04.12.2023 DMS auf dem Prüfstand

Skalierbarkeit, die unterschätzte Produkteigenschaft

Von: Berthold Wesseler

Die neue Situation, von überall aus flexibel zu arbeiten, stellt viele Mittelständler vor große Herausforderungen. Sie müssen sich nicht mehr nur wie gewohnt den Herausforderungen des Markts stellen, sondern außerdem den Wandel der Arbeitskultur meistern.

Da die Auswahl an DMS-Produkten groß ist, lohnt es sich gerade für Mittelständler, auf die Expertise von Beratern oder Systemhäusern zurückzugreifen.

Dabei hilft es sehr, die Digitalisierung aller papiergebundenen Prozesse voranzutreiben. Mittel der Wahl sind dabei Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Ein DMS ist eine Software zur Verwaltung von Informationen und Dokumenten, die den flexiblen Zugang auf geschäftsrelevante Unterlagen – und damit das Arbeiten aus dem Homeoffice oder von unterwegs – ermöglicht. Dennoch scheuen manche Mittelständler aus unterschiedlichen Gründen Investitionen in ein DMS. Vor allem sind die Vorteile oft weder transparent noch in Cent und Euro zu beziffern, da qualitativer Natur. Vielen Unternehmern fehlt es auch an Vorstellungskraft, wie sich die Einführung eines DMS im Alltagsgeschäft bezahlt macht. Zudem sind DMS-Einführungsprojekte zeit- und kostenintensiv. Die Mitarbeiter müssen entsprechend geschult werden, um die neue Technik richtig nutzen zu können – und manche eingespielten Abläufe werden durch neue Workflows ersetzt. Allerdings bleibt meist immer noch Handarbeit nötig, etwa wenn Daten aus unstrukturierten Dokumenten wie E-Mails oder Notizen extrahiert werden sollen, aber auch wenn physische Dokumente verarbeitet oder Daten überprüft und validiert werden müssen.

Abhilfe schaffen soll der Einsatz von Software-Robotern. „Bei der robotergesteuerten Prozessautomatisierung – kurz RPA – übernehmen sie repetitive manuelle Tätigkeiten und entlasten dadurch die Mitarbeiter“, erklärt Dr. Volker Liestmann, Vorstand der Trovarit AG. „Dabei erlernt der Software-Roboter die manuellen Tätigkeiten des Mitarbeiters und führt diese eins zu eins aus. Für die Ausführung dieser Tätigkeiten benötigen die Roboter Regeln und Vorgaben. Die entsprechenden Arbeitsanweisungen werden entweder im Vorfeld programmiert oder während der Aufgabenbearbeitung selbst mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) und Methoden des Machine Learning (ML) dynamisch entwickelt.“ Auf diese Weise sind die Bots dann teils auch in der Lage, flexibel auf unterschiedliche Situationen zu reagieren und in Ausnahmefällen eigene Entscheidungen zu treffen.

DMS-Einstieg im Mittelstand

Wenn die Auswahl des passenden DMS-Produkts ansteht, gilt, was schon der Volksmund weiß: Wer die Wahl hat, hat die Qual! Denn das Angebot von DMS-Produkten ist fast unüberschaubar groß. Bei der Auswahl des für die eigenen Ansprüche „passenden“ Produkts lohnt es sich daher, auf die Expertise von Beratern oder Systemhäusern zurückzugreifen. Auch Marktführer können zumindest bei der Vorauswahl der Kandidaten helfen. Beispielsweise hat die Aachener Trovarit AG in ihrem IT-Matchmaker-Guide „Digital-Office-Lösungen 2023“ mehr als 140 Produkte bezüglich ihres Zielmarkts und ihres Leistungsspektrums eingeordnet.

„DMS sind heute mehr als nur das Automatisieren und Speichern geschäftskritischer Unterlagen und Prozesse“, sagt Andreas Zipser, Vorstandsvorsitzender der Easy Software AG. „Im Mittelstand sind DMS die Treiber der Digitalisierung. Sie stehen im Zentrum der IT-Portfolios.“ Für Kristina Waldhecker, Produktmarketing-Managerin bei Mailstore, sollte Informations-Management daher Teil jeder Digitalisierungsstrategie sein – auch im Mittelstand. Ein Grund liegt für sie auf der Hand: „Auch Mittelstandsbetriebe unterliegen der rechtlichen Pflicht, sensible Daten zu schützen und steuer- und handelsrechtliche Dokumente langfristig und revisionssicher aufzubewahren. Dies gilt auch, wenn sich diese Informationen in E-Mails und Dateianhängen befinden.“

Skalierbarkeit ist gefragt

Eine nicht zu unterschätzende Eigenschaft guter DMS-Produkte ist ihre Skalierbarkeit. So sollten sich sämtliche Anforderungen eines Unternehmens abdecken lassen, auch wenn die DMS-Einführung zunächst nur auf eine Abteilung oder ein Werk beschränkt wird, um erste Erfahrungen zu sammeln, nicht zu viel auf einmal zu ändern oder um das Investitionsvolumen zu reduzieren.

„Gerade die Skalierbarkeit der Software hat für uns den Ausschlag gegeben“, berichtet Oliver Rapp von der ME Engineering GmbH. Aufwendiges und kostenpflichtiges Customizing sei nicht erforderlich gewesen. Der in Marl ansässige Dienstleister der Industrie für Engineering-, Consulting- und Service-Aufgaben im Bereich der Prozessautomatisierung sowie der EMSR- und IT-Technik konnte daher sehr schnell eigene Workflows implementieren und in Betrieb nehmen. Ob Unternehmen Durchlaufzeiten beschleunigen, Papier reduzieren oder die Suche nach Informationen beschleunigen wollen: Mit einem DMS lassen sich diese Ziele schneller erreichen. Damit das gelingen kann, ist aber eine gute Integration des DMS in andere IT-Systeme gefragt.

SAP, Microsoft und Co.

In den meisten mittelständischen Unternehmen sind bereits einige Systeme vorhanden. Das Spektrum ist oft bunt gemischt. Es reicht von ERP-Systemen wie SAP, Microsoft, Infor und Co. über Cloud-Lösungen wie Salesforce, Google Apps oder Servicenow bis hin zu selbst entwickelten Anwendungssystemen. „Vielfältige Integrationsmöglichkeiten, Flexibilität und Agilität sind ein Muss, um mit der aktuellen Dynamik mitzuhalten“, betont Zipser. „An der Cloud führt langfristig kein Weg vorbei. Cybersecurity und Compliance werden noch relevanter. Und Chatbots und Co. sind nur ein Vorgeschmack, was KI tatsächlich kann.“

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Integration ist wichtig, betont auch Kristina Waldhecker – und verweist auf das Beispiel E-Mail: „Ein professionelles E-Mail-Archivierungssystem ermöglicht die automatische, dauerhafte, DSGVO-konforme Sicherung, Wiederauffindbarkeit und ständige Verfügbarkeit von E-Mail-Daten. Daher sollten auch Mittelständler eine solche Lösung, die zu den individuellen Archivierungsanforderungen passt, fest in ihre Digitalisierungsstrategie einbinden.“

Diese Anforderungen gilt es, vorab zu ermitteln. Außerdem sollten Mittelständler eine detaillierte Kostenanalyse durchführen, um das für sie richtige Produkt zu finden. „Idealerweise ergänzt ein E-Mail-Archivierungssystem das genutzte E-Mail-System wie z.B. Microsoft 365 und die bereits existierende Backup-Lösung“, weist Waldhecker auf wichtige Randbedingungen bei der Produktauswahl hin. „So sind auch Mittelständler immer auf der (revisions-)sicheren Seite – und damit einen großen Schritt weiter auf dem Weg zu einem cyberresilienten Unternehmen.“

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