Und, wie läuft‘s zuhause?

Nachdem im Sommer 2020 erste Lockerungen der Corona-Auflagen dafür sorgten, dass zwischenzeitlich einige Mitarbeiter wieder an ihren Präsenzarbeitsplatz zurückkehrten, gelten seit Ende letzten Jahres erneut verschärfte Kontaktverbote. Und spätestens seit diesem Zeitpunkt ist vielen Menschen schmerzlich klar geworden: Ein „Back to Business“ wird es so schnell nicht mehr geben. Pessimistische Einschätzungen gehen sogar so weit zu sagen, ein Prä-Corona-Zustand, wie wir ihn gewohnt waren, sei vollends ausgeschlossen. Das bedeutet auch, dass remote Arbeiten dauerhaft in der Gesellschaft angekommen ist. Inzwischen haben das zahlreiche Unternehmen erkannt und deshalb in Sachen „Homeoffice-Strategie“ aufgerüstet. „Viele Unternehmen standen gerade zu Beginn der Pandemie vor dem Problem, dass mobile Endgeräte für Mitarbeiter nicht ausreichend vorhanden waren. Dementsprechend haben viele Unternehmen in den letzten Monaten in den Kauf oder das Leasing von Geräten investiert und die technologischen Grundlagen für die Arbeit im Homeoffice eingeführt oder bestehende erweitert“, stellt denn auch Markus Adolph, Gründer und Geschäftsführer von EBF, fest. Dazu zählt er VPN-Lösungen, Kommunikations- und Videokonferenz-Software oder Zugriffsmöglichkeiten auf interne Ressourcen. „Von diesen Lösungen profitieren die Unternehmen auch in der zweiten Homeoffice-Phase“, stellt Adolph fest. Dennoch, bemängelt der Experte, fehle oft noch eine genaue Vorstellung davon, welche Rolle Remote Work in Zukunft im Unternehmen spielen soll. Ihr Repertoire an Homeoffice-Angebote sei häufig nur kurz- oder mittelfristig geeignet. Seine Forderung lautet: richtige Konzepte, deren Umsetzung auch weitere Investitionen sowie die Zusammenarbeit mit Experten erfordern. Immerhin gebe es viele Aspekte zu beachten, um einen sicheren, produktiven und zugleich nutzerfreundlichen Arbeitsplatz aufzusetzen, wie er zu bedenken gibt.

Remote-Lösungen sind gefragt

„Remote Work ist ein Trend, der sich in den letzten Jahren verstärkt hat, aber die Pandemie hat diesen Prozess beschleunigt. Die neue SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung ruft nun alle Unternehmen, die sich weiterhin gegen Fernarbeit stellen, dazu auf, Mitarbeitern Homeoffice zu ermöglichen“, sagt Sion Lewis, Vice President EMEA bei Logmein, und ergänzt: „Bereits im vergangenen Jahr sind die Absätze bei Videokonferenz-Tools, Remote-Support- oder Remote-Access-Lösungen stark gestiegen. Die Nutzung von Videokonferenzen und virtuellen Meetings erlebte einen Anstieg um das Zehnfache und der Fernzugriff wurde für viele Unternehmen essenziell.“ Die Nutzung der Fernzugriffsprodukte seines Unternehmens sei im Vergleich zur Zeit vor der Pandemie um bis zu 400 Prozent gestiegen. Auch die Nutzung des Fern-Supports habe stark zugelegt, da der IT-Helpdesk in vielen Unternehmen virtuell erfolge. Entsprechende Lösungen des Anbieters seien auf dem Höhepunkt der Pandemie um ca. 50 Prozent häufiger genutzt worden.

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Doch was hat sich im Laufe des letzten Jahres an der technischen Ausstattung der Mitarbeiter im Homeoffice verändert? Während es im Frühjahr noch darum ging, rasch den Lockdown zu überbrücken, kam die zweite Welle quasi mit Ansage. „Der Umzug zu einer vollständig remote arbeitenden Belegschaft praktisch über Nacht war eine Herausforderung, auf die die meisten Unternehmen nicht vorbereitet waren. Wir stellten fest, dass es nicht nur um die Wahl der richtigen Technologie ging, sondern auch um angepasste HR-Praktiken und Richtlinien zur Unterstützung der Belegschaft“, sagt dazu Sion Lewis. Im Nachhinein betrachtet hätten Unternehmen weiter blicken sollen, als sich nur auf eine Übergangs- oder Notlösung für den ersten Lockdown im Frühjahr 2020 vorzubereiten, resümiert er weiter. Da die zweite Welle der Pandemie die vergangenen Monate weiter gewütet und die meisten Familien wieder komplett in den Lockdown, ins Homeoffice oder Homeschooling verfrachtet habe und Lockerungen noch nicht abzusehen seien, müsse Remote Work als ganzheitliches Arbeitsmodell weitergedacht werden. Beim Thema Homeschooling, so der Experte, sei insbesondere der Hardware-Aspekt nicht hinreichend bedacht worden. „Nicht jede Familie mit mehreren Kindern besitzt genügend Laptops oder Tablets, um die digitalen Lernmodelle konsequent umzusetzen“, sagt er. Auch die zunehmende Netzbelastung vor allem im ländlichen Raum mache sich bemerkbar, sodass remote zu arbeiten weiterhin erschwert bleibe, wenn es um die Übertragung von großen Datenmengen oder die Durchführung von Videokonferenzen gehe, kritisiert Lewis. Daher müsse die Überprüfung der Anforderungen an die Netzwerklast eine erhöhte Priorität haben, fordert er.

Virtueller Meeting-Frust

Hand aufs Herz – wer war nicht schon mindestens einmal genervt, weil bei der Videokonferenz das Bild schlecht, der Einwahlvorgang langwierig oder die Verbindung gescheitert war? Dennoch vertrauen weiterhin zu viele Unternehmen den kostenlosen Meeting-Räumen der großen Anbieter wie Microsoft, Zoom und Co. Auch die Vermischung von beruflicher und privater Nutzung von Anwendungen kann zum Problem werden – ein Anwalt aus Texas hat dies Anfang des Jahres auf herzerweichende Weise erfahren, als er mit einem Katzenfilter auf dem Gesicht zu einer virtuellen Verhandlung erschien und zur Internet-Berühmtheit wurde. „Die kostenfreien Versionen von Konferenzlösungen bringen – je nach Anbieter – häufig einen eingeschränkten Funktionsumfang mit“, weiß auch Markus Adolph von EBF. Meetings seien hinsichtlich der Zeit und der Teilnehmeranzahl begrenzt und könnten nicht aufgezeichnet werden. Auch könnten Teilnehmer oft keine virtuellen Hintergründe nutzen, die für Privatsphäre und Datenschutz sorgen, sich nicht per Telefon von unterwegs ins Meeting einwählen oder Konferenzen über den geschäftlichen Kalender planen, so seine Erfahrung. „Diese Funktionen sind aber für eine professionelle Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Kollegen wichtig und helfen, die Privatsphäre von Nutzern zu wahren“, macht er deutlich. Falls das Remote-Work-Modell langfristig und nachhaltig umgesetzt werde, sei daher der Einsatz einer professionellen Lösung zu empfehlen. Das biete laut Adolph auch den Vorteil, dass Unternehmen mehr Einfluss darauf haben, wie und wo die Daten, die während der Videokonferenz entstehen, gespeichert werden. Und noch etwas: „Ungeachtet dessen sollten Unternehmen Videokonferenz-Software insbesondere hinsichtlich des Datenschutzes genau prüfen. Die Berliner Datenschutzbehörde hat in einem aktuellen Test einigen Anbietern Mängel nachgewiesen“, warnt der Fachmann. Unternehmen seien angehalten, Richtlinien zu definieren, welche Videokonferenzlösungen zu beruflichen Zwecken genutzt werden dürfen.

„Professionelle Lösungen bieten den Vorteil gezielter Sicherheits-Features“, ergänzt Logmein-Mann Sion Lewis. So erfüllten z.B. Lösungen seines Unternehmens die gängigen Sicherheitsstandards und Anforderungen an Sicherheitsprotokolle wie TLS/SSL und viele weitere. Die Organisatoren könnten darüber hinaus mehr Kontrolle über die Sitzungen erhalten, indem Teilnehmer z.B. einzeln verifiziert werden können, bevor sie teilnehmen. Auch könne das Teilen von Inhalten über die Bildschirmfreigabe auf den Moderator beschränkt werden. „Dies alles sorgt für mehr Sicherheit in der Online-Kommunikation per Video als bei kostenfreien Lösungen“, erklärt Lewis.

Safety First

Wenn der Rechner ruckelt oder der Drucker mal wieder hakt, ist im Homeoffice oftmals kein schneller IT-Support verfügbar. Das führt einerseits zu Unzufriedenheit, andererseits aber auch dazu, dass die Mitarbeiter an eigenen Lösungen „tüfteln“ – mit unterschiedlichem Erfolg. „IT-Probleme sorgen bei vielen Mitarbeitern zu Frust, da sie nicht wie gewohnt mit ihrer Arbeit weitermachen können. Sie müssen warten, bis jemand aus dem IT-Team verfügbar ist und sich um das Problem kümmern kann“, bestätigt Sion Lewis von Logmein. Nutzen Mitarbeiter private Geräte und Netzwerke, bestehe zusätzlich das Problem, dass es auch an der privaten IT-Umgebung liegen könnte, auf die die Administratoren keinen Zugriff haben. Eine Lösung sind seiner Ansicht nach Fernwartungstools mit Funktionen wie Kamera-Sharing oder Co-Browsing. Diese erleichterten die Kommunikation, da sich IT-Administratoren in Absprache Zugriff auf den Desktop verschaffen können, um so das Problem direkt und nicht nur über Anweisungen an den IT-fremden Mitarbeiter zu beheben.

Doch nicht nur technische Probleme, auch Angriffe von außen können schnell zum Problem werden, weiß Markus Adolph: „Zu Beginn der Corona-Krise waren viele Unternehmen nicht auf den Umzug ins Homeoffice vorbereitet oder haben die Dauer der Maßnahmen unterschätzt. Das hat dazu geführt, dass vieles ad hoc umgesetzt wurde, was hohe Sicherheitsrisiken mit sich bringen kann. Denn genau darauf warten Cyberkriminelle: auf mobile Arbeitsplätze, die nicht ausreichend abgesichert sind“, betont er. Ziel sollte es laut Adolph immer sein, den Arbeitsplatz zu Hause genauso abzusichern wie den im Büro. Das benötige Vorbereitung und Planung sowie die richtigen Technologien. „Und auch die Rolle der Nutzer wurde häufig unterschätzt. Ist das Arbeiten von zu Hause zwar sicher, schränkt aber den Arbeitsfluss ein, mindert das die Zufriedenheit, Akzeptanz und die Produktivität der Nutzer – drei Faktoren, die für den Erfolg von Remote Work enorm wichtig sind“, fügt er hinzu. Er rät daher zu Enterprise-Mobility-Management- und Unified-Endpoint-Lösungen (EMM bzw. UEM), da sie zentrale Funktionen für die Umsetzung des Remote-Work-Ansatzes mitbringen. „Per UEM lassen sich aus der Ferne sämtliche mobilen Endgeräte verwalten und gemäß der Sicherheitsrichtlinien konfigurieren“, erklärt der Experte. Auch Mobile-Security-Lösungen, die Geräte gegen Cyberangriffe absichern und mögliche Bedrohungen erkennen, ließen sich per UEM verteilen, wie er erläutert. „Viele UEM-Lösungen bringen bereits ein integriertes VPN mit, welches den Datenverkehr zwischen dem mobilen Endgerät und den IT-Systemen des Unternehmens in Echtzeit verschlüsselt und so die Verbindungen absichert“, sagt der EBF-Geschäftsführer. Per UEM werden ihm zufolge zudem auch die Vergabe von Zertifikaten und die Nutzung von kontextbasierten Anmeldeverfahren ermöglicht, welche für eine nutzerfreundliche Authentifizierung sorgen.

Das Arbeiten im Homeoffice hat, so viel ist klar, auch seine Schattenseiten. Allerdings steht man erst am Anfang einer Entwicklung, an deren Ende sich möglicherweise dauerhaft hybride Ansätze etablieren. Das findet auch Sion Lewis: „Wenn sich Unternehmen also offen zeigen für diese neue, flexible Form des Arbeitsplatzes, dann ist Remote Work eine tolle Alternative zur reinen Präsenzarbeit in Büros. Unter normalen Umständen gewinnen die Mitarbeiter so ein großes Stück Freiheit“, betont er. „Das sorgt grundsätzlich für mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern und wirkt sich positiv auf die Bindung zum Unternehmen und die Motivation bei der Arbeitsleistung aus“, so das Fazit des Experten.

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