Unified Communications im Mittelstand präsent?

ITM: Herr Ehses, wie aufgeschlossen sind mittelständische Unternehmen für einen Einsatz von Unified-Communications-Lösungen?
Robert Ehses: In Sachen Unified Communications sind Mittelständler verglichen mit Großunternehmen noch immer zurückhaltend. Die Investitionskosten und häufig auch Skepsis gegenüber Sicherheit, Zuverlässigkeit sowie Flexibilität halten Unternehmen davon ab, auf ein UC-Modell umzustellen. Genauer betrachtet, erweisen sich diese Bedenken jedoch oft als unbegründet.

Lösungen speziell für kleine und mittlere Unternehmen, die für einen effizienten Geschäftsablauf sowie einen schnellen Return on Investment (ROI) sorgen, sind bereits auf dem Markt. So haben wir im Rahmen der Cebit mit unserer Openscape Business X1 Appliance eine neue Lösung vorgestellt, die insbesondere auf die Bedürfnisse von Firmen mit bis zu 30 Mitarbeitern ausgelegt ist. Die enthaltenen Voice-, UC- und Mobility-Funktionen ermöglichen einen universellen Zugriff auf Geschäftsanwendungen sowie eine schnelle Interaktion mit Kunden.

ITM: Welche Rolle spielt das Thema „Sicherheit“ in diesem Zusammenhang?
Ehses: War Sicherheit in der Vergangenheit bereits ein wesentlicher Punkt bei der Entscheidung für oder gegen eine UC-Lösung, so ist dieser Aspekt in den vergangenen Monaten noch wichtiger geworden. Bisher gaben oft der Preis und die Benutzerfreundlichkeit den Ausschlag. Gerade bei cloud-basierten Services spielen jetzt allerdings auch Parameter wie der Firmenstandort des Anbieters verstärkt eine Rolle. Weitere essentielle Bestandteile einer sicheren UC-Lösung sind eine ausreichende End-to-End-Verschlüsselung, lokale Datenspeicherung sowie eine sichere Mandantenfähigkeit.

ITM: Wie können Mittelständler von Unified Communications profitieren?
Ehses: Firmen können ihre laufenden Kosten mit Systemen wie IP-Telefonie deutlich reduzieren. Zudem lassen sich Kundenservices über verschiedene Kanäle hinweg sowie die Produktivität im Betrieb insgesamt verbessern. Dabei ist es möglich, bestehende Ressourcen auszuschöpfen. Unsere Openscape-Business-Lösung erlaubt Mittelständlern beispielsweise, ihre Sprachinfrastrukturen zu behalten, voll auf IP zu setzen oder einen Mischbetrieb einzurichten.
Insbesondere Mittelständler, die ihr Geschäft expandieren und Büros an mehreren Standorten eröffnen oder bereits unterhalten, können die Erreichbarkeit und letztlich die Produktivität ihrer Mitarbeiter erhöhen. Alle Mitglieder eines Teams werden in die Lage versetzt, standortunabhängig zusammenzuarbeiten. Dabei haben die Angestellten jederzeit Zugriff auf alle relevanten Anwendungen und Informationen.

ITM: Was sollte man bei der Einführung beachten?
Ehses: Vor der Entscheidung für eine UC-Lösung sollten die Verantwortlichen exakt definieren und überprüfen, welche Ziele erreicht werden sollen und wie ein technologisches Konzept diese Ansprüche in der Praxis umsetzen kann. Je nach Geschäftsmodell und Zielsetzung kann es beispielsweise ausreichend sein, Mitarbeitern ausschließlich Zusatzfunktionen wie Präsenzmanagement zur Verfügung zu stellen. Sollen Funktionen wie Video Conferencing und Web Collaboration integriert werden, sind die Umstellungen in der IT-Infrastruktur aufwendiger.

Oftmals ist es mit der Implementierung einzelner UC-Module möglich, die Kundenzufriedenheit sowie die Effizienz der Mitarbeiter zu steigern sowie Kosten zu senken. Dies gelingt beispielsweise über eine Mobility-Lösung mit sogenanntem One-Number-Service. Ob ein On-Premise-, Cloud- oder Hybrid-Modell gewählt wird, hängt in erster Linie von den finanziellen Zielen des Unternehmens, seinem Sicherheitsdenken sowie den Anforderungen durch seine Geschäftsprozesse ab.

ITM: Welche sind in der Praxis die größten Herausforderungen?
Ehses: Bei einer Migration hin zu einer UC-Lösung sind sowohl technische als auch organisatorische Aspekte zu beachten. Grundsätzlich sind die technischen Voraussetzungen in jedem Unternehmen unterschiedlich. Daher muss die UC-Lösung spezifisch an die vorhandene Umgebung angepasst werden. Eine Herausforderung in diesem Zusammenhang stellt die Kombination von Time-Division-Multiplexing- (TDM) mit IP-Technologie dar. Aktuell setzen noch viele Firmen aus verschiedenen Gründen TDM und konvergente Systeme ein. Spezielle Anforderungen wie Notruffunktionalitäten, DECT-Installationen, Faxgeräte, modembasierte Wartungssteuerung und ähnliches machen dann ein Zusammenspiel von herkömmlicher und innovativer Technologie notwendig.

Aus organisatorischer Sicht gilt es vor allem, die Mitarbeiter und deren Bedürfnisse miteinzubeziehen. UC-Lösungen können erst dann ihr volles Potential entfalten, wenn die Mitarbeiter die Lösungen ohne Schwierigkeiten anwenden. Dabei sollten das Anwenderverhalten sowie die Nutzung der neuen Möglichkeiten kontinuierlich überwacht und verbessert werden.