Stabiles Fundament für die Digitalisierung

In Zeiten zunehmender Dynamik und abnehmender Übersicht (bedingt durch die zunehmende Anhäufung digitaler Inhalte) wünschen sich Unternehmer mehr Ordnung. Am besten schaffen lässt sich diese Ordnung durch ein IT-System, das möglichst viele, wenn nicht alle Inhalte (Contents) und Dokumente verwaltet. Was einfach klingt, wird beim Blick auf den Markt für solche Produkte durchaus kompliziert, denn es gibt viele und sehr unterschiedliche Arten solcher IT-Systeme zur Verwaltung von Dokumenten und Inhalten. Hinzu kommt: Die Anbieter verwirren mit vielen verschiedenen Abkürzungen. Mit DMS ist ein Dokumenten-Management-System gemeint, ECM steht für Enterprise Content Management und CMS für Content-Management-System. Aber ist das nicht das Gleiche? Was unterscheidet Content von einem Dokument? Sind Dokumente nicht auch Content, also Inhalte?

„In einer Welt der Abkürzungen und englischsprachigen Schlagworte muss man sich immer wieder vor Augen führen, dass nicht (jedenfalls nicht immer) versucht wird, mit Buzzwords die Wahrheit zu verschleiern, sondern zu unterscheiden. Auch wenn das nicht so leichtfällt“, schreibt der Berliner Anbieter Optimal Systems in einem Blog-Beitrag und macht deutlich, was ein DMS kann: 

• Erfassung: Jedes eintreffende Dokument wird eingescannt und mit Schlagworten versehen. Das DMS kann dabei als Schnittstelle zu bereits existierenden IT-Systemen dienen und bestehende Anwendungen und Fachverfahren wie eine Zentrale miteinander verknüpfen.
• Sortierung: Die digitalen Dokumente, das können auch E-Mails sein, werden in virtuellen (Projekt-)Ordnern zusammengefasst. Falls projektübergreifend gearbeitet wird, kann jedes Dokument gleichzeitig in verschiedenen Ordnern stehen, ohne dass es dabei zu Duplikaten kommt.
• Verfügbarkeit: Ein DMS sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz auf das Dokument zugreifen kann, entweder mittels Webbrowser oder via App – und das natürlich immer unter Beibehaltung der Sicherheitsanforderungen und des Datenschutzes. Das ist die Grundlage für mobiles Arbeiten im Homeoffice oder auf Geschäftsreise.
• Weitergabe: Erst durch ein funktionierendes digitales DMS kann auch der Arbeitsprozess effizienter werden. Ein DMS hat also auch die Aufgabe, Workflows sicherzustellen. Wichtig dabei ist die Versionierung von Dokumenten, damit Änderungen nachvollziehbar sind und nicht zu einem Durcheinander unterschiedlicher Arbeitsversionen führen.
• Archivierung: Was früher im Keller landete oder zumindest im Aktenschrank, wird mit einem DMS revisionssicher auf dem Server oder in der Cloud archiviert. Dank eines intelligenten „Document Lifecycle Management“ bleibt das Archiv schlank, denn es wird dort nichts über die gesetzliche Frist hinaus aufgehoben.

Toptrends im Markt der Business-Software

Doch mit der Digitalisierung des Archivs ist Entwicklung nicht am Ende, wie ein Blick auf die fünf wichtigsten Trends im Markt der Business-Software deutlich macht, die D.velop im Frühjahr veröffentlicht hat und die aus Sicht des im Münsterland beheimateten Softwarehauses den Markt zukünftig maßgeblich prägen werden. Demnach geht es bei den fünf Toptrends um die Themen:

• Nachhaltigkeit, Digitalisierung und Environmental Social Governance (ESG)
• Plattformökonomie
• New Work und Hybrid Work
• Digitale Tools für die Unternehmens- und Mitarbeiterkommunikation
• Integrationsfähigkeit und Automatisierung 

Umwelt- und Sozialverantwortung

ESG beispielsweise beschäftigt sich mit der Umwelt- und Sozialverantwortung von Unternehmen. Angetrieben vom gesellschaftlichen Wandel in Richtung bewussten Verhaltens spielen hohe Standards in Sachen „ESG“ heute etwa für Investoren und Kunden oder für die Attraktivität eines Unternehmens bei Bewerbern eine immer wichtigere Rolle, so eine Studie der Universität Bremen. Scheinbar weiche ESG-Kriterien wie Nachhaltigkeit zahlen demnach am stärksten auf die positive Markenwahrnehmung ein. Zusammen mit dem Trend der Digitalisierung führt dies zu konkreten Erwartungen an die Anbieter von Business-Software: Sie sind gefordert, durchgängig digitale und damit ressourcenschonende Unternehmensprozesse möglich zu machen.

Plattformökonomie ist quasi ein Dauerbrenner unter den Toptrends. Gemeint ist damit ein Marktplatz, den Systemhäuser, unterschiedlichste Software-Entwickler sowie Partner und Kunden des Software-Herstellers als Basis für die Entwicklung und Vermarktung eigener Software nutzen können.

New Work taucht ebenfalls explizit oder implizit in vielen Trendprognosen der zurückliegenden Jahre auf. Angesichts einer Verfestigung der durch die Pandemie entstandenen neuen Normalität an den Arbeitsplätzen der Unternehmen stellt D.velop in diesem Jahr eine Betonung spezieller Lösungen für das hybride Arbeiten an den unterschiedlichsten Orten fest. Laut der Studie von Forrester Consulting „Improving Collaboration Tools Facilitates Creativity, Innovation And Profitability“ vom Juni 2021 handelt es sich dabei keinesfalls um ein Übergangsphänomen. Hybride Modelle werden sich demnach dauerhaft etablieren. Allerdings sind in vielen Studien die meisten Befragten mit den verfügbaren Werkzeugen unzufrieden. Aufgabe für Anbieter von Business-Software ist dementsprechend die Entwicklung und Bereitstellung passender, digitaler Lösungen für den hybriden Einsatz in Office und Homeoffice.

New Work führt direkt zur Frage sicherer Kommunikationswerkzeuge. Gewünscht werden ad hoc nutzbare, sichere Werkzeuge, die sich in die IT-Infrastruktur eines Unternehmens integrieren lassen. Ebenfalls betroffen ist die interne Kommunikation, die alle Mitarbeiter eines Unternehmens erreichen sollte. Das ist in einer sich neu gestaltenden Arbeitswelt eine nicht immer leicht zu erfüllende Aufgabe, wie eine Studie der Universität Leipzig aus dem Vorjahr zeigt. Fast ein Drittel der Verantwortlichen für die Mitarbeiterkommunikation befürchtete, Personengruppen aus der Kommunikation auszuschließen.

Offenheit, Integrationsfähigkeit und Automatisierung

Integrationsfähigkeit und Automatisierung erhalten in der zunehmend vernetzten Welt auch bei der Entwicklung und Vermarktung von Business-Software höchste Bedeutung. Sollen ganze Geschäftsprozesse erfasst werden, ist die Integration unterschiedlichster IT-Systeme zwingend erforderlich. Möglich machen dies dedizierte Integrationsplattformen, die über Standardschnittstellen solche Verbindungen herstellen und sich wiederholende Aufgaben durch vorgefertigte Konnektoren automatisieren. So entstehen schnell verfügbare Lösungen und Services für eine dynamische Welt, die sich ohne hohen Automatisierungsgrad nicht realisieren ließen. Auch Business-Software ist daher konsequent an den Zielen der Offenheit, Integrationsfähigkeit und Automatisierung auszurichten.

All das weist in Richtung „Cloud“. Das ist auch ein Trend, dem sich kein DMS/ECM-Anbieter verschließen kann. Für Dr. John Bates, den im Januar angetretenen CEO der Bonner SER Group, geht es vor allem darum, das Cloud-Portfolio kontinuierlich zu optimieren und zu erweitern. „Unser Ziel ist es, unseren Kunden noch mehr Flexibilität und intelligente Content-Automatisierung zu bieten und unsere Doxis-Lösungen schneller bereitzustellen.“ Demzufolge bietet der Archiv-Software-Spezialist ab sofort allen Cloud- und Subscription-Kunden die neue Software „Doxis Intelligent Content Automation“ an – und zwar in Form erweiterter Abonnements (s. Kasten Seite 35).

Entscheidender Faktor bei der Digitalisierung ist laut Karl Heinz Mosbach, CEO der Stuttgarter Elo Digital Office GmbH, der Mehrwert einer „nahtlosen Verknüpfung“ der ECM-Suite mit passend vorkonfigurierten Business-Solutions – etwa im Rechnungs-, Wissens- oder Vertragsmanagement oder im Besucher- und Sitzungsmanagement. Genau deshalb arbeite man intensiv an Weiterentwicklungen rund um die Integration in Microsoft 365 sowie in Drittsysteme wie CRM- oder ERP-Software, aber auch an der  engen Anbindung an das Datev-Rechnungswesen.

Die demokratische Gesellschaft stärken

Nicht so sehr auf technische Details, sondern mehr auf eine umfassendere Perspektive der Digitalisierung gingen auf dem D.velop-Kundenforum am 31. Mai 2022 die beiden Vorstände Sebastian Evers und Rainer Hehmann ein. Sie machten eindrücklich klar, dass digitale Innovationen, etwa durch die sichere und effiziente Nutzbarmachung von Dokumenten und Informationen, einen wichtigen Beitrag zur Stärkung der demokratischen Gesellschaft und ihrer Institutionen leisten können. „Informations-Compliance“ sei daher für D.velop schon seit mittlerweile 30 Jahren von höchster Bedeutung – das Unternehmen positioniere sich als „Anbieter von Vertrauensdiensten“.

Evers sieht in digitaler Innovation „einen zentralen Baustein, um gesellschaftliche Werte in demokratischen Strukturen nachhaltig abzusichern und in Europa zukunftsfähig zu bleiben“. Hehmann sprach davon, bei Innovationsprozessen in Unternehmen durch die Automatisierung repetitiver Tätigkeiten Freiräume für kreatives Handeln zu schaffen.

Letztlich kann heutzutage jedes Unternehmen nur mit leistungsfähiger und zeitgemäßer Business-Software dauerhaft florieren. Denn als Akteure im sozialen Leben sind alle Unternehmen täglich mit gesellschaftlichen Veränderungen und Trends konfrontiert. Entsprechend wichtig ist moderne Business-Software, die alle Nutzer in die Lage versetzt, angemessen darauf zu reagieren und wichtige Trends aktiv mit- oder komplett neu zu gestalten. Egal ob man die Business-Software DMS, ECM oder CMS nennt oder ob übergreifende ERP-, HR- oder CRM-Systeme gemeint sind: Die Unternehmer dürfen optimistisch sein, denn viele Branchen-Player haben dies erkannt und handeln entsprechend. 

Software soll Inhalte automatisch „verstehen“

Der Bonner Archiv-Software-Spezialist SER Group bietet ab sofort allen Cloud- und Subscription-Kunden die neue Software „Doxis Intelligent Content Automation (DICA)“ an – und zwar in Form erweiterter Abonnements. Es handelt sich bei DICA um eine KI-gestützte Plattform, die das „Verstehen“ von Inhalten („Content Understanding“) weiter automatisieren soll – und zwar über diverse Business-Anwendungen wie SAP, Salesforce oder Microsoft hinweg. Die erweiterten Cloud- und On-premises-Abonnements bieten zudem integrierte Managed Services, Systemüberwachung und Technologieexpertise auf Abruf.

Als Teil der neuen Plattform gibt es neue, erweiterbare Suiten, wie z.B. Purchase-to-Pay, Customer 360° und Patienten-Management. Auf konkrete Anwendungsfälle zugeschnitten erlauben sie die Kombination diverser Services. Sogenannte Smart Bridges schlagen dann die Brücke zu den Ökosystemen von Microsoft, SAP und Salesforce. Das Ergebnis: die einheitliche Sicht auf Informationen aus verschiedenen Quellen, automatisierte, systemübergreifende Prozesse und neue Erkenntnisse.