13.04.2021 Zusammenarbeiten auf Distanz

So funktioniert Collaboration im „New Normal“

Von: Dominik Adams

Mit Corona kamen große Herausforderungen auf Unternehmen zu. Von heute auf morgen mussten sie ihre Anwendungen fürs Homeoffice öffnen und dafür sorgen, dass Mitarbeiter dort genauso arbeiten können wie im Büro.

Mobiles Arbeiten und Collaboration werden immer öfter auf Basis einer ECM-Lösung umgesetzt.

Im Homeoffice stellte sich heraus, ob und wie gut die Digitalisierung als Voraussetzung für den Modern Workspace und Content Collaboration bereits umgesetzt war, wo es bei der digitalen Zusammenarbeit hakte und noch Lücken gab. Bei den Fragen „Wie können Mitarbeiter remote auf Dokumente und Daten zugreifen und (gemeinsam) Vorgänge bearbeiten?“, „Wie steht es um die Sicherheit beim Austausch von Informationen?“ und „Werden Datenschutzbestimmungen und gesetzliche Vorgaben eingehalten?“ wurde klar, dass hier noch großer Nachholbedarf bei den Anforderungen im „New Normal“ besteht.

Der Modern Workspace erfordert einen zentralen Informationszugang, die Einbindung vereinbarter Kommunikationsmittel, die Öffnung für die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten und das Vernetzen von Mitarbeitern und Geschäftspartnern. Er soll den Wissensaustausch in verteilten Teams fördern und die Arbeitsprozesse verbessern. Daher entscheiden sich immer mehr Unternehmen, mobiles Arbeiten und Collaboration auf Basis einer Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) umzusetzen.

Das Zeitalter von Content Collaboration

Der Umzug in das Homeoffice zeigt: So ganz reibungslos lässt sich die Arbeit nicht immer erledigen. Die Zusammenarbeit gestaltet sich schwierig, wenn interne oder externe Fachbereiche nicht an die jeweiligen Systeme angeschlossen sind und nicht auf benötigte Unterlagen, die zum Teil noch in Papierform vorliegen, zugreifen können. Die Folge: Prozesse geraten ins Stocken, die Beantwortung von Rückfragen nimmt Zeit in Anspruch, die Geduld von wartenden Kunden wird strapaziert.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 3/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Da laut einer Gartner-Umfrage 74 Prozent der Unternehmen planen, auch nach der Rückkehr ins Büro dauerhaft zu mehr Remote Work überzugehen, werden digitale Geschäftsprozesse immer relevanter – weit über Video Conferencing und File-Sharing hinaus. Mitarbeiter arbeiten remote produktiver, wenn sie ECM-Lösungen wie E-Akten und automatisierte Workflows nutzen können.

Der „Market Guide for Content Collaboration Tools 2020“ von Gartner geht darauf ein, was die Analysten den „New Work Nucleus“ nennen: Der Arbeitsplatz verändert sich und Remote Work und Collaboration bilden einen wesentlichen Bestandteil jeder digitalen Workspace-Strategie – mit der Forderung nach absolut sicheren und zuverlässigen Content-Collaboration-Lösungen. Der Guide bezeichnet sie als grundlegende Elemente jeder IT-Modernisierung und festen Bestandteil des Informationsmanagements.

Es gilt, jetzt die Chance zu nutzen, moderne Arbeitspraktiken einzuführen, veraltete File-Systeme zu ersetzen, Mitarbeitern das Nutzen von Informationen zu erleichtern und sie bei der Zusammenarbeit mit Externen zu unterstützen. Eine ECM-Lösung wie etwa Doxis4 der SER Group erfüllt die Anforderungen an den Modern Workspace und Content Collaboration und fördert den Digitalisierungsgrad und die Transformationsfähigkeit eines Unternehmens.

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