Vorstudie als Entscheidungshilfe beim ERP-Umstieg

Von VUCA bis Lieferkettenprobleme – Unternehmen bewegen sich in einer Welt, die immer komplexer und unberechenbarer scheint. Gleichzeitig werden die Zukunftsaufgaben, ausgedrückt durch Schlagworte wie „Digitalisierung“, „Agilität“ und „Nachhaltigkeit“, immer drängender.

Um den Herausforderungen zu begegnen, modernisieren viele Unternehmen ihre Kernsysteme, allen voran das ERP-System. Auch im Mittelstand entscheiden sich dabei Anwender für integrierte Lösungen, die alle Unternehmensbereiche unterstützen, von Finanzen über Personalwesen, Fertigung, Lieferkette und Beschaffung bis zum Service.

Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist aufwendig, man spricht nicht umsonst oft von einer Transformation. Ein Projekt dieser Größe sollte mit einer Vorstudie vorbereitet werden – gerade im Mittelstand, wo für den Umbau weniger Ressourcen zur Verfügung stehen und eine genaue Priorisierung notwendig ist, um die Beteiligten im Unternehmen nicht zu überfordern. Außerdem sorgt die Vorstudie für ein besseres Verständnis von Abhängigkeiten und trägt zu einer ganzheitlichen und effizienteren Planung bei. Doch wie geht man dabei genau vor?

Vom Abgleich der Anforderungen zur Roadmap

Eine Vorstudie prüft vor der Einführung eines ERP-Systems die Anforderungen und strategischen Ziele des Unternehmens, Voraussetzungen und Abhängigkeiten des Systems (Schnittstellen-Analyse) und Auswirkungen auf den Arbeitsalltag der Mitarbeiter. Diese Fragen wurden teilweise schon bei der Auswahl der Lösung betrachtet; die Vorstudie untersucht diese Punkte im Detail. Daraus entstehen dann Handlungsempfehlungen, eine grobe Kostenkalkulation, Prozesszielbilder für besonders wichtige Prozesse und eine auf den Kunden zugeschnittene Roadmap.

Damit wirklich alle Aspekte adressiert sind, sollte eine Vorstudie Antworten auf business- sowie technikorientierte Fragestellungen geben. Aus der Technikperspektive wird in einer Vorstudie für ein ERP beispielsweise geprüft, ob mit dem neuen System Insellösungen abgeschafft oder integriert werden können. Prozesse werden auf Automatisierungs- und Digitalisierungspotenzial abgeklopft. Zudem können übergreifende Ziele geplant werden, etwa wenn Wartungsaufwände reduziert werden sollen. Schließlich steht die Frage nach Deployment-Strategien im Raum – kurz gesagt: ob Cloud und wenn ja, welche.

Investitionen in Veränderungen absichern

Geschäftsbezogene Aspekte einer ERP-Einführung sind die Analyse der bestehenden Unternehmensstrategie und die Einordnung strategischer Prioritäten aus Unternehmensleitung, Finanzen und Controlling oder IT. Neben der Entwicklung von Zielbildern werden wichtige Zielprozesse modelliert. Durch die detaillierte Beschreibung werden Abhängigkeiten deutlich, etwa, welche Daten notwendig sind.

Eine ERP-Einführung betrifft viele Unternehmensbereiche – und je nach Ziel werden Prozesse umgestellt. Die Veränderungen können Unruhe bei den betroffenen Mitarbeitern hervorrufen, die sich plötzlich nicht mehr zurechtfinden. Sehen dann wichtige Funktionen im System anders aus, können sie möglicherweise das Gefühl entwickeln, übergangen worden zu sein, was sich schlimmstenfalls in einer schlechten Akzeptanz des Systems niederschlägt. Ein durchdachtes Change Management, das die Belegschaft regelmäßig einbezieht und deren Meinung zum Transformationsstand abfragt, sorgt hier vor. Daher sollte es zwingend Teil einer Vorstudie sein.

Ein modernes ERP-System ist das Rückgrat, das strategisch wichtige Veränderungen in Unternehmen, etwa die Weiterentwicklung des Geschäftsmodells, tragen kann. Die Einführung selbst ist ebenfalls eine große Veränderung und will gut vorbereitet sein. Eine Vorstudie schafft Klarheit darüber, welche Erwartungen realistisch sind, wie der Umstieg gelingt und welche Schritte bzw. Optimierungen nach dem initialen Rollout anstehen. Mit diesen Ergebnissen sichert die Vorstudie die Investition in ein neues ERP-System ab.

Bildquelle: Camelot Management Conslutants