Schluss mit Papierfliegern?

Trotz eines stetigen Rückgangs der Volumina beim Drucken aufgrund einer verstärkten Digitalen Transformation und des Fokus auf möglichst papierlose Prozesse hat das Output-Management laut Torsten Bechler von Sharp nach wie vor einen hohen Stellenwert. „Es haben sich lediglich die Schwerpunkte verlagert“, so der Manager Product Marketing DACH und Experte für vernetzte Technologien am Arbeitsplatz. Außerdem verbirgt sich hinter dem Begriff „Output-Management“ viel mehr als nur das Drucken von Dokumenten. Denn das wäre zu kurz gedacht, meint Ingo Wittrock von Ricoh: „Beim Output-Management sprechen wir bewusst von einer Management-Disziplin – mit dem Ziel, Daten und Unterlagen aller Art und unabhängig von ihrem Format und ihrem Ursprung an einer zentralen Stelle im Unternehmen zusammenzuführen und so zu verwalten, dass alle Output-Dokumente standortunabhängig von jeder autorisierten Person sicher zu erreichen sind“, erklärt der Regional Director Marketing Central & Eastern Europe. Daher werde gerade in Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung mit zunehmenden „Work from Anywhere“-Ansätzen sowie Hybrid-Work-Umgebungen das moderne Output-Management immer wichtiger.

Auch Tanja Schmidt, Geschäftsführerin der Igreeen Solution GmbH in Bremen, bestätigt, dass es in der näheren Zukunft voraussichtlich kein papierloses Büro geben wird. Moderne Multifunktionsdrucker (MFP) würden als Bindeglied zwischen der analogen Papierwelt und hoch entwickelten digitalen Lösungen für eine stetige Modernisierung des Output-Managements sorgen. „Dezentrale Lösungen, die das sichere Scannen und Drucken erlauben, haben in diesem Zusammenhang einen hohen Stellenwert“, meint die Expertin, die im Rahmen der Corona-Pandemie mit vermehrtem Homeoffice zwar eine „drastische Reduzierung des Druckverhaltens“ feststellen konnte. Doch „das Scanverhalten der MFPs ging dagegen in Seitenzahlen praktisch durch die Decke“, betont sie.

Und wenn doch mal gedruckt wird, „dann oftmals nicht über den Server“, weiß Torsten Bechler zu berichten. Dank der stetig steigenden Akzeptanz von sicheren Rechenzentrumslösungen wie AWS und Microsoft Azure würden Unternehmen aller Größenordnungen ihre On-Premises-Strukturen und -Prozesse mehr und mehr in die Cloud verlegen. Dieser Trend mache dementsprechend auch das serverlose Drucken zu einer immer attraktiveren Alternative. Die Multifunktionsgeräte von Ricoh ermöglichen und begünstigen beispielsweise mit Cloud-Workflow, Apps und integrierten Lösungen nicht nur eine Vernetzung und Zusammenarbeit der Mitarbeiter jederzeit und überall, „sondern erlauben zudem flexible und ortsunabhängige Druck- und Scanprozesse“, verspricht Ingo Wittrock. Das digitale Dokumenten-Management werde für den Mittelstand immer interessanter: Dokumente wie Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen würden über einen virtuellen Druckertreiber digital verschickt. Das spare Zeit, Geld sowie Ressourcen – und die Arbeitsabläufe ließen sich schneller und effizienter gestalten.

Nachhaltigkeit beim Drucken

Dabei rückt natürlich das Thema „Drucksicherheit“ in den Fokus: „Vor dem Hintergrund der zunehmenden Nutzung von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen und der damit einhergehenden Verlagerung von Druckprozessen in Cloud-Umgebungen werden sicherheitstechnische Aspekte wie Richtlinien-Management und Nutzerauthentifizierung immer wichtiger“, betont Torsten Bechler. Letztere umfasse beispielsweise die Anpassung an branchen- und unternehmensinterne Compliance – einschließlich der Einhaltung von gesetzlichen Regularien wie der DSGVO – sowie Maßnahmen zur Minderung von Sicherheitsrisiken beim Drucken und Scannen.

Für die Nutzer von Druckgeräten sind neben der Sicherheit vor allem auch die folgenden drei Aspekte wichtig: Geschwindigkeit, hohe Qualität und Nachhaltigkeit. Sie bilden aktuell die Grundvoraussetzung für viele Betriebe – „und nur ein zuverlässiges System kann sich hierbei am Ende durchsetzen“, betont Tanja Schmidt. „Keinem nützt eine günstige Lösung, die nur für Probleme und hohe Betriebskosten sorgt.“ Daher seien vor allem Systeme gefragt, die nicht die Gesundheit der Mitarbeiter gefährden oder die Stromkosten ins Unendliche steigen lassen. Mit Blick auf den Klimawandel besitzt die Nachhaltigkeit der Drucker einen hohen Stellenwert. „Die Weise, wie Geräte arbeiten, die Produktionsart der Verbrauchsmittel oder auch deren Entsorgung bilden daher elementare Bausteine für die nächste Generation an Multifunktionsgeräten“, betont die Igreeen-Chefin.

Nachhaltigkeit beim Drucken beginnt im Grunde schon mit der Beschaffung der dafür passenden Hardware. „Idealerweise sind diese aus recycelten Materialien hergestellt“, so Bechler. Hinsichtlich des Energieverbrauchs sei der TEC-Wert (Typical Energy Consumption) des Geräts ein guter Richtwert, aber auch auf den Energieverbrauch im Standby-Modus sollte geachtet werden. Darüber hinaus lohnt es sich, auf Systeme zu setzen, die auf Heiztechnik oder den Prozess des Vorheizens verzichten. Denn dieser Schritt stellt laut Schmidt einen Hauptstromfresser in der Informationstechnik und bei Druckersystemen dar.

Neben dem TEC-Wert zur Messung des Stromverbrauchs ist z.B. der Blaue Engel als Branchenstandard für die Nachhaltigkeit von Druck-Hardware nach wie vor wegweisend. So sollten Unternehmen bei der Beschaffung von Neugeräten „unbedingt darauf achten, dass der Anbieter entsprechend mit ihm zertifiziert ist“, empfiehlt Bechler. Ricoh plant beispielsweise, in diesem Jahr die ersten MFPs auf den Markt zu bringen, die zu mehr als 50 Prozent aus recycelten Materialien hergestellt wurden und einen neuen Benchmark im Energieverbrauch setzen werden, verrät Ingo Wittrock.

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