Telefonkonferenzen per Smartphone

Die Vorteile einer Telefonkonferenz über das Smartphone im Vergleich zum Festnetztelefon liegen auf der Hand: Man ist flexibler, da nicht an den Schreibtisch gebunden, leichter zu erreichen, die Arbeitszeit kann besser eingeteilt und damit effizienter genutzt werden. Insbesondere Mittelständler, kleinere Betriebe wie Handwerker oder Selbstständige, aber auch Außendienstmitarbeiter größerer Unternehmen profitieren von dieser Flexibilität. Geschäftsreisende können von unterwegs aus telefonieren und sich abstimmen, Pendler halten ihre ersten Telefon-Meetings bereits auf dem Weg zur Arbeit ab und Büroarbeiter sind vermehrt im Home Office tätig – und bleiben dennoch mit Kunden und Kollegen in engem Kontakt. Wer über das Smartphone telefoniert, muss jedoch einige Regeln beachten.

An erster Stelle steht ganz klar die Qualität des Gesprächs und damit der Handyempfang. Ein Funkloch durch mangelnde Verbindung oder einen langen Tunnel sollte vermieden werden. Das gilt vor allem für Auto- und Zugfahrer. Hinzu kommt die Geräuschkulisse: Für Telefonkonferenzen sollte immer ein ruhiger Ort ohne laute Hintergrundgeräusche aufgesucht werden. Zudem sollte immer die Mute-Taste gedrückt werden, wenn man gerade nicht redet. Dies sollte für alle Teilnehmer ein Gebot der Höflichkeit sein.

Damit der Teilnehmer nicht von Außengeräuschen gestört wird, sollte im Idealfall ein Kopfhörer genutzt werden. So nerven der Bagger von der Baustelle nebenan oder die Sirene des Krankenwagens nicht beim Zuhören. Zudem sind die Hände frei, um gegebenenfalls mitschreiben zu können. Ein ruhiger Ort bietet den Vorteil, vor lauschenden Ohren geschützt zu sein. Denn in der Bahn oder am Flughafen hören Menschen in der Nähe besonders gerne zu. Vorsicht ist besonders bei geschäftskritischen Informationen geboten.

Das Thema „Qualität“ ist bereits bei der Auswahl des Telefonkonferenzanbieters zu beachten. So sollte geprüft werden, über welche Leitung die Telefonkonferenzen abgehalten werden. Idealerweise werden die gleichen Leitungen wie die des Festnetzanbieters genutzt, dies verspricht Sofortkonferenzen in Festnetzqualität.

Auf der sicheren Seite – Sofortkonferenz sperren

Hinzu kommt die Sicherheit. So sollte ein Anbieter gewählt werden, der auf Telefonkonferenzen spezialisiert ist und zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen anbietet. Beispielsweise die Möglichkeit, eine Sofortkonferenz zu sperren, wenn alle Teilnehmer eingewählt sind.

Zudem stellen sich technische Fragen: Muss eine Software installiert werden? Ist eine Rückbestätigung nötig, bevor telefoniert werden kann? Idealerweise wird ein Anbieter gewählt, mit dem sofort lostelefoniert werden kann – unabhängig ob vom Telefon oder vom Handy aus, ohne Wartezeit oder Software-Installation oder gar einer Vertragsbindung.

Drei Tipps für eine sichere Telefonkonferenz

• Geben Sie Einwahldaten und PINs nie an unbeteiligte Dritte weiter.
• Wählen Sie einen Telefonkonferenzanbieter, der eine Lock-Funktion anbietet. Mit dieser können Sie eine Konferenz sperren, sobald sich alle eingeladenen Teilnehmer im Gespräch befinden.
• Achten Sie bei der Auswahl des Anbieters darauf, dass bei der Einwahl einer Person eine automatische Ankündigung erfolgt, im Idealfall mit Namen.

Quelle: Powwownow


* Der Autor Rob Gorby ist Marketing Director bei Powwownow

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