04.03.2015 Im Gespräch mit Mike Riegler, PMG Projektraum Management

Virtueller Datentransfer

Von: Mariele Wolbring

Interview mit Mike Riegler, Geschäftsführer der PMG Projektraum Management GmbH aus München, über Auswahlkriterien für eine Datenraumlösung und wie dadurch ein revisionssicherer Datenaustausch sichergestellt ist

Laut Mike Riegel von PMG Projektraum Mangament ist ein Datenraum für ein mittelständisches Unternehmen grundsätzlich eine gute Wahl, wenn es Daten revisionssicher mit Externen teilen möchte.
„Bei der Wahl einer Datenraumlösung müssen vor allem hinsichtlich der Sicherheitsvorkehrungen einige Aspekte beachtet werden“, weiß Mike Riegler, Geschäftsführer der PMG Projektraum Management GmbH.

ITM: Herr Riegler, wann benötigen Mittelständler einen Datenraum?
Mike Riegler: Grundsätzlich ist ein Datenraum für ein mittelständisches Unternehmen eine gute Wahl, wenn es Daten revisionssicher mit Externen teilen möchte. Kunden nutzen unsere Cloud-Lösung beispielsweise hauptsächlich für den Informationsaustausch bei Merger and Acquisitions oder Immobilienverkäufen. Aber auch für Gremien- bzw. Vorstandskommunikation und Forschungsprojekte eignet sich ein Datenraum.

ITM: Warum ist der Datenaustausch per E-Mail nicht ausreichend?
Riegler: Bei geschäftskritischen Transaktionen wie einer Übernahme müssen Firmen große Datenmengen in kurzer Zeit austauschen. Da stößt ein E-Mail-Postfach schnell an seine Grenzen. Zudem entsteht leicht Verwirrung über die letzte Version eines Dokumentes. Mit einem Datenraum in der Cloud können Projektbeteiligte zentral auf aktuelle Informationen zugreifen, denn beim Upload einer neuen Datei wird die vorherige Version archiviert und über einen Verteiler informiert die Plattform über neue Dokumente per E-Mail. Zudem protokolliert ein Datenraum jede Aktivität der Nutzer, so lässt sich nachvollziehen, wer wann Zugriff auf welche Informationen hatte. Darüber hinaus werden Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert, per E-Mail können geschäftskritische Informationen leicht abgefangen werden.

ITM: Welche Tipps haben Sie für Mittelständer bei der Auswahl einer Lösung?
Riegler: Datenräume kommen in Projekten mit sehr knappen Fristen zum Einsatz. Da bleibt oft keine Zeit für eine Schulung. Die Software muss sich also intuitiv allen Nutzern erschließen. Sonst werden diese versuchen, sie zu umgehen. Zudem unterstützen spezifische Module wie Q&A (Questions & Answers) oder Vertragsmanagement eine effiziente Projektarbeit. Darüber hinaus sollte geprüft werden, wie gut einzelne Module ineinandergreifen – können beispielsweise Daten von einem Modul ins andere übernommen werden?

Ein Punkt, der ebenfalls geprüft werden sollte ist, ob es sich um eine reine Cloud-Lösung handelt oder ob die Installation von Software nötig wird. Lösungen, die ohne Plug-ins funktionieren, bieten Usern eine größere Flexibilität im Hinblick auf die genutzten Endgeräte.

Ein anderes Kriterium kann die Up- und Downloadgeschwindigkeit sein. In ländlichen Gegenden lohnt ein Vergleichstest mit Demodaten. Wenn die Übertragungsrate nicht so groß ist, machen Kleinigkeiten schon einen spürbaren Unterschied aus.

ITM: Welche Standards sollten Unternehmen hinsichtlich der Sicherheit beachten?
Riegler: Eine Selbstverständlichkeit bei jeder Cloud-Lösung sind die Datenverfügbarkeit und die Datenschutz- sowie Sicherheitsvorkehrungen. Eine ISO-27001-Zertifizierung des Rechenzentrums gehört hier zu den Mindestanforderungen. Außerdem deuten unabhängige Kontrollen wie Penetrationstests auf ein hohes Sicherheitsniveau hin. Auch Gütesiegel wie Software Hosted in Germany vom Bundesverband IT-Mittelstand e.V. zeugen von Qualität.

Beachtet werden sollte zudem, dass die Daten in Europa und noch besser in Deutschland gespeichert werden. Eine genaue Risikobetrachtung sollten Anwender vornehmen, wenn der Datenraumdienstleister eine Tochter einer ausländischen Firma z.B. aus den USA ist, da dann entsprechendes Landesrecht gilt.

ITM: Was ist darüber hinaus wichtig bei der Auswahl?
Riegler: Zu bedenken sei der Dateien-upload, je nach Projekt können das mehrere Tausend Seiten sein. Wenn ein Teil der Unterlagen noch aus Papierakten besteht, müssen diese digitalisiert und eingestellt werden. Einige Datenraumdienstleister bieten hier zusätzliche Services an und stellen die Akten strukturiert auf die Plattform ein. 