Schritt für Schritt zum ERP-Erfolg

Geht es um die Auswahl und Einführung von ERP-Systemen so empfiehlt es sich eine strukturierte Methode mit standardisierten Werkzeugen zu entwickeln. Hierbei beginnt der erste Schritt vor der üblichen ERP-Einführung - nicht auf der Ebene der Features und Functions von Software, sondern bei der Ablauforganisation im Unternehmen. In einer Potenzial- und Anforderungsanalyse werden Prozesse durchleuchtet, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Die Ergebnisse gehen in spätere Lasten- und Pflichtenhefte ein. Der durchgängig methodische Ansatz sorgt dafür, dass die spätere ERP-Auswahl nicht nur auf den bekannten, sondern auf den besten Prozessen basiert. Wer keine Ziele definiert, kann sie nicht erreichen. Deshalb sollten die Ergebnisse der Potenzialanalyse möglichst detailliert in ein Lastenheft überführt werden. Diese Fleißarbeit lässt sich durch Einsatz eines Referenzlastenheftes deutlich verringern, das mit den Ergebnissen der Potenzialanalyse befüllt werden kann. Das Lastenheft bildet die Beschreibung aller benötigten Eigenschaften und Funktionen der zukünftigen Software. Die Anbieter müssen später nachweisen, wie sich die definierten Anforderungen mit ihrer Software erfüllen lassen.
Ein detailliertes Lastenheft bildet deshalb die beste Grundlage, verschiedene Software-Angebote zu vergleichen. Zu Beginn der Einführungsphase sollte aus dem Lastenheft ein Pflichtenheft geworden sein, in welchem detailliert darlegt wird, wie die im Lastenheft und den Fachkonzepten beschriebenen Aufgaben zu erfüllen sind. Oft werden für verschiedene Aufgaben wie Datenmigration, Anpassungen, Formulare oder Soll-Prozesse einzelne Dokumente erstellt. Je höher die Qualität dieser Pflichtenhefte ausfällt, desto reibungsloser gelingt die Realisierung. Schließlich wird der Einführungserfolg anhand der gleichen Methodik gemessen, die das Projekt seit der Potenzialanalyse systematisch begleitet. So lässt sich einfach überprüfen, ob die vereinbarten Nutzenpotenziale auch realisiert wurden. Mit Beratungsleistungen, Methodik und digitalen Werkzeugen von Anbietern wie z.B. MQ Result Consulting entsteht ein ganzheitliches Vorgehen, welches den Erfolg der ERP-Einführung sicherstellt.

Bildquelle: MQ result consulting AG