„Schnelle und nahtlose Zusammenarbeit“

ITM: Herr Weiser, hybride Arbeitsformen bringen Teams viel Flexibilität, aber auch einige Herausforderungen mit sich. Wie können Mittelständler dafür sorgen, dass das Modell funktioniert?
Weiser: Dieses fließende Modell hat viele Vorteile, funktioniert aber nur, wenn die Unternehmen in der Lage sind, den Fortschritt ihrer Projekte, Workflows und Aufgaben genau zu verfolgen und so nahtlos innerhalb des Teams und über verschiedene Abteilungen hinweg zusammenzuarbeiten. Eine solche abteilungsübergreifende Zusammenarbeit gestaltet sich oft schwierig, da Unternehmen in der Regel über vertikalisierte Tools für die einzelnen Abteilungen verfügen, die in der Praxis Daten- und Kommunikationssilos schaffen. Die Fähigkeit einer Organisation, auf einer Plattform zusammenzuarbeiten, die als „einzige Quelle der Wahrheit“ für alle fungiert, führt zu weitaus weniger Missverständnissen und Datenverlusten und bietet Vorteile wie schnelle und nahtlose Zusammenarbeit und Problemlösung. Schließlich ist der Schlüssel zum Erfolg eines hybriden Modells in Unternehmen, dass die laufende Leistung und die Ausrichtung an den KPIs des Unternehmens gemessen werden kann. Ohne Klarheit und Sichtbarkeit der geleisteten Arbeit könnte ein hybrides Modell aufgrund mangelnder Sichtbarkeit als weniger effizient in Frage gestellt werden.

ITM: Wie wirkt sich hybrides Arbeiten auf die Zusammenarbeit im Büro aus?
Weiser: Der Wandel des Arbeitsmodells hin zu hybrider Arbeit bringt neue Herausforderungen mit sich. Wenn Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus arbeiten, hat dies in vielerlei Hinsicht Auswirkungen auf die Transparenz und die Zusammenarbeit. Daher ist es wichtig, Besprechungen im Voraus besser zu planen und vorzubereiten und die Aktionspunkte klar und zugänglich zusammenzufassen und zu dokumentieren. Darüber hinaus sollten die Teammitglieder die Möglichkeit haben, ihre Gedanken und Ideen mithilfe von kollaborativen Tools zu kommentieren und auszutauschen, nicht nur in Besprechungen und Gesprächen auf dem Flur. Aus meiner Sicht sollte die Bedeutung der Gespräche auf dem Flur nicht vergessen oder ignoriert werden, aber es sind die Prozesse, die diese spontanen Geistesblitze begleiten bzw. unterstützen, die weiterentwickelt werden müssen, um ein fließendes Arbeitsmodell zu ermöglichen.

ITM: Welche Stolpersteine gilt es in Bezug auf die Kommunikation im Team zu überwinden?
Weiser: Die größten Stolpersteine sind fehlende Transparenz, Informationssilos, Kommunikationssilos, fehlendes Echtzeit-Feedback und die Schwierigkeit, effizient und produktiv zusammenzuarbeiten. In unserem Unternehmen bestand die Herausforderung darin, eine Kommunikation zu gewährleisten, die es allen ermöglicht, die gleichen Botschaften zu erhalten, auch wenn sie an einem bestimmten Tag oder in einer bestimmten Sitzung nicht physisch anwesend sind. Deshalb werden nach jeder Sitzung klare Aufgaben definiert, die alle Teilnehmer auf ein gemeinsames Ziel ausrichten. Aufgrund der geänderten Arbeitsmodelle müssen sich die Sitzungen stärker auf konkrete Maßnahmen konzentrieren, die sich aus den Diskussionen ergeben.

ITM: Was sind die wichtigsten Anforderungen an kollaborative Tools, um orts- und zeitunabhängige Teamarbeit effizient zu unterstützen?
Weiser: Kollaborative Werkzeuge sollten in erster Linie den Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen und komplexe Prozesse vereinfachen. Aufgaben sollten in verschiedenen Projekten dokumentiert werden können und es anderen Teammitgliedern ermöglichen, jederzeit in den Prozess einzusteigen und sich sofort auf den aktuellen Stand zu bringen. Außerdem sollten hier alle Informationen zum jeweiligen Projekt zusammenlaufen. Darüber hinaus sollte das Tool so flexibel sein, dass die Kernfunktionen an das Unternehmen und seine Mitarbeiter angepasst werden können. Eine solche Flexibilität ermöglicht es, das Tool abteilungsübergreifend oder sogar unternehmensweit einzusetzen und so eine „One Source of Truth“ zu schaffen, auf die sich alle verlassen und mit der alle arbeiten können. Dadurch werden Reibungsverluste, Fallstricke und Dateninkonsistenzen vermieden.

ITM: Worauf müssen Unternehmen beim Einsatz von Collaboration-Tools in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz achten?
Weiser: Mit der zunehmenden Verlagerung in die Cloud in den vergangenen fünf bis sieben Jahren wird häufig ein Risikomanagement-Ansatz verfolgt, der es Unternehmen ermöglicht, von den enormen Vorteilen des Cloud Computing zu profitieren. Cloud-basierte Technologien bieten unterschiedliche Ebenen von Sicherheit, Compliance und Datenschutz. Aus diesem Grund sehen wir die Digitale Transformation in allen Wirtschaftssektoren in Deutschland auf dem Vormarsch, einschließlich des Finanzsektors, des Einzelhandels, des Gesundheitswesens und des öffentlichen und kommunalen Sektors. Dieser Prozess wird durch die hohen Standards und die sorgfältige Regulierung von Datenschutz und Sicherheit ermöglicht, die sich die führenden Anbieter von Cloud-Software selbst auferlegt haben, um ihren Kunden das sicherste Produkt zu bieten, insbesondere wenn sie mit GDPR-konformen und sicherheitssensiblen Unternehmen aus der EU zusammenarbeiten.

ITM: Effiziente Tools sind das eine – worauf kommt es in puncto (Arbeits-) Organisation an?
Weiser: Das Tool ist nur für den Vermittelnden da. Es kann ein sehr effizientes Werkzeug sein, das hilft, viele Prozesse zu automatisieren und alle Beteiligten zu informieren und einzubinden. Dies setzt jedoch voraus, dass die Organisation über die richtige Infrastruktur verfügt, um bestehende Prozesse, die Änderungen erfordern, zu überdenken und zu hinterfragen, zu verstehen, was geändert werden muss und die richtigen Arbeitsabläufe zu schaffen, um die Änderungen zu unterstützen und gleichzeitig die Vorteile der Technologie zu nutzen.

ITM: Was halten Sie von dem sogenannten Workation-Arbeitsmodell – einem Mix aus remotem Arbeiten und Urlaub?
Weiser: Hybride Modelle bieten viele Vorteile in Bezug auf Flexibilität und ermöglichen es Arbeitnehmern, sich persönlichen Aktivitäten zu widmen und Zeit für ihre Familien zu haben. Ich bin jedoch der Meinung, dass Unternehmen davon profitieren würden, wenn sie eine klarere Unterscheidung zwischen Arbeitszeit und persönlicher Zeit treffen würden, so dass ihre Mitarbeiter sich während der Arbeit auf die Arbeit konzentrieren können und in der Lage sind, für persönliche Zeiten abzuschalten und eine gesunde Work-Life-Balance zu genießen. Durch die Förderung kollaborativer Instrumente, mit denen die Leistung von Teammitgliedern auf der Grundlage ihrer Ergebnisse und nicht ihrer Anwesenheit gemessen und bewertet werden kann, können Unternehmen mehr Flexibilität fördern und verschiedene Arbeitsmodelle einführen.

Bildquelle: Monday.com