Virtuelle Telefonie im Kommen

ITM: Herr Son, inwieweit sind virtuelle Telefonanlagen für Mittelständler interessant und werden von diesen bereits konkret nachgefragt bzw. eingesetzt?
David C. Son: Cloud-basierte Telefonanlagen bieten Flexibilität und Kostenvorteile. Der exportorientierte deutsche Mittelstand kann hier besonders von den niedrigen Kosten für Auslandsgespräche profitieren. Wirecloud ist außerdem die erste Cloud-basierte Telefonanlage, die auch für den Mittelstand  zRTP-verschlüsseltes Telefonieren ermöglicht. Bisher waren Anlagen, die Gespräche sicher verschlüsseln, zu kompliziert und für den Mittelstand nicht erschwinglich. Noch sind Cloud-Lösungen im Mittelstand wenig bekannt, doch der Markt wächst rasant.

ITM: Welche konkreten Möglichkeiten bietet eine virtuelle Telefonanlage im Vergleich zu einer herkömmlichen Telefonanlage?
Son: Virtuelle Telefonanlagen bieten absolute Flexibilität, weil sie dynamisch mit dem Unternehmen wachsen können und dabei Trends, wie die nomadische Nutzung oder Heimarbeit, perfekt integrieren. So können Mitarbeiter z.B. unabhängig von ihrem Aufenthaltsort nahtlos in die Unternehmenskommunikation eingebunden werden. Flexibilität ergibt sich auch aus Möglichkeiten, zahlreiche Systeme wie z.B. CRM- und Ticket-Systeme nahtlos an die Telefonie anzuschließen. Außerdem sind virtuelle Telefonanlagen kostengünstiger als herkömmliche Telefonanlagen. Minuten- und Grundgebühren sind niedriger, Kosten für Hardware, Leitungen, doppelte Verkabelung, Strom und Wartung entfallen komplett. Neue Features können durch Updates eingebunden werden.

ITM: Auf dem Markt tummeln sich bereits zahlreiche Anbieter virtueller Telefonanlagen. Worauf sollten Mittelständler bei der Auswahl von Dienstleister und Lösung achten?
Son: Die Dienstleister unterscheiden sich vor allem hinsichtlich ihrer angebotenen Features. Nicht alle Anbieter können spezielle Anforderungen, wie z.B. die eines Callcenters, abdecken. Für F&E-intensive Branchen ist eine sichere verschlüsselte Verbindung besonders wichtig.

ITM: Welche technischen Voraussetzungen muss ein Anwender erfüllen, der zukünftig auf virtuelle Telefonie setzen möchte?
Son: Voraussetzungen einer virtuellen Telefonanlage sind ein Breitbandinternetanschluss (100KBit/Sekunde pro gleichzeitigem Gespräch up und down) und eine IP-Verkabelung. In Städten ist das Standard. Ansonsten arbeiten wir mit Partnern zusammen, die eine entsprechende Internetanbindung realisieren können.

ITM: Wie gestaltet sich die Installation/Integration einer virtuellen Telefonanlage im/ins Unternehmen? Mit welchem Aufwand ist sie verbunden?
Son: Ein wesentlicher Vorteil bei der Integration einer virtuellen Telefonanlage ist, dass die Anlagen, noch vor der Installation beim Kunden, vorkonfiguriert werden. Wir installieren dann die vorkonfigurierte bzw. auf die Bedürfnisse unserer Kunden abgestimmte Telefonanlage zunächst parallel zu der schon bestehenden Telefonanlage. Die Portierung, bzw. die Umstellung auf die neue Telefonanlage wird dann zumeist am frühen Morgen durchgeführt, so dass das Unternehmen die Unterbrechung kaum spürt. Der finanzielle Aufwand ist natürlich von der Anzahl der Mitarbeiter und den speziellen Anforderungen abhängig.

ITM: Was sind hierbei häufige Stolpersteine?
Son: Natürlich müssen sich die Mitarbeiter zunächst an den Umgang mit den neuen Telefonen gewöhnen. Erfahrungsgemäß geht das aber sehr schnell.

ITM: Ändern sich bestehende Rufnummern?
Son: Nein, bestehende Rufnummern können einfach zu uns portiert werden. Die Portierung findet in der Regel ohne Unterbrechung statt, so dass die Telefonie nicht unterbrochen wird. Zusätzlich dazu bieten wir aber auch diverse Servicerufnummern sowie ausländische Rufnummern an.

ITM: Welche Hardware findet sich letztlich beim Anwender? Telefoniert er mit Headset oder kann er für die virtuelle Telefonie auch ein herkömmliches Telefon nutzen?
Son: Der Anwender kann je nach Bedarf verschiedene Modelle nutzen und integrieren. Wirecloud kann etwa über ein Hardphone, genauer genommen ein VoIP-Gerät, das aussieht wie ein herkömmliches Telefon, oder auch über ein Multizellen-Dect-Gerät, das eine größere Fläche abdecken kann, genutzt werden. Außerdem können Kunden die Lösung mit Headsets über ein Softpone auf dem Rechner oder auch durch die entsprechende App auf dem Smartphone nutzen. Bis auf die Endgeräte entfällt aber in jedem Fall sämtliche Hardware, sprich besonders die eigentliche Telefonanlage im Keller.

ITM: Wie gestaltet sich die Flexibilität einer virtuellen Telefonanlage, wenn das Anwenderunternehmen expandiert, z.B. neue Mitarbeiter oder gar Standorte hinzukommen?
Son: Eine virtuelle Telefonanlage wächst mit ihren Kunden. Unser Abrechnungsmodell beruht auf dem „Pay-As-You-Go“-Prinzip; neue Nebenstellen können so schnell und einfach dazu gebucht werden. Ebenso können mehrere Standorte mit der gleichen virtuellen Anlage betrieben werden: Der Kunde meldet weitere Nebenstellen an, bestellt die Telefonnummern mit der entsprechenden örtlichen Vorwahl und kann nach der Einrichtung softer oder harter Endgeräte lostelefonieren. Auch ein Umzug gestaltet sich einfach. Zieht man innerhalb der gleichen Stadt um, reicht es z.B., die bestehenden Endgeräte einfach an das Internet am neuen Standort anzuschließen.

ITM: Welche technischen Probleme können grundsätzlich auftreten und wie erfolgen Wartungen/Reparaturen?
Son: Da die komplette Telefonanlage über das Internet läuft, sind Internetausfälle ein Problem. Dieser Herausforderung begegnen wir, indem wir bei einem Internetausfall beim Kunden die Gespräche auf deren Mobiltelefone weiterleiten.

ITM: Wie ist es um die Sicherheit bei virtuellen Telefonanlagen bestellt?
Son: Wir setzen im Vergleich zu unseren Wettbewerbern nicht auf eine Datum-Asterisk-Anlage und haben keine zentralisierte Architektur. Stattdessen benutzen wir eine Shared-Nothing-Architektur: Nicht nur laufen die Komponenten innerhalb unserer Rechenzentren redundant, sondern auch über verschiedene Rechenzentren auf Deutschland verteilt. Weiter bieten wir eine End-To-End-Verschlüsselung für die Gespräche an, so dass keiner die Gespräche mithören kann. Nicht mal wir. Das sehen wir bei unseren Wettbewerbern nicht. Bei der End-To-End-Verschlüsselung setzen wir auf zRTP. Das ist eine Technologie, die von dem PGP-Erfinder Phil Zimmermann entwickelt wurde. In der aktuellen Auswertung der Snowden-Dokumente durch den Spiegel wurde festgestellt, dass die NSA keine Zugriffsmöglichkeit auf Gesprächsinhalte hat, die mit zRTP verschlüsselt wurden.

ITM: Welche Abrechnungsmodelle sind bei virtuellen Telefonanlagen üblich?
Son: Üblicherweise setzen sich die Kosten aus den Grundgebühren pro Nebenstelle sowie aus den Gesprächsgebühren zusammen. Viele Dienstleister bieten auch Flatrates an. Bei uns kostet so eine Flatrate fürs deutsche Festnetz 3,99 Euro und eine All-Net-Flat 9,99 Euro pro Nebenstelle.

ITM: Wie ist es um die Kündbarkeit bestellt?
Son: Wir setzen auf Flexibilität für unsere Kunden – auch in Punkto Kündbarkeit. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt einen Monat und es kann monatlich zum Monatsende gekündigt werden.

ITM: Werden virtuelle Telefonanlagen Ihrer Meinung nach die herkömmlichen Telefonanlagen zukünftig verdrängen?
Son: Definitiv, wir spüren das z.B. an dem großen Ansturm an Kunden und deren Feedback. Eine Studie der Pierre Audoin Consultants (PAC) ergab, dass 50 Prozent der deutschen Unternehmen, bei einem derzeitigen Durchdringungsgrad von unter 5 Prozent, innerhalb der kommenden drei Jahre einen Umstieg auf Cloud-basierte Lösungen planen. Der Trend könnte auch dadurch befeuert werden, dass die Telekom bis 2016 komplett auf VoIP-Telefonie umstellen wird.