Vorausblicken, um zukunftsfähig zu bleiben

Das Auge ist das wichtigste Sinnesorgan des Menschen. Forscher vermuten, dass mindestens die Hälfte aller Sinneseindrücke über die Augen wahrgenommen und zur Bearbeitung an das Gehirn weitergeleitet. Licht spielt bei diesem hochkomplexen Vorgang eine Schlüsselrolle. Es ist nicht nur für die Qualität der Bilderfassung verantwortlich; mit künstlich erzeugtem Licht ist der Mensch zudem in der Lage, Stimmungen zu beeinflussen und Atmosphäre zu erschaffen.

Eine Erkenntnis, die den Lichtdesigner Axel Meise Ende der 1990er-Jahre dazu veranlasste, das Unternehmen Occhio (ital.: Auge) zu gründen und bei der Entwicklung von Beleuchtungssystemen neue Wege zu beschreiten. Ziel war die Entwicklung eines ganzheitlichen modularen Lichtsystems, das Menschen in die Lage versetzt, die Lichtverhältnisse jedes Raumes ihrer Wohn- bzw. Arbeitsumgebung mittels modernster Technologien wie Bluetooth oder Gestensteuerung ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen. Hochwertige Materialien und ein gleichermaßen zeitloses wie ästhetisches Design runden das Produktkonzept ab.

Das Unternehmen befindet sich in einer dynamischen Wachstumsphase. Lagen die Vertriebsschwerpunkte in der Vergangenheit hauptsächlich in der DACH-Region, möchte Occhio seine Präsenz nicht nur in ausgewählten europäischen Märkten, sondern auch international kontinuierlich ausbauen. Ein wichtiger Baustein der Vertriebs- und Marketingstrategie sind eigene, sogenannte Flagship Stores, und vor allem auch Monobrand Stores gemeinsam mit Partnern, in denen das Unternehmen seine Beleuchtungsphilosophie sowie die darauf basierenden Leuchtensysteme umfänglich präsentiert. Neben dem neuen Flagship Store in Mailand, der im April eröffnet wurde, plant das Unternehmen weitere Geschäftseröffnungen eigener Flagship Stores in Berlin und Shanghai; gemeinsam mit Partnern werden Monobrand Stores z.B. in China, Dubai und Paris eröffnet.

Für die Realisierung und Koordinierung seiner Wachstums- und Internationalisierungspläne benötigt das Unternehmen eine gleichermaßen stabile wie agile IT-Infrastruktur. IT-MITTELSTAND sprach mit Michael Schaub, Director IT bei Occhio, sowie mit dem Solution Architect Sebastian Zühlke über hohe Ansprüche und mutige Entscheidungen, wenn es darum geht, sich von über Jahre gewachsenen, heterogen EDV-Umgebungen zu verabschieden und die IT auf ein neues Fundament zu stellen.

ITM: Herr Schaub, Occhio ist in Europa Marktführer im Bereich „hochwertiger Designleuchten“. Was machen Ihre Konkurrenten?
Michael Schaub: Occhio ist mit dem, was es tut, konkurrenzlos. Kein Unternehmen bietet ein vergleichbares Produktportfolio an. Wenn wir Mitbewerber betrachten, müssten wir andere Unternehmen der Luxusbranche ins Auge fassen, da bei der Kaufentscheidung viel mehr die Wahl „Kaufe ich mir lieber eine schöne Uhr oder leiste ich mir eine neue Leuchte für mein Zuhause?“ ins Gewicht fällt.

ITM: Welche Unternehmensphilosophie kennzeichnet Occhio und was macht – neben den Produkten – den Erfolg des Unternehmens aus?
Schaub: Occhio hat eine klare Mission, die Gründer und Designer Axel Meise immer wieder proklamiert: eine neue Lichtkultur zu etablieren. Es geht darum, die Lebensqualität des Kunden durch hohe Lichtqualität nachhaltig zu verbessern.

ITM: Inwieweit bzw. wie tief ist das Top-Management in IT-Entscheidungen involviert?
Schaub: Das hängt sehr vom Einzelfall ab. Unser Management besitzt eine hohe Affinität zu IT-Themen und ist in der Lage, IT-Themen auf strategischer, teilweise sogar auf technischer Ebene zu diskutieren. Aus diesem Grund ist Occhio, auch was das Thema „Digitale Transformation“ betrifft, gut aufgestellt. Das hat uns zu Beginn der Pandemie, in der Lockdown-Phase, sehr geholfen. Zudem betreiben wir diverse Online- und Partnerportale sowie eine digitale Akademie, in der wir unsere Vertriebspartner rund um unsere Produkte schulen, in denen modernste Digitaltechnik verbaut ist.

ITM: In Zeiten, in denen immer mehr Tätigkeiten mit dem Smartphone erledigt werden, sind sicher auch die „digitalen Ansprüche“ Ihrer Kunden gestiegen.
Schaub: Auf jeden Fall. Unser Ziel ist es, vorausschauend digitale Lösungen für unsere Kunden zu entwickeln, und nicht erst aktiv zu werden, wenn Kunden sie fordern. Auf Basis guter Informationen, schneller Prozesse und einer engen Verzahnung von stationärem Handel und Online-Business möchten wir die Kunden mit gleichermaßen hilfreichen wie „coolen“ Gadgets begeistern und unsere Brand stärken.

ITM: Wie stellte sich die Situation in Ihrer unternehmensinternen Datenverarbeitung in der Vergangenheit dar und was hat Sie veranlasst, über eine grundlegende Restrukturierung Ihrer IT-Landschaft nachzudenken?
Schaub: Die „alte“ EDV-Welt war eine typisch gewachsene Ansammlung von Applikationen wie Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), Dokument-Management-Systemen (DMS) sowie Enterprise Content Management (ECM) oder Business Intelligence (BI), wie sie in fast jedem Unternehmen zum Einsatz kommen. Über eine Vielzahl von Schnittstellen wurden Daten untereinander ausgetauscht, doch die Datensynchronisation war niemals wirklich vollständig und die Prozesse liefen nicht in einem einheitlichen Systemverbund. Die Anpassung und Pflege der Schnittstellen war zeitintensiv, ineffizient und fehleranfällig und die Fachabteilungen wurden gelegentlich mit dem Phänomen konfrontiert, dass verschiedene Systeme zeitgleich unterschiedliche Daten anzeigten. Hinzu kamen funktionale Probleme, beispielsweise dass unser bisheriges ERP-System – eine Windows-Installation – zuweilen Kommunikationsprobleme mit den bei uns als designaffiner Company hauptsächlich genutzten Apple-Clients signalisierte. Nach intensiver Lösungssuche für die genannten Defizite und Abwägung unterschiedlicher Alternativen sind wir zu dem Ergebnis gekommen, dass der einzige sinnvolle Ausweg im Aufbau einer integrierten, in sich konsistenten IT-Plattform besteht.

ITM: Und die Wahl fiel auf eine Cloud-basierte IT-Plattform, bestehend aus Microsoft-Anwendungen?
Schaub: Richtig. Mit Dynamics 365 als kombinierte ERP/CRM-Lösung, der Power-Plattform für BI-Anwendungen, Microsoft 365 mit seinen vielfältigen Büroapplikationen von Outlook über Office und Teams bis hin zu Sharepoint sowie nicht zuletzt den zahllosen Azure-Portallösungen und Services verfügt die Plattform in unterschiedlichste Richtungen über ein enormes Entwicklungspotenzial. Weitere Pluspunkte sind die Investitionssicherheit, d.h. wir werden nicht gezwungen sein, in fünf Jahren erneut komplett zu migrieren, sowie die weltweite Verfügbarkeit, die eine unverzichtbare Grundlage für unsere Internationalisierungspläne ist.

ITM: Das heißt, die Entscheidung zur kompletten Restrukturierung Ihrer IT-Umgebung steht auch im Kontext mit der Realisierung wirtschaftlicher Unternehmensziele?
Schaub: Dieser Zusammenhang ist sicher vorhanden. Den Unternehmensentscheidern war schnell klar, dass wir die ehrgeizigen Wachstumsziele mit der bestehenden IT-Infrastruktur in dem geplanten Zeitrahmen nicht umsetzen können. Die einzige Alternative wäre eine massive Aufstockung des IT-Personals gewesen, was unter wirtschaftlichen Aspekten wenig sinnvoll war. Deshalb wurde die Entscheidung getroffen, die komplette IT-Landschaft zu erneuern und damit nicht nur das Unternehmenswachstum zu ermöglichen, sondern gleichzeitig Optionen für zukünftige Entwicklungen zu schaffen, wie beispielsweise die Möglichkeit, Apps zu entwickeln, die direkt auf das ERP-System zugreifen. Der Austausch der vorhandenen IT-Kernsysteme – inklusive der Ablösung renommierter Applikationen wie beispielsweise Salesforce – war sicher eine mutige, nach Abwägung aller Einflussfaktoren allerdings die einzig richtige Entscheidung.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 09/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Bei der Suche nach einem geeigneten Microsoft-Partner haben Sie sich für Kumavision entschieden. Welche wirtschaftlichen oder technologischen Kriterien sprachen für dieses Systemhaus?
Schaub: Bevor die Suche nach einem geeigneten Projektpartner begann, haben wir eine detaillierte Anforderungsanalyse über Systeme, Prozesse und Daten durchgeführt. Danach haben wir uns Systemhäuser unterschiedlicher Größe von 25 bis einigen 1.000 Mitarbeitern angeschaut. In Gesprächen hat sich gezeigt, dass ein Implementierungspartner „auf Augenhöhe“ am besten zu uns passt. Er musste in der Lage sein, unsere Geschwindigkeit mitzugehen und ein hohes Maß an Flexibilität besitzen, andererseits aber auch groß genug sein, die mit dem Projekt verbundenen facettenreichen Aufgabenstellungen mit kompetenten Beratern abzudecken. Wir sind sicher kein einfacher Kunde, das ist uns bewusst. Wir wollen üblicherweise sehr viel sehr schnell. Kumavision hat uns auf unsere detaillierten Fragen kenntnisreiche Antworten gegeben und uns damit schnell überzeugt.

Sebastian Zühlke: Neben der beschriebenen Agilität und Verlässlichkeit war beim Implementierungspartner die Fähigkeit wichtig, uns bei Bedarf auch in internationalen Projekten zu unterstützen. Kumavision verfügt über eigene Vertriebs- und Servicestandorte im Ausland sowie über ein Netzwerk von internationalen Kooperationspartnern. Wie wichtig derartige Unterstützung vor Ort – sowohl bei technischen als auch organisatorischen Problemstellungen – ist, hat sich kürzlich gezeigt, als wir unseren Flagship Store in Mailand eröffnet und in unser IT-Netzwerk integriert haben. Ein weiterer Pluspunkt ist die Tatsache, dass Kumavision über eine Reihe für uns nützlicher, branchenspezifischer Zusatzmodule, beispielsweise für den Fachhandel und die Fertigungsindustrie, verfügt, die sich nahtlos in das Microsoft-Eco-System integrieren lassen.

ITM: Wie liefen die Entscheidungsprozesse ab und wie lange dauerte es von der Idee bis zur Umsetzung?
Schaub: Die bereits erwähnte Anforderungsanalyse startete in Q4/2018 und war Mitte 2019 abgeschlossen. Danach folgten die Gespräche mit potenziellen Implementierungspartnern, die im November 2019 mit der Entscheidung zugunsten von Kumavision endeten. Offizieller Projektstart war im Januar 2020. Bereits drei Monate später haben wir wegen Corona eine Projektpause eingelegt. Einerseits begründet durch den Lockdown, andererseits aber auch als eine Art „Investitionsschutz“, da wir abwarten wollten, ob wir die reservierten Mittel pandemiebedingt eventuell für andere Aufgaben benötigen. Die bis Mitte 2020 andauernde Pause haben wir produktiv genutzt, um eine unternehmensweiten Office-365-Rollout durchzuführen. Im Juli 2020 haben wir die gemeinsamen Projekt-Workshops mit dem Anbieter wieder aufgenommen und die Plattformimplementierung vorangetrieben.

Zühlke: Mit dem Start des produktiven Betriebs in der Finanzbuchhaltung haben wir im Januar 2021 eine erste wichtige Projektetappe abgeschlossen. Seitdem arbeiten wir daran, das Store Management und die Kassensysteme unserer fünf Flagship Stores an das neue ERP-System MS Dynamics Business Central anzukoppeln. Der Rollout soll bis Mitte August abgeschlossen sein. Anschließend werden wir uns dem CRM-System widmen. Unsere Roadmap sieht einen Produktivstart noch im Oktober vor. Der finale Schritt, sprich der komplette Umstieg auf das neue Warenwirtschaftssystem, ist für März des kommenden Jahres geplant. Ausschlaggebend für diesen Termin sind weniger technologische Gründe, als vielmehr die sogenannte „Lichtsaison“. In der Zeit zwischen Oktober und Februar, d.h. in der dunklen Jahreszeit, hat unser Business tatsächlich Hochkonjunktur. Danach wird es etwas ruhiger und wir können eventuell notwendige technische Anpassungen und Nachbesserungen ohne Auswirkungen auf unseren Vertrieb durchführen.

ITM: Wird es in Zukunft auch weiterhin Applikationen geben, die nicht in die neue IT-Plattform integriert sind?
Zühlke: Die gibt es auf jeden Fall. Unser erklärtes Ziel war es, mithilfe des Plattformkonzepts die Zahl der Schnittstellen drastisch zu reduzieren und eine durchgängige Datenbasis zu schaffen. Das ist uns bzw. wird uns in hohem Maße gelingen. Komplett auf Schnittstellen und damit auf den Betrieb externer Applikationen verzichten, können und werden wir auch in Zukunft nicht. Wir haben uns entschlossen, diese Problematik mithilfe eines RabbitMQ Message Brokers zu lösen, einer Open-Source-Software, die das Advanced Message Queuing Protocol (AMQP) implementiert. Dabei handelt es sich um eine Art „Datendrehscheibe“, die sehr smart und extrem anpassungsfähig ist. Sie erlaubt es uns beispielsweise, verbliebene Portallösungen robust und flexibel an die IT-Plattform anzukoppeln. Dieses Konzept hat sich auch bei der Anbindung unserer Flagship Stores als sehr hilfreich erwiesen.

ITM: Wie konnten administrative und organisatorische Abläufe in den betroffenen Unternehmensbereichen verbessert werden, und wie fällt das Feedback der Kollegen aus?
Zühlke: Die Kommentare aus der Finanzbuchhaltung sind ausgesprochen positiv. Gelobt werden vor allen die nunmehr komplett digitalen, sprich papierlosen Freigabe-Workflows, die die Vorgangsbearbeitung deutlich effizienter machen. Die Zeiten, in denen nicht selten Dokumente ausgedruckt und abgestempelt werden mussten, gehören endgültig der Vergangenheit an. Auch aus den Stores haben wir durchweg zustimmende Resonanz erhalten. Die neuen Optionen rund um das Kassensystem werden als digitaler und professioneller wahrgenommen. Durch einfachere, transparentere und in sich schlüssigere Prozesse bleibt den Verkaufsmitarbeitern mehr Zeit, sich um sinnstiftendere Dinge, sprich um die Beratung und Betreuung ihrer Kunden, zu kümmern.

ITM: Welche mittel- und langfristigen technologischen Ziele verfolgen Sie, und gibt es bereits konkrete Pläne für Folgeprojekte?
Schaub: In Kürze ist die Eröffnung weiterer Flagship Stores und deren Anbindung an unsere zentrale IT-Plattform geplant. Der asiatische Markt ist dabei sicher ein Hauptziel. Was wir auf kontinuierlicher Basis weiterentwickeln werden, ist unser CRM-System. Die Entwicklung attraktiver Customer Journeys und die Nutzung der Datenbestände für gezielte Marketingmaßnahmen sind nur zwei denkbare Betätigungsfelder. In diesem Umfeld wird auf jeden Fall auch das Thema „Intelligente Datenanalyse/Künstliche Intelligenz“ eine zunehmend wichtige Rolle spielen. Auch die Entwicklung von Apps, die die eigenen Mitarbeiter bei ihren diversen Aufgaben konstruktiv unterstützen, steht auf unserer To-do-Liste. Mit der Implementierung der integrierten IT-Plattform und der tatkräftigen Unterstützung von Kumavision haben wir ohne Zweifel eine gleichermaßen flexible wie zukunftssichere Grundlage geschaffen, um gegenüber den sich kontinuierlich wandelnden technologischen wie wirtschaftlichen Anforderungen der kommenden Jahre gewappnet zu sein.

Michael Schaub
Alter: 36 Jahre
Familienstand: ledig
Werdegang: Wirtschaftsinformatiker (MSc); mehrjährige Tätigkeit als Unternehmensberater mit Projekten u.a. in der Automobilindustrie, Online-Lotterievermittlung und Medizintechnik; seit Ende 2018 angestellt bei Occhio
Derzeitige Position: Director IT

Sebastian Zühlke
Alter: 29 Jahre
Familienstand: ledig
Werdegang: Geprüfter Wirtschaftsfachwirt IHK, Bachelor Business Administration (Ende 2021); seit sechs Jahren Erfahrung mit verschiedenen MS-Navision- und BC-Versionen als Projektleiter und Solution Architect, u.a. am Flughafen München
Derzeitige Position: Solution Architect Dynamics 365 Business Central

Occhio GmbH
Occhio steht für herausragendes Design, einzigartige Lichtqualität und „joy of use“ auf höchstem Niveau – und somit für eine neue Kultur des Lichts. 1999 von Axel Meise gegründet, startete das Unternehmen mit einer ebenso einfachen wie revolutionären Idee: ein in Design und Lichtqualität durchgängiges Leuchtensystem zu schaffen, das für jede räumliche Anforderung die optimale Lösung bietet – und den Menschen so zum Lichtgestalter seines Lebensraums werden lässt. Durchgängig in Design und Lichtqualität, verbindet Occhio Räume und ermöglicht, ganze Gebäude in höchster Qualität mit Licht zu gestalten – ob im privaten wie kommerziellen Bereich. Heute gehört Occhio zu den innovativsten und wachstumsstärksten Unternehmen und hat sich von der deutschen Designikone zur internationalen Marke im Luxussegment entwickelt. Mit Sitz im Herzen von München beschäftigt das Unternehmen heute über 220 Mitarbeiter. Der Vertrieb erfolgt europaweit über den gehobenen Leuchten- und Einrichtungsfachhandel sowie über die unternehmenseigenen Flagship Stores in München, Köln, Hamburg, Kopenhagen und Mailand. Außerhalb Europas wächst das Unternehmen mit großer Dynamik, insbesondere im asiatischen Markt.

Bildquelle: Claus Uhlendorf