gestiegen: So hatten wir beispielsweise bereits im März 2020 eine deutlich erhöhte Nachfrage nach Procall Meetings, unserem Cloud-Dienst für Online-Meetings und Videokonferenzen.

ITM: Was macht eine gute Videokonferenzlösung aus?
Vogel: Als erstes steht und fällt so eine Lösung natürlich mit der Video- und Sprachqualität sowie der generellen Stabilität des Systems. Darüber hinaus zeichnen sich gute Videokonferenzlösungen durch eine einfache Handhabung in persönlichen und übersichtlichen Dashboards aus sowie Lösungen, die Browser-basiert sind und weder Plug-ins noch einen Software-Download benötigen. Und natürlich DSGVO-Konformität.

ITM: Welche direkten und welche indirekten Kosten sollten Unternehmen grundsätzlich bei der Entscheidung für eine Homeoffice-/UCC-Lösung beachten?
Vogel: Direkte Kosten entstehen für den Kauf der Software oder Dienstleistung. Versteckte Kosten könnten für Updates oder Wartung entstehen. Viele Hersteller bieten hier Software-Wartungsverträge an.

ITM: Mit welchem Aufwand ist oftmals die Installation und Konfiguration entsprechender Tools verbunden?
Vogel: Diese Frage kann so pauschal nicht beantwortet werden: Je nach Software ist das natürlich unterschiedlich. Ein Cloud-Dienst beispielsweise lässt sich zügiger in Betrieb nehmen als ein On-Premises-Produkt. Zudem kommt es darauf an, ob ich lediglich CTI – also die Einbindung der Telefonie – oder eine komplette UCC-Suite installiere. Soll diese in ein CRM- oder ERP-System eingebunden werden? Nutze ich die Mobile-Apps? Welche Tools bietet der Hersteller zur einfacheren Konfiguration und Installation? Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, kann der Aufwand eingeschätzt werden.

ITM: Wie schätzen Sie die zukünftigen Chancen des Hybrid-Office im Mittelstand ein?
Vogel: Bereits vor der Pandemie zeichnete sich der Wunsch nach einem standortunabhängigen Arbeitsplatz deutlich ab. Dieser Trend wurde beschleunigt, Unternehmen müssen jetzt über andere Arbeitsplatzmodelle nachdenken, um als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben. Flexible Kombinationen aus Büro, Homeoffice und dem mobilen Arbeitsplatz sind im Trend. Ein einfacher Austausch zwischen den Mitarbeitern und zu Kunden und Geschäftspartnern muss von jedem Ort aus möglich sein. Das Hybrid-Office wird sich im Mittelstand etablieren.

ITM: Inwieweit wird es zukünftig überhaupt noch feste Arbeitsplätze mit Tischtelefonen geben?
Vogel: Die letzten eineinhalb Jahre haben nicht nur gezeigt, dass Arbeiten vom Homeoffice aus funktioniert. Auch sind die Vorteile deutlich geworden, die durch Remote Work entstehen: Beispielsweise kann die Zeit, die für die Fahrt zum Büro verwendet wird, eingespart und sinnvoller genutzt werden. Allerdings fehlt der Austausch zwischen Kollegen von Angesicht zu Angesicht, auch die zwanglose Unterhaltung in der Kaffeeküche. Die Lösung ist es hier, zwischen Homeoffice und Büro abzuwechseln. Um hier Raum, Mieten und Equipment einzusparen bzw. nicht unnötig vorzuhalten, gibt es das Konzept der „Shared Desks“, das nicht erst seit der Pandemie existiert. Um flexibel und ortsunabhängig unter der offiziellen Büronummer erreichbar zu bleiben, bietet sich Telefonie über Softphone an. Mein Fazit: Feste Arbeitsplätze mit Tischtelefonen wird es vorerst weiterhin geben, auf lange Sicht werden diese jedoch keinen Bestand haben.

Bildquelle: Estos