So bereitet sich der Mittelstand auf die E-Rechnung vor

An Neujahr geht es los: Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Besonders mittelständische Betriebe stellt das vor Herausforderungen. Doch die Umstellung bietet auch Chancen für effizientere Abläufe. Wie Unternehmen diese nutzen und auf was sie bei der Wahl der Software achten sollten.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die E-Rechnungspflicht ist Teil des Wachstumschancengesetzes und betrifft alle Unternehmen. Sie stellt jedoch vor allem viele mittelständische Betriebe vor erhebliche Herausforderungen.

Viele mittelständische Unternehmen kennen bisher ausschließlich Rechnungen in Form von Papier und einfachen digitalen Dokumenten wie PDFs. Für sie bedeutet die E-Rechnungspflicht einen tiefgreifenden Wandel. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet einerseits große Chancen, darunter beschleunigte Rechnungsverarbeitung und höhere Effizienz. Andererseits erfordert die Vorbereitung umfangreiche Anpassungen – sowohl in technischer als auch in organisatorischer Hinsicht.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht konkret?

Die E-Rechnungspflicht schreibt vor, dass Unternehmen ab 2025 in der Lage sein müssen, Rechnungen in digitalen Formaten zu empfangen und zu verarbeiten, die der Norm EN 16931 entsprechen. Diese Norm regelt, welche Daten in einer elektronischen Rechnung enthalten sein müssen, damit sie gesetzlich als gültig anerkannt wird. Zwei dieser Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind bereits in Deutschland im Einsatz und werden voraussichtlich auch künftig eine wichtige Rolle spielen.

XRechnung ist das Standardformat für den Rechnungsverkehr mit Behörden. Eine XRechnung besteht ausschließlich aus einem XML-Datensatz, der maschinell verarbeitet werden kann. ZUGFeRD hingegen kombiniert eine XML-Datei mit einem PDF der Rechnung, so dass die Rechnung auch für Menschen lesbar ist. Allerdings hat das PDF ab 2025 keine rechtliche Relevanz mehr – nur die maschinenlesbare XML-Datei in ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen.

Nach der Empfangs- und Verarbeitungspflicht für E-Rechnungen folgt nach und nach die Einführung der Pflicht, im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen E-Rechnungen zu versenden. Auch wenn dies schrittweise geschieht: Spätestens ab 2028 müssen alle Unternehmen auch ihren B2B-Rechnungsversand auf die Norm EN 16931 umgestellt haben.

Herausforderungen für mittelständische Unternehmen

Für eine effiziente und sichere Integration der E-Rechnungsprozesse in bestehende Systeme wie ERP- oder Buchhaltungssoftware braucht es einiges an Ressourcen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse sowohl den gesetzlichen Anforderungen entsprechen als auch in ihre Arbeitsabläufe passen. Datenschutz und Datensicherheit sind weitere zentrale Themen. Die Verarbeitung von sensiblen Finanzdaten in digitalen Formaten erfordert hohe Sicherheitsstandards.

Angesichts dieser Aufgaben wird klar, warum die Auswahl und Implementierung neuer Software zu einer Herausforderung werden kann. Anders als große Konzerne verfügen viele Mittelständler nicht über die technische Infrastruktur und IT-Kompetenz, um diese Veränderung eigenständig und problemlos zu bewältigen.

Die richtige Software hilft

Um der E-Rechnungspflicht nachzukommen, sollten mittelständische Unternehmen zunächst eine geeignete Software auswählen. Unternehmen haben die Wahl: Einfache Viewer übersetzen lediglich die XML-Daten in eine für Menschen lesbare Form. Komplexere Lösungen wie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM)-Systeme bieten zusätzlich Automatisierungs- und Integrationsfunktionen.

Ebenfalls relevant ist die Entscheidung zwischen On-Premise-Installationen und Cloud-Lösungen. Während On-Premise-Lösungen eine höhere Kontrolle über die Daten bieten, sind Cloud-basierte Systeme oft günstiger und schneller implementierbar. In jedem Fall sollte darauf geachtet werden, dass die gewählte Software nahtlos in bestehende Systeme integriert werden kann, um Informationsinseln zu vermeiden und Prozesse einfach zu halten.

Neben der technischen Umsetzung ist es entscheidend, die Mitarbeitenden frühzeitig in den Prozess einzubinden. Schulungen und eine umfassende Einführung in die neuen Systeme sind unverzichtbar, um Akzeptanz und effiziente Nutzung sicherzustellen.

Erfolgsfaktoren bei der Softwareauswahl

Für mittelständische Unternehmen kann die Wahl der richtigen technischen Lösung darüber entscheiden, ob die E-Rechnungspflicht als Belastung oder als Chance wahrgenommen wird. Moderne DMS- und ECM-Systeme bieten weit mehr als nur die Möglichkeit, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Ein Vorteil dieser Systeme ist, dass sie alle gängigen Formate, einschließlich XRechnung und ZUGFeRD, verarbeiten und nach gesetzlichen Vorgaben archivieren können. Zudem bieten sie erweiterte Funktionen wie die Extraktion eingebetteter Dateien und die Verknüpfung mit dem Ursprungsbeleg. Dadurch lassen sich Rechnungsprozesse effizienter gestalten und Informationen wie Skonto oder Lieferdokumente automatisch verarbeiten.

Bei der Wahl des DMS- oder ECM-Systems sollten Mittelständler darauf achten, dass dieses über Schnittstellen zu häufig genutzten Programmen wie DATEV verfügt. Das ermöglicht einen automatischen Datenaustausch. Für Unternehmen, die viel mit Behörden zusammenarbeiten, bietet sich zudem das Netzwerk Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) als Übertragungskanal an.

Hinzu kommt: Die Mitarbeitenden müssen mit der Software umgehen können. Dabei helfen eine intuitive, einfache Bedienung und ein übersichtliches Dashboard, das alle wichtigen Informationen auf einen Blick bereithält. No-Code- oder Low-Code-Plattformen ermöglichen es Nutzern zudem, das System ohne Programmierkenntnisse anzupassen.

E-Rechnung als Chance für den Mittelstand

Trotz aller Herausforderungen bietet die E-Rechnungspflicht für den Mittelstand erhebliche Chancen. Durch die Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse können Unternehmen ihre Effizienz steigern und ihre Fehlerquote verringern. Automatisierte Prozesse sparen Zeit, ein zentraler Speicherort verbessert den Überblick und digitale Dokumente senken den Papierverbrauch drastisch.

Es lohnt sich daher, die eigenen Systeme frühzeitig umzustellen und dabei die langfristige Nutzung im Blick zu haben: mit Lösungen, die E-Rechnungen automatisiert empfangen und verarbeiten, sie mit anderen Dokumenten verknüpfen und archivieren können. 

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