Stammdatenpflege bei Brüggen

Der Name H. & J. Brüggen KG steht für eine große Auswahl an Cerealien, Müslis und Müsliriegeln. Neben den Eigenmarken produziert der traditionsreiche Familienbetrieb mit Hauptsitz in der Hansestadt Lübeck hauptsächlich für die Labels internationaler Handelsunternehmen. Dabei gewinnen Just-in-Time-Lieferungen an deren Warenläger und Logistikdrehkreuze zunehmend an Stellenwert.

Möglich werden diese erst dank der effektiven Produktionsplanungen und -prozesse des Mittelständlers, die wiederum auf sauberen Stammdaten aufbauen müssen. Doch in der Vergangenheit wiesen insbesondere die Materialstammdaten im Zuge des Firmenwachstums immer häufiger Fehler auf, was reibungslosen Produktionsabläufen eher hinderlich war.

Von daher ging Martin Gries, Leiter Supply Chain bei Brüggen, gemeinsam mit Projektleiter Sascha Stau und Mandy Klimt, Supply Chain Analyst, die Bereinigung der Materialstammdaten aktiv an – in enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung und der IT-Abteilung. Auf der Suche nach einem geeigneten Tool wurde man schließlich bei dem IT-Dienstleister Voquz fündig, der das Thema mithilfe des bei Brüggen bereits genutzten SAP-ERP-Systems lösen konnte. Im Gespräch mit IT-MITTELSTAND skizzieren die Teammitglieder die Vorgehensweise und die damit verbundenen Vorteile für den Mittelständler.

ITM: Herr Gries, wo liegen die Wurzeln der Firma Brüggen?
Martin Gries: Das Unternehmen wurde 1868 in Neumünster gegründet, zog aufgrund der guten Anbindung an die Trave und damit an die Ostsee, jedoch bereits kurze Zeit später nach Lübeck. Der Wasserweg gilt als strategischer Vorteil, da Hafer vorrangig aus Skandinavien per Schiff geliefert wird. Viele weitere Rohstoffe wie Kakao, Mandeln oder Trockenfrüchte erhalten wir per LKW-Container aus dem Hamburger Hafen. Knapp 150 Jahre später ist das Unternehmen noch immer familiengeführt, aktuell von den Brüdern Jochen und Hanno Brüggen sowie ihrem Cousin Johannes.

ITM: Neben Haferflocken werden inzwischen Cornflakes, Müsli und Müsliriegel produziert. Seit wann werden solche Produkte nachgefragt?
Gries: Nachdem wir in den 1960er-Jahren der erste Cornflakes-Produzent in Deutschland waren, haben wir kontinuierlich Know-how aufgebaut. Im Zuge dessen entwickelten wir uns von einem klassischen Mühlenbetrieb hin zu einem weltweiten Nahrungsmittelproduzenten. Bereits recht früh konzentrierten wir uns auf die Herstellung für sogenannte „Private Labels“. Heute produzieren wir zahlreiche Cerealien-Spezialitäten für die Eigenmarken internationaler Einzelhandelsketten und Lebensmitteldiscounter.

ITM: Was versteht man unter Cerealien?
Gries: Dabei handelt es sich um den Oberbegriff für Frühstücksflocken und -getreide. Dazu zählen verschiedene Produktgruppen wie Müslis bzw. Knuspermüslis oder Flakes (z.B. Corn-, Mehrkorn-, Weizen-, Dinkel- oder Roggenflakes). Hinzu kommen Kinder-Cerealien, also extrudierte Produkte sowie gepuffter Weizen.

ITM: Herr Stau, um welche Bereiche ­kümmert sich die Supply-Chain-Abteilung bei Brüggen?
Sascha Stau: Vornehmlich um die Produktionsplanung, die Materialdisposition und den Inter-Company-Austausch. Dabei kümmern wir uns um alle Lieferbeziehungen zwischen den beiden Standorten in Lübeck und den weiteren Standorten in Polen, Frankreich und seit kurzem auch in Chile.

Gries: Insgesamt zählen wir weltweit rund 1.200 Mitarbeiter, wobei sich der größte Standort mit ca. 750 Mitarbeitern in der Hansestadt befindet. In der französischen und polnischen Niederlassung arbeiten in Summe 460 Kollegen.

ITM: Wie hat sich der Umsatz des Unternehmens entwickelt?
Stau: Während wir im Jahr 2000 rund 40 Mio. Euro erwirtschafteten, sind es mittlerweile ca. 300 Mio. Euro. Diese Zahlen machen das rasante Firmenwachstum der vergangenen 15 Jahre deutlich. Als wichtigste Säulen für unseren Erfolg sehen wir die Internationalisierung und die Fokussierung auf Private Labels.

ITM: Wie konnte man das Wachstum ­IT-seitig abfedern?
Gries: Bereits im Jahr 1999 wurde ein SAP-System eingeführt, mit dem wir das Wachstum begleiten konnten. Während wir anfangs mit bestimmten ERP-Modulen arbeiteten, kamen im Laufe der Zeit weitere Funktionen hinzu. Aktuell nutzen wir sämtliche SAP-Features, angefangen von den Modulen für Finanzen und Controlling über Materialwirtschaft und Produktionsplanung bis hin zum Advanced Planning and Optimization (APO) sowie Warehouse-Management. Desweiteren arbeiten wir mit dem Business-Warehouse-Tool der Walldorfer.

ITM: Inwieweit sind Sie dabei im Standard geblieben?
Gries: Zwar wurden an manchen Stellen Anpassungen vorgenommen, ohne jedoch mächtige Zusatzfunktionen zu entwickeln, die krass vom Standard abweichen. Generell erachten wir Standardisierung als Wettbewerbsvorteil in unserer Branche, denn bei selbstgestrickten ERP-Systemen würden sich Aktualisierungen äußerst komplex und aufwendig gestalten.

ITM: Wer hält das ERP-System auf dem neuesten Stand?
Gries: Da unsere IT-Abteilung bewusst schlank aufgestellt ist, arbeiten wir mit externen Partnern wie dem Systemhaus Itelligence aus Bielefeld zusammen, die unseren ERP-Betrieb gewährleisten.

ITM: Mit einem weiteren externen Partner, dem SAP-Beratungshaus Voquz, haben Sie kürzlich ein Projekt zur Bereinigung von Materialstammdaten angestoßen. Warum sind diese Daten so wichtig?
Gries: Nur auf einer korrekten Daten­basis können Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen. Von daher ist es wichtig, dass die Stammdaten eine hohe Qualität aufweisen. In der Vergangenheit hatten wir das Problem, dass sich die Richtigkeit unserer Stammdaten nur sehr mühsam manuell überprüfen ließ. Zwar hatten wir bereits einen definierten Prozess zur Stammdatenanlage aufgesetzt, allerdings mangelte es bisher an klaren Regeln für die Änderung und Arbeit mit diesen Daten.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 04/2016. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Mandy Klimt: Die Stammdaten bilden bei uns das Fundament für sämtliche Prozesse. Im Grunde genommen geht es um Material­stammdaten, Stücklisten, Arbeitsplätze und Arbeitspläne. Darauf fußen mittel- bis langfristige Planungen, in deren Rahmen wir festlegen, ob Rohstoffe erst ins Lager oder direkt in den Produktionsbetrieb gelangen. Damit verbunden sind Bedarfs- und Kapazitätsplanungen ebenso wie die kurzfristige Beschaffung, Produktionsfeinplanung und -durchführung.

ITM: Vor welchen Herausforderungen stehen Sie dabei?
Stau: Nicht zuletzt aufgrund des Mindesthaltbarkeitsdatums müssen wir angelieferte Rohstoffe so schnell wie möglich weiterverarbeiten. Allerdings muss für die Wareneingangsprüfung ein gewisser Zeitpuffer eingeplant und dieser wiederum im Materialstamm hinterlegt werden. Im SAP-Fachjargon spricht man hier von der Wareneingangsbearbeitungszeit, kurz WEBAZ. Diese dauert bei Bio-Rohwaren im Gegensatz zu konventionellen Waren länger, da umfangreichere Analysen durchgeführt werden müssen.

Gries: Für die Materialdisposition müssen Rückwärtsterminierungen möglich sein: Will man in vier Wochen Müsli produzieren, benötigt man je zwei Wochen Liefer- und Analysezeit, um herauszufinden, ob die gelieferten Chargen den Anforderungen zur Weiterverarbeitung entsprechen. Bestellt man zu spät, liegt das erforderliche Rohmaterial bei Produktionsbeginn nicht vor und die Maschinen stehen still. Insbesondere bei Just-in-Time-Lieferungen an unsere Kunden ist das geschäftskritisch, denn die Regale im Handel dürfen nicht leer bleiben.

Klimt: Teilweise arbeiten wir gar mit Zu­taten, die Lieferzeiten von bis zu 100 Tagen benötigen – was in sämtlichen Produktionsplänen und der Materialdisposition berücksichtigt werden muss.

ITM: Wie gestaltete sich die Suche nach einem Tool für die Optimierung der Stammdaten?
Stau: SAP selbst bietet mit „Master Data Cockpit“ und „BRF Plus“ eigene Tools an. Daneben stießen wir bei der Marktsondierung auf die SAP-Partnerlösungen von Apicon und Voquz.

Gries: Bei den ersten Gesprächen mit Voquz wurde klar, dass der Dienstleister über die Expertise verfügt, wie man mit SAP-Standardbordmitteln die Materialstammdaten überprüfen kann. Dies ließ uns schnell hellhörig werden. Hinzu kam, dass der Anbieter mit Datq auch eine vorgefertigte Query für die Stammdaten-Governance im Portfolio hat, die auf SAP-Standardauswertungen basiert.

ITM: Wie funktioniert diese Methode?
Klimt: Als Ausgangsbasis legten wir ein Regelwerk für die Anlage und Pflege von Stammdaten fest und fragen uns: Welche Regeln müssen erfüllt werden, damit die Materialstammdaten stimmen? In einem ersten Schritt sollten sich alle Abteilungen, die mit Stammdaten arbeiten, darüber Gedanken machen und Prüfregeln formulieren. Zu den beteiligten Parteien zählen Controlling, Vertrieb, Supply Chain und Einkauf, die alle gemeinsam mittlerweile knapp 110 Regeln festgelegt haben.

ITM: Wie könnten solche Prüfregeln ­aussehen?
Stau: Prinzipiell haben wir versucht, einfache „Wenn-dann-Regeln“ aufzustellen, z.B.: Wenn man Rohwaren einkauft, dann muss die Planlieferzeit größer 0 sein. Denn für die Anlieferung der Waren durch Lieferanten muss mindestens ein Tag veranschlagt werden. Darüber hinaus war es uns wichtig, dass die Regeln bei der Bearbeitung von Stammdaten automatisch angewendet werden. Dafür wurden die für den Anlage- und Änderungsprozess erarbeiteten Prüfregeln als Queries im SAP-System angelegt.

ITM: Wie sah der zeitliche Projektablauf aus?
Stau: Das Regelwerk erstellten wir im Juli 2014, die endgültige Entscheidung zugunsten der Voquz-Methode erfolgte im November 2014; im Juni 2015 gingen wir mit der neuen Lösung dann live.

ITM: Welche Ausschlusskriterien gab es bei der Auswahl des Projektpartners?
Stau: Das Preis-/Leistungsverhältnis des Anbieters muss stimmen; zudem müssen alle erstellten Regeln gleichzeitig prüfbar sein. Während des Auswahlverfahrens hatten wir uns ein Software-Add-on von Apicon angesehen, das aufgrund der Investitions- und anschließender Lizenzkosten etwa vier Mal so teuer gekommen wäre wie die Voquz-Lösung.

Gries: Bei Voquz bezahlten wir ausschließlich für die Beratung. Der Dienstleister vermittelte uns, wie man die Regelwerke mit jedem Standard-SAP-System abbilden und überprüfen kann, ohne dass Anschaffungs- oder jährliche Lizenzgebühren anfallen. Zudem können wir nach Einarbeitung seitens des Dienstleisters inzwischen selbstständig Regeln erstellen, ohne Software-Anpassungen vornehmen zu müssen.

ITM: Wie funktioniert die Stammdatenpflege in der Praxis?
Stau: Die korrekte Abbildung der Regeln wird den Nutzern via Ampelsystem angezeigt: Fehlen notwendige Informationen bei den Stammdaten, schaltet die Ampel auf rot und der User muss Daten korrigieren bzw. nachpflegen.

Klimt: Da das Ampelsystem beim Anlegen von Datensätzen noch nicht greift, prüfen wir neue Stammdaten einmal pro Woche automatisiert.

ITM: Welche Vorteile brachte die neue Vorgehensweise mit sich?
Klimt: Insbesondere beim ersten Prüflauf bzw. der Erstbereinigung der Datensätze gab es viele Korrekturen. Parallel dazu haben wir versucht, die betroffenen Mitarbeiter für die korrekte Datenpflege zu sensibilisieren.
Zu Projektbeginn hatten wir uns das Ziel gesetzt, eine Datenqualität von 85 Prozent zu erreichen. Inzwischen haben wir sogar 98 Prozent von insgesamt 10.000 Stammdatensätzen korrekt gepflegt. In meiner Funktion als Supply Chain Analyst überprüfe ich dabei die Datensätze jede Woche und finde nur noch wenige fehlerhafte Datensätze vor.

ITM: Was zählt zu den Aufgabengebieten eines Supply-Chain-Analysten?
Klimt: Zum einen bin ich für die Definition, Erhebung und Analyse von Kennzahlen zuständig, die die Abläufe innerhalb der Lieferkette betreffen. Zum anderen stelle ich standortübergreifend die Stammdatenqualität für die dispositiven Prozesse sicher.

ITM: Inwiefern können sich Stammdaten verändern?
Gries: Die Zahl unserer Stammdatensätze hat sich in den vergangenen Jahren rapide erhöht: zum einen aufgrund unserer Internationalisierung, in deren Rahmen wir viele Neukunden in verschiedenen Ländern hinzugewonnen haben. Zum anderen besetzen wir immer mehr Nischen mit Spezialprodukten, für die kleine Chargen produziert werden.

Klimt: Außerdem ändern sich insbesondere die dispositiven Stammdaten im Verlauf des Lebenszyklus. Ein Material startet z.B. als „Make to Order“-Artikel. Im weiteren Verlauf wird der Artikel dank regelmäßiger Nachfrage vom Kunden auf Lager, also „Make to Stock“, produziert. Damit verändern sich diverse Stammdatenausprägungen.

ITM: Inwieweit haben Sie Ihre Niederlassungen in die Stammdatenpflege eingebunden?
Klimt: Wir steuern die Anwendung des Regelwerks von der Hansestadt aus. Daneben gibt es an jedem Standort Verantwortliche, die mit dem ERP-System eigenständig die Produktionsplanung für ihr Werk durchführen. Von der Zentrale aus können wir feststellen, ob nach den vorgegebenen Regeln und Prozeduren gearbeitet wird. Auf diese Weise entwickeln die Prozesse der Tochtergesellschaften kein Eigenleben und verbiegen auch nicht das ERP-System.

ITM: Wie haben die Mitarbeiter das Projekt aufgenommen?
Stau: Von den von Beginn an beteiligten Abteilungen wurde das Vorhaben sehr gut angenommen. Vor allem die schnell erkennbaren positiven Ergebnisse haben die Mitarbeiter motiviert.

Klimt: Parallel dazu haben wir mit Jochen Brüggen in der Geschäftsleitung einen Sponsor, dem das Thema „Stammdaten“ sehr am Herzen liegt. Er erhält unsere monatlichen Analysen und freut sich darüber, wie viele Datensätze inzwischen ­korrekt vorliegen.

ITM: Wie aufwendig war das Projekt?
Stau: Wir haben für die Umsetzung 17 Beratertage benötigt, wodurch die Kosten im überschaubaren Rahmen blieben. Zudem entstanden keine Folgekosten, da mit der heutigen Vorgehensweise weder Lizenz- noch Wartungsgebühren anfallen. Vielmehr wurde die Lösung mit besonderen Kniffen und dem bestehenden SAP-System realisiert. So mussten wir weder teure Add-ons anschaffen noch uns in die Abhängigkeit zu einem weiteren SAP-Partner begeben.

ITM: Welche weiteren Projekte sind für die Zukunft geplant?
Gries: Nach intensiver Entwicklungs- und Testphase haben wir zum 1. April 2016 unsere ERP-Prozesse auch im südamerikanischen Werk in Chile ausgerollt. Dabei wurde das Regelwerk auf den neuen Standort und dessen Besonderheiten adaptiert, was wir selbstständig und ohne externe Hilfe realisieren konnten. Das heißt, dass auch wir generell für jedes Werk Ausnahmen der Regeln zulassen können.

ITM: Welchen Rat können Sie Anwender­firmen hinsichtlich ihrer Stammdaten generell mit auf den Weg geben?
Gries: Wer sich innerhalb der SAP-Welt näher mit der Stammdatenpflege beschäftigen möchte, sollte sich unbedingt der Query-Technik widmen, da man sich mit deren intelligenter Handhabe den Einsatz teurer Add-on-Lösungen sparen kann. Investieren muss man dabei allein in den Know-how-Aufbau der Mitarbeiter, um die Nutzung der eingesetzten Standard-Software besser ausreizen zu können. Der Vorteil dieser Methoden ist überdies, das sie sich für jede Branche anwenden lassen.

Die H. & J. Brüggen KG
Das mittelständische Familienunternehmen der Nahrungsmittelindustrie verarbeitet Getreide zu Frühstücksflocken und anderen Cerealien-Produkten. Dabei werden z.B. Cornflakes, Müsli und Müsliriegel unter der Hausmarke Brüggen, den Zweitmarken Holstenmühle und Joe‘s Farm sowie unter einer Vielzahl von Handelsmarken vertrieben. Bei letzteren handelt es sich um „Private Label“ von Einzelhändlern und Discountern.

Gründung: 1868
Standorte: Hauptsitz in Lübeck, Niederlassungen in Polen, Frankreich, Chile
Mitarbeiter: weltweit rund 1.200
Umsatz im letzten abgelaufenen Geschäftsjahr: ca. 300 Mio. Euro