Social Translation auf Knopfdruck

Startups haben Charme, aber: Die innovative Startup-Kultur bewahren, schnell wachsen und gleichzeitig den Ansprüchen bei Vertrieb und Kundenservice genügen, sind große Herausforderungen für Gründer. Der Übersetzungsdienstleister Tolingo hat sich diesem erfolgreich gestellt. Soziale Unternehmensnetzwerke für Mitarbeiter und Kundendaten sowie Cloud-Computing-Technologien haben dem Hamburger Aufsteiger beim Wachstum geholfen.

Übersetzungen über Nacht in bis zu 220 Sprachkombinationen in höchster Qualität – für den Übersetzungsdienstleister Tolingo ist das Alltag. Das Hamburger Startup setzt seit seiner Gründung im Jahr 2008 auf Vernetzung als Erfolgsrezept. Mithilfe eines Webshops und einer Webapplikation im Hintergrund hat man ein weltweites Übersetzernetzwerk aufgebaut und ein System eingeführt, mit dem Aufträge über das Internet eingestellt, vergeben, übersetzt und abgerechnet werden können. Mit seiner Self-Service-Plattform hat das junge Unternehmen ins Schwarze getroffen und eine Marktlücke im stark fragmentierten Übersetzungsmarkt gefüllt. Immerhin gibt es in Deutschland rund 40.000 Übersetzer, davon sind mehr als 80 Prozent selbstständig und mindestens 20.000 als Ein-Mann-Unternehmen registriert.

Aufgrund des schnellen Wachstums – nach nur drei Jahren hat das Unternehmen einen Stamm von 18.000 Geschäftskunden aufgebaut – wurde die IT hinter dem Webshop um neue CRM-Funktionen erweitert. Problem: die IT entwickelte sich mehr und mehr zum Flickenteppich, anstatt zu einer homogenen IT-Landschaft. Insbesondere im komplexen Geschäftskundenbereich wurde schnell deutlich, dass die Anforderungen an den Kundenservice höher waren, als bei der Gründung angenommen. Hinter großen Übersetzungsaufträgen stecken meist mehrstufige Angebote, die einer präzisen Dokumentation der Freigabeprozesse und unterschiedlichsten Qualitätsanforderungen an das Lektorat bedürfen. Darum kam die Idee auf, die ausufernde Eigenlösung durch ein mitwachsendes CRM-System zu ersetzen, das den Vernetzungsansatz von Tolingo unterstützt.

Offene Entwicklerplattform

Heute arbeitet im Hintergrund des Tolingo-Webshops die Sales Cloud von Salesforce.com als Rückgrat für Bestandskundenmanagement, Auftragsbuchungen, Rechnungslegung und Projektmanagement. Drittsysteme wurden über Schnittstellen in das neue CRM-System integriert. Überzeugt haben das Projektteam des Anwenders die vielen „Out of the Box“-Funktionalitäten, die Reporting und Analysefunktionen für das Management sowie die einfache Konfigurierbarkeit. „Man muss kein Programmierer sein, um die Lösung individuell zu konfigurieren. Und wenn es doch einmal nicht weitergeht, weiß ich, dass unser Implementierungspartner Reza Sarwari von der Cloudideas GmbH jederzeit erreichbar ist“, bestätigt Franz Hartmann, verantwortlicher Product Manager bei Tolingo.

Mit Unterstützung der Entwicklerplattform Force.com des Anbieters hat der Übersetzungsspezialist zusätzliche Applikationen wie einen Produktkonfigurator, ein Margentool sowie eine Rechnungsstellungskomponente über den Salesforce-Partner Cloudideas entwickeln lassen. Hinter der Plattform verbirgt sich eine offene Entwicklungsumgebung für die Erstellung sowie den Betrieb von Geschäftsanwendungen in der Cloud. Durch eine detaillierte Vorplanung konnten die Anwendungen innerhalb von vier Monaten genutzt werden. Eine klassische Entwicklung hätte das drei oder vierfache an Kosten verursacht.

Cloud oder nicht Cloud? Dies war für Tolingo bei der Auswahl des CRM-Systems keine Frage. „Unser gesamtes Unternehmen funktioniert im Web und cloud-basierte Applikationen sind bei uns im Unternehmen der Normalfall“, erklärt Hartmann.

Interne Projektgruppen

Auch die interne Kommunikation läuft heute dank der CRM-Lösung im Netzwerkmodus. Mit dem Modul „Chatter“ haben die 50 Mitarbeiter in Hamburg die Möglichkeit, ein soziales Mitarbeiternetz für die interne Kommunikation aufzubauen. Das Tool bringt das Facebook-Prinzip ins Unternehmen und eröffnet Kollegen damit neue Wege sich zu vernetzen, Dokumente zu teilen und im virtuellen Raum zusammenzuarbeiten. Jeder Mitarbeiter erhält ein eigenes Profil, kann Gruppen eröffnen, wird über Neuigkeiten in Echtzeitfeeds informiert und kann Dokumenten und Projekten „folgen“.

Besonders für Change- und Modernisierungsprojekte eignet sich der Einsatz von internen sozialen Netzwerken. Die sekundenschnell eröffneten Projektgruppen haben Tolingo beispielsweise beim Relaunch ihres Webshops unterstützt. Sobald neue Entwicklungsresultate vorlagen, wurden diese im virtuellen Raum veröffentlicht und diskutiert – ohne aufwendige Meetings. Die Mitarbeiter nutzen Chatter außerdem um Opportunities zu folgen, Dokumente auszutauschen und nicht zuletzt, um den E-Mail-Posteingang zu entlasten. „Unsere Reise mit Chatter hat gerade erst begonnen, aber umso größer wir werden, desto wichtiger ist das Thema Transparenz für uns. Mit unserem eigenen Mitarbeiternetz schaffen wir uns einen Expertenpool und können so unsere innovationsgetriebene Startup-Kultur weiter leben – egal wie viel wir noch wachsen“, kommentiert Hartmann.