Standard und Cloud first

Die Digitale Transformation verlangt Unternehmen ein Maß an Agilität und Effizienz ab, das sich nur mithilfe einer hochmodernen, offenen und flexiblen IT-Infrastruktur erzielen lässt, deren Herzstück eine integrierte ERP-Software bildet. Doch die Realität sieht in vielen Fällen anders aus. Oft stellt sich die Situation so dar, dass die Firmenzentrale in Deutschland mit einer modernen ERP-Software arbeitet, die einzelnen Standorte aber unterschiedliche, zum Teil lokale IT-Lösungen nutzen. Vielfach verwenden Unternehmen mit nur einem einzigen Standort aber auch unterschiedliche selbst entwickelte Applikationen. So oder so entstehen Datensilos.

Den Ausweg aus diesem Dilemma bringt eine konsequente IT-Modernisierung, bei der Technologie- und Managementberatungen wie z.B. die Münchener ICB GmbH vor allem Mittelständlern als Sparrings-Partner auf Augenhöhe wichtige Hilfestellung leisten können.

Greenfield-Ansatz mit Cloud-First-Strategie

Als Mittel der Wahl kommt der Greenfield-Ansatz infrage, also der Aufbau eines neuen ERP-Systems in der Cloud auf der „grünen Wiese“. Er ermöglicht es, einen digitalen Unternehmenszwilling ohne technologische Altlasten zu schaffen und sämtliche Geschäftsprozesse auf das digitale Geschäftsmodell auszurichten, sodass ein Unternehmen sich in der Cloud „neu gründen“ kann.

Vorhandene IT-Systeme, ob Legacy, ERP, Multi-ERP oder ein Mix aus unterschiedlichen IT-Lösungen, werden bei diesem Ansatz durch ein Cloud-ERP entweder komplett ersetzt – oder noch so lange weiter betrieben wie nötig. Das neue Cloud-ERP kann somit ohne Abhängigkeiten von vorhandenen Altanwendungen wachsen – und Legacy-Systeme lassen sich systematisch zurückbauen.

Am Beginn steht eine Bestandsaufnahme des Status quo, die auch die „Nachbarlösungen“ anderer Anbieter einbezieht – CRM, Webshop, „Product Information Management (PIM)“, MES oder Lagermanagement. Daraus wird als Zielbild eine passgenaue und schlanke Cloud-Architektur abgeleitet. Anschließend erfolgt die Auswahl der passenden Cloud-ERP-Plattform. 

Dabei ist u.a. darauf zu achten, dass die bidirektionale Synchronisation mit den benachbarten IT-Lösungen über Standardschnittstellen erfolgt statt über teure Middleware. Wichtig ist auch die Etablierung eines effizienten Datenmanagements, das die Datenqualität erhöht und somit ein schlagkräftiges Data Analytics ermöglicht. Unverzichtbare Bestandteile bei einer Cloud-ERP-Einführung sind die Analyse und die Bewertung der Geschäftsprozesse. Dafür empfiehlt es sich, die aufgenommenen Anforderungen mit Branchenstandards abzugleichen, die auf Prozesslandkarten der wichtigsten Branchen, praxisbewährten Best Practices und den Standardfunktionen von Marktführern basieren.

Standard First

Zugleich ist im Sinne des Standard-First-Ansatzes darauf zu achten, unterstützende Geschäftsprozesse so weit wie möglich mit den vordefinierten Standardfunktionen des ausgewählten Cloud-ERP abzubilden. Kosten- und zeitaufwendige Zusatzprogrammierungen werden so weitgehend vermieden und damit das Risiko, dass diese nach einem Software-Upgrade, das bei Cloud-ERP-Systemen in kurzen Intervallen erfolgt – Stichwort Evergreen-IT –, nicht mehr funktionieren.

Hier kommt die 60-30-10-Regel ins Spiel. Nach dieser Regel haben 60 Prozent aller Unternehmensprozesse unterstützende Funktion, z.B. Purchase-to-Pay, und können mit Standardfunktionen stabil und kosteneffizient abgedeckt werden. Dann gibt es die sogenannten Hotspots. Das sind Prozesse oder Prozessbestandteile, die auch wertschöpfend oder ein Alleinstellungsmerkmal für das Unternehmen sein können und die der ERP-Standard nicht vollständig abbildet. In diesen Fällen ist eine Anpassung oder sogar eine Zusatzprogrammierung nötig und sinnvoll. Bei 30 Prozent dieser Prozesse lassen sich die Anforderungen in der Regel durch Konfiguration oder Customizing mit überschaubarem Aufwand anpassen.

Bei ungefähr 10 Prozent aller unternehmensspezifischen oder wertschöpfenden Prozesse ist dagegen die Entwicklung einer maßgeschneiderten Cloud-nativen Webanwendung oder mobilen App notwendig. Solche Erweiterungen sind als No-Code-/Low-Code-basierte Frontend-Lösung anzubinden, die den ERP-Kern nahtlos ergänzen, aber nicht verändern und auf derselben Cloud-Plattform wie das Cloud-ERP entwickelt und betrieben werden. Da, wo z.B. Microsoft Dynamics 365 als Cloud-ERP zum Einsatz kommt, sind Power Apps oder Power Automate die erste Wahl zur Erstellung entsprechender Applikationen. 

End-User-Motivation von Beginn an

Maßgeblich zum Projekterfolg und zur Akzeptanz bei den späteren End-Usern trägt die frühzeitige Heranführung an das neue Cloud-ERP bei. Voraussetzung dafür ist, sehr schnell einen Prototypen aufzubauen, in den bereinigte Kerndaten aus dem alten ERP-System übernommen werden. Mit dieser „Software zum Anfassen“ werden die späteren End-User ins Boot geholt und ermutigt, ihre Erfahrungen sowie Verbesserungsvorschläge einzubringen. Um kostenintensive Change Requests auf ein Minimum zu reduzieren, sollte jeder Änderungswunsch einer Kosten-Nutzen-Bewertung unterzogen werden. Das und der Einsatz agiler Einführungsmethoden, mit deren Hilfe sich Änderungswünsche, aber auch neue Anforderungen schnell und flexibel umsetzen lassen, beschleunigen die Implementierung.

Die Greenfield-Implementierung eines SaaS-Cloud-ERP ist nicht nur ein IT-, sondern vor allem ein Business-Projekt, das die Möglichkeit bietet, Prozesse und darüber hinaus das gesamte Unternehmen neu zu denken und auf die Zukunft auszurichten: z.B. mithilfe wettbewerbsdifferenzierender digitaler Services und datengetriebener Geschäftsmodelle. 

Allerdings zieht eine solche Transformation nicht unerhebliche Struktur- und Organisationsveränderungen nach sich, die zu bewältigen eine Herausforderung darstellt. Zu den sensiblen Aufgaben gehört es, die Sorgen der Beschäftigten vor einem Kontrollverlust – Stichwort Aufbrechen von Silodenken – von Beginn an durch ein aktives und kluges Changemanagement abzubauen und Vertrauen zu schaffen. Dann steht dem Erfolg beim Wandel zu einem digitalen Unternehmen nichts mehr im Weg.

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