„Unstrukturierte Daten sind wie der Wolf im Schafspelz“

ITM: Herr Bieler, was müssen Unternehmen mit Blick auf ihre vorhandenen Daten vor der Cloud-Migration beachten?
Bieler: Auf keinen Fall sollten bei einer Migration einfach alle lokal gespeicherten Daten per Copy-and-paste in die Cloud verschoben werden. Wie beim Umzug in eine neue Wohnung sollte man sich zuerst einen Überblick verschaffen und Altlasten aussortieren. Auch wenn das selbstverständlich klingt, ist es für viele Unternehmen eine riesige Herausforderung. Sie sehen sich in diesen Moment mit unüberschaubaren Datenmengen konfrontiert, die sich oft über Jahrzehnte angesammelt haben. Häufig befinden sich personenbezogene und geschäftskritische Daten darunter, die besonders restriktiv behandelt werden müssen.

ITM: Warum können unstrukturierte Daten ein großer Stolperstein beim Wechsel in die Cloud sein?
Bieler: Jede Cloud-Migration führt zu Informations- und Cyberrisiken. Unstrukturierte Daten sind dann wie der Wolf im Schafspelz. Ein Datenabfluss durch eine Cyberattacke hat völlig unkalkulierbare Folgen, wenn niemand weiß, welche Daten überhaupt in der Cloud gespeichert waren. Ein weiterer Stolperstein ist oft die vertragliche Bindung an einen der internationalen Cloud-Anbieter, die nicht an europäisches Datenschutzrecht gebunden sind. Unternehmen müssen dann in Deutschland für Risiken geradestehen, die sie nicht abschätzen können. Auch an diesem Punkt lohnt sich also die Bereinigung und effiziente Speicherung von unstrukturierten Daten („clean & lean data“). Denn je kleiner die Datenmenge ist, umso schneller und einfacher lassen sich Anbieterwechsel durchführen. Dadurch sinkt gerade bei Mittelständlern die Gefahr für das sogenannte Vendor Lock-in. Darunter versteht man, dass sich Anbieterwechsel wegen hoher Migrationskosten nicht mehr rentabel umsetzen lassen.

ITM: Welche Vorteile hat es, seinen Datenbestand vor der Cloud-Migration zu bereinigen?
Bieler: Jede Organisation wird von einer Datenbereinigung profitieren. So verläuft die Migration reibungsloser, risikoärmer, schneller und kostengünstiger. Bei einer Bereinigung können je nach Branche und Unternehmenstypus bis zu 80 Prozent der Daten gelöscht werden. Da kann man sich gut vorstellen, wie deutlich die Kosten für Hardware, Strom, Speicherung und Datenmanagement sinken, wenn diese Daten kontinuierlich gelöscht werden. Kontinuierlich ist in diesem Zusammenhang ganz wichtig. Unstrukturierte Daten fallen täglich an und das mit einer Wachstumsrate von durchschnittlich 44 Prozent pro Jahr. Die Datenbereinigung muss daher unbedingt regelmäßig und automatisiert erfolgen. Ein effizientes Datenmanagement und eine flexible Cloud-Umgebung sind ganz wichtige Key Facts für agiles Arbeiten und die Mitarbeiterbindung.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Was verbirgt sich hinter dem Begriff „Dark Data“ und wie können sie gefunden und weiterverarbeitet werden?
Bieler: Dark Data ist der unbekannte, ungenutzte und meist überflüssige Datenbestand. Manuell bräuchte man Jahrzehnte, um diese Dateien zu analysieren und zu kategorisieren. Nur leistungsfähige Technologie ist hier der Schlüssel, um Dark Data zu eliminieren. Ein erster Schritt ist die Identifikation und Löschung von Dubletten innerhalb der Dark Data. Darauf folgt die Datenanalyse, also die Kategorisierung mittels Klassifizierungen und syntaktischen Funktionen. So lassen sich eventuell noch vorhandene geschäftskritische oder sensible Dateien herausfiltern und ROT-Daten erkennen. Darunter versteht man Daten, die redundant, obsolet und trivial sind. Diese Kategorisierung ist der Ausgangspunkt, um Datenlöschungen durchzuführen und mit automatisierten Regeln eine kontinuierliche Pflege sicherzustellen. Für die Migration können die Dateien dann weiter aufbereitet werden. Eine Datenkompression kann z.B. das Speichervolumen senken und eine Verschlüsselung besonders sensible Daten schützen.