„Unsere Devise lautet: Cloud First“

ITM: Herr Gutknecht, Herr Albrecht, oftmals scheuen vor allem kleinere Unternehmen die ERP-Einführung, etwa wegen des Kostenfaktors oder weil sie befürchten, mit der Komplexität des Systems überfordert zu sein. Inwiefern sind diese Sorgen berechtigt?
Jan Gutknecht: Zweifel sind aus unserer Sicht heutzutage unberechtigt. Das war sicher früher ein Faktor – bei selbstbetriebenen und speziell an Kundenbedürfnisse angepassten ERP-Systemen. Gerade letzteres bringt Komplexität und steigert die Kosten. Hier fand jedoch ein Umdenken statt. Heute führen wir Lösungen anhand von Best-Practice-Fällen aus der jeweiligen Branche ein. Darauf aufbauend nehmen wir in einem Fit-to-Standard-Ansatz die notwendigen Anpassungen an die spezifischen ERP-Prozesse des Betriebs vor.

Tino Albrecht: Dieser Ansatz achtet darauf, dass möglichst viele Unternehmensprozesse gemäß den Standard-Einstellungen abgebildet werden. Weil wir als Anbieter das ERP-System betreiben, senken wir Komplexität für das Unternehmen maßgeblich. So können wir ERP-Projekte kostengünstiger und schneller umsetzen.

ITM: Warum sollten kleine und mittlere Unternehmen nicht auf ein ERP-System verzichten? Inwieweit lohnen sich ERP-Lösungen auch für Start-ups?
Gutknecht: Kleine Unternehmen und Start-ups fokussieren sich zu Recht sehr stark auf ihr Produkt bzw. ihren Service. Damit wollen sie sich auf dem Markt durchsetzen. Für den langfristigen Erfolg benötigen sie allerdings einen zweiten Baustein: operationale Exzellenz. Sie benötigen leistungsfähige und skalierbare Geschäftsprozesse. Das haben Geschäftsführer von KMU oder Gründer sowie ihre Mitarbeiter eher selten im Blick. Sobald das Produkt im Markt Akzeptanz findet, ist die operationale Exzellenz erfolgskritisch. Genau hier setzt ein ERP-System an und bietet die stabile Basis für Wachstum. Die Unternehmen sollten darauf achten, dass sie die Geschäftsprozesse möglichst schlank einführen. Das gelingt mit Best-Practices. Wächst das Unternehmen, dann kann sich das ERP-System anpassen. Häufig reichen zu Beginn die Prozesse Order-to-Cash, Procure-2-Pay und Record-to-Report. Später kommen dann beispielsweise Hire-to-Retire oder Design-to-Operate hinzu. Alle bestehenden Prozesse werden zu Ende-zu-Ende-Geschäftsprozessen verlängert:

• Design-to-Operate
• Idea-to-Market
• Source-to-Pay
• Plan-to-Fulfil
• Lead-to-Cash
• Recruit-to-Retire
• Acquire-to-Decommission
• Booking-to-Expense. 

Albrecht: Je früher im Lebenszyklus eines Start-ups langfristig tragbare und stabile Geschäftsprozess mit einem System eingeführt werden, desto stärker ist der Effekt. Es ist viel einfacher, wenn das Unternehmen erst 100 Beschäftigte zählt. Neu hinzukommende Mitarbeitende werden das ERP-System einfach als Standard akzeptieren. Ist das Unternehmen dann aber auf 600 Beschäftigte angewachsen, müssen die Unternehmen eine deutlich größere Anzahl an Menschen schulen, das Change Management wird schwieriger, die Widerstände nehmen zu.

ITM: Welche ERP-Funktionen sind insbesondere für kleinere Unternehmen wichtig?
Gutknecht: Kleinere Unternehmen profitieren stark von ERP-Systemen für die wesentlichen Kernprozesse. Dazu gehören Funktionen wie Order-to-Cash, Procure-2-Pay und Record-to-Report. Je nach Branche kommen weitere Features wie Design-to-Operate hinzu. Wichtig ist, zunächst eine stabile Basis an Funktionen aufzubauen. Diese können Unternehmen dann sukzessive ergänzen. Im Zuge einer Expansion lässt sich das ERP-System problemlos auf weitere Länder übertragen. 

ITM: Welche Stolpersteine sollten KMU bei der Implementierung einer neuen ERP-Software beachten?
Gutknecht: Unternehmen sollten nicht den Fehler machen, in einer Art Big-Bang-Verfahren einen weltweiten Roll-Out zu verfolgen. Langfristig profitabler ist es, einen Minimum-Viable-Product-Ansatz (MVP) anzuwenden. Dieser beinhaltet die wichtigsten ERP-Funktionen für ihr Tagesgeschäft und lässt sich nach und nach um weitere Funktionen ergänzen. Unser Tipp: Mit einem kleinen Anwendungsfeld der ERP-Lösung starten, die Akzeptanz bei den Mitarbeitern steigern und die Lösung gezielt ausbauen. Das beschleunigt den Return on Investment (ROI).

Albrecht: Anstatt eigene Prozesse zu definieren und eins zu eins umzusetzen, ist es oft hilfreicher, auf Best Practices zu vertrauen. Eigenentwicklungen lohnen sich nur, um ein Differenzierungsmerkmal oder einen Wettbewerbsvorteil stärker herauszustellen. Der Best-Practice-Ansatz ist weniger komplex und effizienter. Trotz MVP sollte der große Scope von Beginn an mitgedacht werden. Nur so sind die Ausbaumöglichkeiten langfristig gewährleistet. Man sollte daran denken, dass es sich bei der Wahl des ERP-Systems um einen Plattformentscheid handelt.

ITM: Wann bzw. unter welchen Voraussetzungen sollten KMU Ihrer Meinung nach auf ein ERP-System aus der Cloud, wann auf eine On-Premises-ERP-Lösung setzen?
Albrecht: Unsere Devise lautet: Cloud First. Es gibt nur noch wenige Fälle für Start-ups und KMU, bei denen eine On-Premise-Lösung aufgrund der verfügbaren Infrastruktur notwendig ist. Cloud-ERP-Systeme gewährleisten ohne Weiteres eine große Breite und funktionale Tiefe der Prozesse. Die Frage ist vielmehr, entscheide ich mich für eine SaaS-Lösung oder für eine etwas flexiblere Private-Cloud-Anwendung. Ersteres ist sinnvoll, wenn das Unternehmen in einem überschaubaren Marktumfeld mit einer klaren Perspektive handelt, oder wenn, wie etwa in der Professional-Service-Industrie, wenig Prozesstiefe vorherrscht. Letzteres, wenn die Entwicklung des Unternehmens noch nicht klar vorhersehbar ist oder die gesetzlichen oder regulatorischen Anforderungen noch nicht vollständig definiert sind. Ein weiterer Fall wäre, wenn das Unternehmen in einem dynamischen Marktumfeld agiert – hier sind flexible Änderungen an den eigenen Prozessen die Basis für den Erfolg. 

ITM: Häufig sind ERP-Systeme für eine bestimmte Betriebsgröße ausgelegt – was sollten stark wachsende und expandierende Unternehmen in Bezug auf die Skalierbarkeit beachten?
Gutknecht: Unternehmen sollten sich darauf konzentrieren, dass sich das System und seine Funktionen langfristig einsetzen lassen. Schließlich begleitet die Plattform den Betrieb für einen längeren Zeitraum. Unternehmen müssen zu Beginn prüfen, ob das System über funktionale Tiefe und Breite verfügt – das heißt, ob es sich modular aufbauen lässt und dadurch kurzfristige Anpassungen entsprechend der Unternehmensziele umsetzen kann. Eine Entscheidung für ein ERP-System ohne Weitsicht kann fatale Folgen haben und sogar einen Systemwechsel bei laufendem Betrieb nach sich ziehen. Wenn ein ERP-System in einer starken Wachstumsphase ausgetauscht werden muss, kostet das wertvolle Zeit – dann geht es Ihnen wie dem Formel-Eins-Fahrer, der während eines Rennens den Reifen wechseln muss.

ITM: Aktualisierungen und Updates von ERP-Systemen verbinden viele Unternehmen mit hohem Aufwand. Inwiefern ist die Sorge berechtigt? Wie lässt sich der Aufwand möglichst geringhalten?
Gutknecht: Unternehmen müssen das Rad nicht neu erfinden:

• Die SAP Best-Practices sind vorkonfigurierte, integrierte und sofort verfügbare Geschäftsprozesse. Sie basieren auf der Erfahrung und dem Wissen aus einer Vielzahl von Kundenprojekten.
• Bezieht der Kunde sein ERP-System als Software-as-a-Service (SaaS), dann kümmert sich der Anbieter um alle Updates.
• Anpassungen als Side-by-Side: Sie können Ihr ERP-System um zusätzliche Funktionalitäten erweitern, ohne bestehende Systemfunktionen zu verändern. Der ERP-Kern wird nicht angetastet; stattdessen werden Extensions über entsprechende Schnittstellen angebunden.

ITM: Welche Trends sehen Sie in Bezug auf die Weiterentwicklung von ERP-Systemen?
Albrecht: Modulare Entkoppelung in Geschäftsprozesse und in der Folge, modulare Business Capabilities für eine größtmögliche funktionale Abdeckung der Anforderungen eines Unternehmens bei einem gleichzeitig schlanken Ansatz.

Bildquelle: SAP