14.02.2022 DMS-Lösung implementiert

Von der Quelle bis zum Feinschliff

Die Gebrüder Rhodius GmbH & Co. KG meistert den digitalen Wandel mit der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems.

Vor ca. 200 Jahren wurde das Unternehmen Rhodius mit Sitz in Burgbrohl gegründet und hat heute zwei Geschäftsbereiche: Mineralquellen und Getränke und Schleifwerkzeuge.

Ein modernes Dokumenten-Management-System (DMS) ist Grundvoraussetzung für ein zeitgemäßes Daten-Management. Der Getränkehersteller aus Burgbrohl setzt daher auf die Einführung eines DMS von Proxess, das sämtliche Informationen und Daten schnell, zuverlässig und kompetent verarbeitet. Die Herausforderung liegt dabei in den getrennten Geschäftsbereichen, die zwar separate Archive benötigen, aber gemeinsam von der Holding verwaltet werden. Das DMS bietet dazu die passende Lösung.

Optimale Integration in beide ERP-Systeme

Im ersten Schritt werden die aus den beiden eingesetzten ERP-Systemen, Infor LN ERP und INTEGRA ERP, ausgehenden Verkaufsunterlagen archiviert. Die von den ERP-Lösungen bereitgestellten Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Ausgangsrechnungen können jetzt automatisch direkt in der Lösung archiviert werden. Die Verschlagwortung erfolgt dabei über eine separate Indexdatei.

Im zweiten Schritt werden Eingangsbelege eingescannt und archiviert. Die Warenrechnungen werden zunächst in einen Pool im DMS-Archiv erfasst, dann im ERP bearbeitet und über das Barcode-Verfahren nachträglich indexiert und zugeordnet. Seit 2021 werden auch Kostenrechnungen digital verarbeitet. Egal ob sie per Post oder als PDF per E-Mail eingehen – sie werden durch die Belegerkennung ausgelesen und in einen digitalen Prüfungs- und Freigabe-Workflow übergeben. Nach ihrer Verbuchung werden die Rechnungen automatisch mit der Dokumentation aller Bearbeitungsschritte zur langfristigen Archivierung an das Archiv übergeben. Ein weiterer wichtiger Punkt ist für den Getränkeproduzenten auch die komplette Übernahme der Personalakten und der Gehaltsabrechnungsdaten im DMS. Besonderen Wert legen Geschäftsleitung und Betriebsrat dabei auf detaillierte Zugriffsberechtigungen, damit die sensiblen Daten optimal vor unerwünschtem Zugriff geschützt sind.

Heute hat die Unternehmensgruppe in sechs Datenbanken einige Millionen Dokumente archiviert. Dank des hohen Digitalisierungsgrads können die Mitarbeiter so auch im Homeoffice problemlos auf alle Dokumente und auf die digitalen Workflows zugreifen.

Bildquelle: Proxess