Voller Überblick über die Finanzströme

Die in Münster ansässige Proinnovera GmbH versteht sich als One-Stop-Shop für die Durchführung klinischer Studien. Mit seinen ca. 80 Mitarbeitern hat sich das Unternehmen besonders auf dermatologische Präparate spezialisiert. Der Dienstleister steuert den gesamten Prozess: von der Auswahl der Prüfzentren über die Datenauswertung bis zur Qualitätssicherung. Im Fokus steht immer das gleiche Ziel: die Marktzulassung für das jeweilige Medikament oder Produkt.

Umfassende Restrukturierung

Vor einigen Jahren leitete das Unternehmen einen Restrukturierungsprozess ein, mit dem auch die Finanzabteilung neu aufgestellt wurde. „Eines der ersten Projekte, die wir angingen, war die Umkrempelung der Rechnungsfreigabe“, erläutert Erik Kolb, Director Finance & Digital Strategy. An die vorherige Arbeitsweise erinnert er sich gut: „Die Freigabe lief via E-Mail. Neue Rechnungen trafen über unseren zentralen Posteingang ein, von wo sie an den entsprechenden Fachbereich weitergeleitet wurden. Dort prüften die zuständigen Kollegen, ob alles korrekt ist, und füllten ein spezielles Formular aus. Anschließend schickten sie alles zurück in die Buchhaltung, die die Rechnungen vorkontiert an unser Steuerbüro übergab.“

Nicht nur die Abläufe bei der Freigabe sollten schneller und effizienter werden, es galt auch, einen Überblick über die Finanzströme zu gewinnen und diese steuerbarer zu machen. „Wichtig war, dass es eine digitale Datenübergabe an Datev gibt und man nichts händisch übertragen muss. Außerdem sollte es möglich sein, mehrere Freigabestufen einzurichten – etwa für die inhaltliche Prüfung, die Finance-Abteilung und die Geschäftsführung“, so Kolb. Über den Datev-Marktplatz wurde das Team von Proinnovera schließlich auf das Workflow-System Flowwer aufmerksam.

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Nachdem die Entscheidung für die Lösung gefallen war, galt es, diese im Unternehmen zu etablieren. „Digitalisierungsprojekte bringen immer Herausforderungen mit sich und leben von der Akzeptanz der Belegschaft. Auch bei uns waren einige Mitarbeiter skeptisch – denn die Abläufe hatten ja grundsätzlich funktioniert. Es gab aber auch viele Fürsprecher, die die Probleme mit dem alten System erkannten“, so Kolb. Besonders hebt er die Unterstützung durch das Team hinter der Lösung hervor. Aufgrund stetiger Weiterentwicklungen können auch Sonderfälle, die zuvor Probleme verursachten, abgebildet werden. Kolb hierzu: „Der Support ist hervorragend.“

Effiziente und transparente Buchhaltung

Nach einiger Zeit zieht das Unternehmen nun ein positives Zwischenfazit. Kolb hebt hervor, dass der Rechnungsfluss ohne Systembrüche auskommt und die Kommunikation am Beleg hängt – mühsames Durchsuchen alter E-Mail-Verläufe gehört der Vergangenheit an. „Außerdem werden die Freigeber erinnert, wenn es noch offene Belege gibt“, ergänzt er. Allein in der Finance-Abteilung können so etwa sieben Arbeitsstunden pro Woche gespart werden. „Wir haben über 50 Mitarbeiter in verschiedene Flows eingebunden und können flexibel Anpassungen vornehmen, ohne Mehrkosten“, so der Director Finance.

Die neu aufgesetzte Rechnungsfreigabe war entscheidend, um die Buchhaltung vom Steuerbüro in die eigenen Reihen zu überführen. „Unser Steuerberater macht eigentlich nur noch den Jahresabschluss“, so Kolb. Für die Zukunft sieht sich Proinnovera gut aufgestellt. Nichtsdestotrotz wünscht sich Kolb Anpassungen, mit denen noch transparenter gearbeitet werden könnte: „Auf Projektebene wäre es praktisch, wenn man im Voraus ein Budget für die Kostenstellen festlegen könnte, von dem automatisch die freigegebenen Rechnungssummen abgezogen werden. So hätte man vollen Überblick über den Stand der Dinge.“ Das Anliegen hat er bereits mit dem Anbieter der Software besprochen, weswegen er sicher ist, dass eine solche Funktion bald verfügbar sein wird. Da weitere Gruppenunternehmen gegründet wurden, besteht zudem die Option, die Software noch breiter einzusetzen. „Aktuell lohnt es sich nicht, für jedes Tochterunternehmen eine eigene Lizenz zu beschaffen – aber wir wollen ja wachsen“, so Erik Kolb.

Proinnovera GmbH

Branche: Pharmadienstleister (CRO)
Gründung: 2007
Hauptsitz: Münster
Mitarbeiter: ca. 80
Umsatz: ca. 10 Mio. Euro

Erik Kolb
Alter: 34 Jahre
Ausbildung: Studium der Wirtschafts­wissenschaften (TU Dortmund) sowie
Data Analytics & Management (Frankfurt School)
Berufliche Stationen: PwC, LBBW,
Mitgründer von zwei Healthtech-Start-ups, Mitgründer der DynamiQ GmbH, seit 2020 bei der Proinnovera GmbH Derzeitige Position: Director Finance & Digital Strategy

Kurz und knapp

In unserem Betrieb spielt die Informations- und Kommunikationstechnologie (ITK) …
... eine zentrale Rolle bei der Effizienzsteigerung sowie der datenbasierten Entscheidungsfindung.

In unserer Branche muss IT-seitig in der Regel am meisten investiert werden ...
... in intelligente und gleichzeitig sichere Systeme, denn wir arbeiten mit kritischen Patienten- und Forschungsdaten.

Die notwendigen Mittel vorausgesetzt, würde ich ...
... in ein Projekt investieren, das eine Plattform für Software-Lösungen in der klinischen Forschung entwickelt – eine Art „App Store“ mit dem Ziel, Integration, Datenaustausch und -auswertung zu verbessern. Hintergrund: Der Markt für Lösungen in der klinischen Forschung ist stark fragmentiert. In unseren Projekten arbeiten wir mit unterschiedlichen Software-Systemen, die untereinander nicht integriert sind. Dies führt oft zu Datenredundanz, Aufwand und limitierten Möglichkeiten, große Datenmengen schnell auszuwerten.

Von ITK-Anbietern für den Mittelstand erwarte ich, dass ...
... sie anwenderfreundliche, einfach zu implementierende und auf Kundenbedürfnisse abgestimmte Lösungen bieten.

Optimaler Support zeichnet sich dadurch aus, dass ...
... er kompetent und schnell ist.

Bildquelle: Prioinnovera