Von der Spesenabrechnung bis zur virtuellen Kreditkarte

ITM: Herr Westerhoven, warum sollten Unternehmen ihr Kosten- und Spesenmanagement digitalisieren?
Thomas Westerhoven: Unternehmen müssen heutzutage digital denken. Diesen Trend hat die Corona-Pandemie signifikant verstärkt. Es wurde klar: All jene Unternehmen, die digital gut aufgestellt sind, dezentral agieren können und Mitarbeiter auch im Homeoffice unterstützen, kommen am besten durch die Krise. Bei solchen Digitalisierungsvorhaben stehen Finanzprozesse und speziell das Kosten- und Spesenmanagement ganz oben auf der digitalen Agenda von Finanzentscheidern. Es geht darum, den Mitarbeitern im Homeoffice dabei zu helfen, operativ tätig zu bleiben und Prozesse schlanker zu gestalten. Dabei sollte eine neue Finanz-Software problemlos in bestehende Prozesse integriert werden können. Bei Payhawk etwa kann mit nur einem Klick eine virtuelle Kreditkarte für den Mitarbeiter erstellt werden. Zudem besteht eine direkte Integration mit dem Buchführungssystem Datev, sodass alle Daten automatisch und direkt verbucht werden können. Altertümliche, papierlastige Prozesse werden somit leicht in die digitale Welt übertragen. 

ITM: Warum tun sich noch viele Mittelständler so schwer damit, ihre Ausgabenkontrolle zu optimieren?
Westerhoven: „Wir haben das immer so gemacht“ ist leider immer noch eine häufige Antwort, die wir von Mittelständlern hören. Das Thema Spesen und Ausgabenkontrolle stand oftmals nie wirklich oben auf der Agenda. Viele sind sich gar nicht bewusst, wie viel Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter verschwendet wird mit dem Sammeln von Belegen und Rechnungen, Spesenanträge ausfüllen und einreichen, Genehmigungsprozesse mit der Personal- und Finanzabteilung koordinieren und Gelder am Monatsende an die Mitarbeiter zurückerstatten. Hier bringt ein smartes Finanztool nicht nur Zeitersparnis, sondern auch die Möglichkeit der Echtzeitkontrolle für Ausgaben aller Art: seien es Kreditkartentransaktionen, Spesen oder Rechnungen. Die Controlling-Abteilung weiß über alle Ausgaben direkt Bescheid und kann bei Bedarf schnell gegensteuern. 

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Welche Rolle werden in Zukunft Synergien zwischen Banken und Fintechs spielen?
Westerhoven: Ich denke, dass die Zusammenarbeit zwischen Banken und Fintechs weiter zunehmen wird. Dadurch werden Entwicklungen entstehen, die ohne ein gemeinsames Arbeiten nicht möglich wären. Wir sehen momentan in Deutschland und Europa eine hohe Nachfrage an Fintech-Lösungen. Markt und Kunden sind bereit, neue Wege einzuschlagen und digitale Produkte auszuprobieren. Die größte Herausforderung für FinTechs ist es, das Vertrauen der Kunden zu gewinnen und langfristig zu bewahren – das gilt sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich. Fintechs können hier noch einiges von etablierten Banken lernen – vor allem von Sparkassen und Volksbanken, die seit Jahrzehnten ein hohes Vertrauen bei ihren Kunden genießen. Auf der anderen Seite können aber auch traditionelle Bankhäuser von Fintechs profitieren. Durch Kooperationen kann die eigene Produktpalette gezielt erweitert werden. Banken können Lösungen und Dienstleistungen anbieten, die ohne externe Tech-Unterstützung nicht so schnell möglich wären. Ich denke, dass es in den nächsten Jahren eine Konsolidierung an Bankprodukten und -dienstleistungen geben wird, sodass uns die Auswirkungen des vollen Umfangs der Synergien zwischen Banken und FinTechs noch bevorstehen. 

Bildquelle: Payhawk