„Viel Potenzial zum Energiesparen“

ITM: Herr Bechler, welchen Stellenwert besitzt das Output-Management in Zeiten zunehmender Digitalisierung?
Bechler: Trotz eines stetigen Rückgangs der Volumina beim Drucken aufgrund zunehmender Digitalisierung und einem Fokus auf möglichst papierlose Prozesse hat das Output-Management nach wie vor einen hohen Stellenwert. Es haben sich lediglich die Schwerpunkte verlagert. In der Vergangenheit standen bei Output-Management-Lösungen vor allem das Kosten-Management und die Möglichkeit, die betriebliche Effizienz beim Drucken zu verbessern, im Vordergrund. Heute sind es vor allem das Richtlinien-Management und die Nutzerauthentifizierung sowie deren Vorteile. Letztere umfasst beispielsweise die Anpassung an branchen- und unternehmensinterne Compliance – einschließlich der Einhaltung von gesetzlichen Regularien wie der DSGVO – sowie Maßnahmen zur Minderung von Sicherheitsrisiken beim Drucken und Scannen.

ITM: Inwieweit hat sich das Druckverhalten der deutschen Mittelständler in den letzten Jahren gewandelt?
Bechler: Wenn gedruckt wird, dann oftmals nicht über den Server: Dank der stetig steigenden Akzeptanz von sicheren Rechenzentrumslösungen wie AWS und Microsoft Azure verlegen Unternehmen aller Größenordnungen ihre On-Premises-Strukturen und -Prozesse mehr und mehr in die Cloud und die „Vor-Ort-Infrastruktur“ wird zunehmend abgeschafft. Dieser Trend macht dementsprechend auch das serverlose Drucken zu einer immer attraktiveren Alternative. Der weitere Trend, das Output-Management in die Cloud zu verlegen, kommt deshalb auch den Wünschen unserer Kunden nach, die so das Druck-Management für Mitarbeiter im Homeoffice oder Außendienst verbessern möchten.

ITM: Was ist Unternehmen beim Drucken heutzutage besonders wichtig – vor allem mit Blick auf hybride Arbeitsmodelle?
Bechler: Die Verbesserung des Druck-Managements für Mitarbeiter im Homeoffice oder im Außendienst ist wichtig. Dabei geht es natürlich auch darum, die Kontrolle über die Betriebskosten zu behalten bzw. in der Lage zu sein, diese durch das spontane Verlagern von Mitarbeitern ins Homeoffice wiederherzustellen. Das Druck-Management umfasst in diesem Kontext die Authentifizierung von Nutzern, die Abrechnung von Druckern bzw. deren Druckkosten, das Richtlinien-Management und den Pull-Print. Gleichzeitig haben viele Unternehmen Bedenken hinsichtlich der Drucksicherheit in einem hybriden Arbeitsumfeld. Investitionen in Maßnahmen, um diese zu steigern, werden für viele Unternehmen in Zukunft ein zunehmend wichtiger Faktor bei der Budgetplanung sein. Zusätzlich müssen auch die Kunden der Unternehmen über die Bedeutung der Drucksicherheit als Teil der allgemeinen IT-Sicherheitspolitik aufgeklärt werden. Die steigende Akzeptanz von Cloud-basiertem Druck-Management sowie die Bereitschaft, in diese zu investieren, bieten neue Möglichkeiten für Unternehmen, die zunehmend von Vor-Ort-Lösungen abrücken und den hybriden Arbeitsplatz besser verwalten müssen.

ITM: Welche Bedeutung hat das Thema „Nachhaltigkeit“ beim Drucken in Unternehmen?
Bechler: Als einer der Faktoren, die den zunehmenden Wandel hin zu möglichst papierlosen Unternehmensprozessen bedingen, ist Nachhaltigkeit heute bereits wichtig und wird in Zukunft noch wichtiger werden. Nachhaltigkeit ist beim Thema „Drucken“ zudem nicht nur als Hemmschwelle zu verstehen, die es unmöglich macht, in Zukunft wichtige Dokumente auszudrucken, sondern kann auch als Innovationstreiber dienen, die Drucken und Druck-Management schneller, effektiver und kostengünstiger macht.

ITM: Wie lassen sich Drucker bzw. Druckvorgänge besonders nachhaltig und energieeffizient gestalten?
Bechler: Nachhaltigkeit beim Drucken beginnt mit der Beschaffung der dafür passenden Hardware. Idealerweise sind diese aus recycelten Materialien hergestellt, so dass bereits die Herstellungs-, Logistik- und Beschaffungsprozesse so wenig Emissionen wie möglich erzeugen. Hinsichtlich des Energieverbrauchs ist der TEC-Wert (Typical Energy Consumption) des Geräts ein guter Richtwert, aber auch auf den Energieverbrauch im Standby-Modus – in dem sich das Gerät zwangsläufig über längere Zeiträume hinweg befinden wird – sollte geachtet werden. In Kombination mit einem entsprechend akkuraten Bewegungssensor, der den Drucker im regulären Büroalltag erst dann „aufweckt“, wenn ein Mitarbeiter tatsächlich etwas drucken möchte, besteht hier viel Potenzial zum Energiesparen. Eine möglichst niedrige Aufwärmzeit, bis der Drucker betriebsbereit ist, ist ebenfalls zu empfehlen, um den Energieverbrauch so gering wie möglich zu halten. Beim verwendeten Toner in diesem Zusammenhang sollte auch darauf geachtet werden, dass dieser bereits bei niedrigen Temperaturen schmelzen kann und damit verwendungsbereit ist – und dass der Drucker die Tonerkartuschen so weit wie möglich aufbraucht, bevor er sie automatisch auswirft.

ITM: Inwieweit gibt es hier Standards/Vorgaben/Zertifizierungen, an denen sich Druckerhersteller orientieren müssen?
Bechler: Der Blaue Engel ist als Branchenstandard für die Nachhaltigkeit von Druck-Hardware nach wie vor wegweisend. Bei der Beschaffung von Neugeräten sollten Unternehmen unbedingt darauf achten, dass der Anbieter entsprechend mit ihm zertifiziert ist.

ITM: Welche Trends im Output-Management für das Jahr 2023 sind schon jetzt erkennbar?
Bechler: Vor dem Hintergrund der zunehmenden Nutzung von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen und der damit einhergehenden Verlagerung von Druckprozessen in Cloud-Umgebungen werden sicherheitstechnische Aspekte wie Richtlinien-Management und Nutzerauthentifizierung immer wichtiger werden. Natürlich spielen dabei auch immer strengere Compliance- und Datenschutzrichtlinien, sowohl von Seite des Gesetzgebers als auch als allgemein erwarteter Branchenstandard, eine große Rolle. Unternehmen werden sich in Zukunft zunehmend darauf fokussieren, unabhängig vom Standort des Mitarbeiters, den Druckvorgang so effizient, nachhaltig, sicher und Compliance-technisch einwandfrei zu gestalten wie möglich.

Bildquelle: Sharp