Wann kommt die De-Mail ans Fliegen?

Laut Gesetzgeber soll die De-Mail zur „sicheren, vertraulichen und nachweisbaren“ Kommunikation im Internet dienen. Dabei lässt sie sich im Unternehmensumfeld für verschiedene Zwecke nutzen. Jürgen Vogler, stellvertretender Vorsitzender im Bitkom-Arbeitskreis E-Mail-Management und De-Mail-Anbieter, beschreibt denn auch konkrete Einsatzfelder: „Es eignen sich alle Szenarien, bei denen sowohl Empfänger als auch Absender eindeutig nachweisbar sein müssen.“ Weiterhin sei die De-Mail das Mittel der Wahl, wenn der Nachweis des Versandes bzw. Eingangs wichtig ist oder die Versendung von einer Frist abhängt. „Dies kann von der Gehaltsabrechnung über Rechnungen und Mahnungen bis hin zum Schriftwechsel mit Zulieferbetrieben reichen“, so Vogler. Und Jörg Huesmann, Leiter Vertrieb und Kundenbetreuung bei dem DMS-Anbieter Optimal Systems, ergänzt: „Unternehmen können viele Vorgänge, die eine nachweisliche und fristgerechte Zustellung erfordern, vollständig elektronisch und damit ohne Medienbrüche bearbeiten.“

Dazu zählt Huesmann u.a. das Einreichen von Anträgen, die Weiterleitung von Bescheiden, den Versand von Vertragsunterlagen sowie Kündigungen. Salopp gesagt: „Alles, was bislang per Einschreiben versendet wurde, kann man per De-Mail verschicken“, so Huesmann. Dabei gilt, dass die Registrierung in mittelständischen Unternehmen beispielsweise der Geschäftsführer stellvertretend für alle Mitarbeiter mit einem Handelsregisterauszug erledigen kann. „Im Anschluss daran lassen sich De-Mail-Adressen für alle Kollegen oder auch für einzelne Abteilungen wie Vertrieb, Kundenservice oder Marketing anlegen“, erklärt Dirk Backofen Leiter Marketing Geschäftskunden bei der Deutschen Telekom.

Ein weiteres Anwendungsfeld wird wohl durch das Anfang August 2013 in Kraft getretene E-Government-Gesetz künftig eine wichtige Rolle spielen. Mit dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in den Ämtern könnte die Behördenkommunikation durch De-Mail einen weiteren Schub erhalten und den Informationsaustausch mit Bürgern sowie Unternehmen vereinfachen. Damit wären weniger Vor-Ort-Termine gefordert, wenn sie nicht sogar gänzlich entfallen. „Eine solche Kommunikation mit Behörden eröffnet ein enormes Einsatzpotential“, glaubt Dr. Monika Plum, Vorstandsmitglied im Bundesverband Briefdienste. Denn jeder Unternehmer muss einer Reihe regelmäßiger Mitteilungen nachkommen – sei es an die Finanzverwaltung, die Rentenversicherung oder die IHK. Zudem könnten Vorgänge wie Gewerbeanmeldungen oder KFZ-Zulassungen beschleunigt werden. „Gerade hier können mittelständische Unternehmen durch den Einsatz von De-Mail ihre Prozesse vereinfachen und Kosten sparen“, ergänzt Monika Plum.

Verschiedene Preisklassen

Bislang sind in Deutschland folgende De-Mail-Provider am Start: Mentana-Claimsoft, eine Tochter der Francotyp-Postalia, die Deutsche Telekom sowie 1&1. Speziell für Unternehmen bieten alle Provider verschiedene Pakete an. So offeriert etwa die Telekom abhängig von der Firmengröße bzw. dem monatlichen De-Mail-Aufkommen folgendes: „Bei ‚Business De-Mail 50‘ greifen die Firmen über ein Webportal auf ihr De-Mail-Postfach zu. Für 14,25 Euro monatlich können sie zunächst 50 De-Mails versenden. Jede weitere De-Mail kostet 0,33 Cent“, berichtet Dirk Backofen. Bei größeren Unternehmen installieren die Bonner ein Gateway, mit dem sich bestehende IT-Infrastrukturen direkt mit der De-Mail-Plattform koppeln lassen. „Hier gibt es Angebote ab 14,95 Euro plus einmalige Kosten für die Hard- und Software“, so Backofen weiter.

Nach den Kosten für De-Mail-Dienste befragt, erläutert Axel Janhoff, Geschäftsführer bei Mentana-Claimsoft, „dass der Empfang von De-Mails ebenso kostenlos ist wie der eines normalen Briefs auch.“ Geht es um den Versand von De-Mails, beginnen die Preise bei dem Anbieter bei 28 Cent zzgl. Mwst. „Desweiteren fällt für die Erstidentifizierung eine einmalige Gebühr in Höhe von ca. 14 Euro inkl. MwSt. an“, so Janhoff. Wollen Unternehmen De-Mail in das eigene Netzwerk integrieren und an den E-Mail-Server anbinden, ist der kostenpflichtige Betrieb eines De-Mail-Gateways notwendig. Bezüglich dieses Vorgehens nennt Axel Janhoff jedoch keine konkreten Preise.

So viel zur Kostenstruktur. Hinsichtlich der Laufzeit der Verträge geben sich die aktuell verfügbaren Angebote nicht viel. Bei dem Telekom-Angebot ‚De-Mail Web‘ liegt die Mindestvertragslaufzeit bei sechs Monaten und einer Kündigungsfrist von sechs Wochen. Beim Tarif ‚De-Mail Gateway‘ sind es zwölf Monate Mindestlaufzeit sowie eine Kündigungsfrist von drei Monaten. „Nach Kündigung eines De-Mail-Kontos bleiben die Daten noch drei Monate gespeichert und werden dann gelöscht“, so Backofen. Innerhalb dieser Zeitspanne können die Kunden weiterhin auf ihre Daten zugreifen. Dieses Vorgehen ist bei allen Providern die Regel, da der Gesetzgeber festgelegt hat, dass „jeder Nutzer nach einer Kündi-gung noch drei Monate auf seine im De-Mail-Postfach hinterlegten Daten zugreifen kann“, betont Monika Plum.

So wundert es nicht, dass Mentana-Claimsoft zwar eine feste Laufzeit erst ab zwölf Monaten ansetzt, aber die Speicherung der Kundendaten nach der Vertragskündigung auch hier für drei weitere Monate erfolgt. „In dieser Zeit kann ein Mittelständler noch auf seine Daten zugreifen und diese migrieren, aber nicht mehr senden“, erklärt Axel Janhoff. Bei der Anbindung über ein Gateway, wie es in Unternehmen üblich ist, gelangen zudem sämtliche De-Mails direkt in der Infrastruktur des Nutzers und sind jederzeit verfügbar. Das heißt, diese Daten wären von einer Kündigung ohnehin nicht betroffen.

De-Mail-Angebote für mittelständische Unternehmen stehen also parat. Doch die Nachfrage scheint eher verhalten. Zwar lassen sich erste Erfolge der Anbieter verbuchen, doch von einer flächendeckenden Verbreitung des E-Mail-Dienstes bei den hiesigen rund 250.000 Mittelständlern kann keine Rede sein. Beispielsweise benennt die Telekom folgende Zahlen: „Seit dem Marktstart im September 2012 haben wir mehrere hunderttausend Privatkunden, 5.000 Mittelstandskunden und 100 Großkunden in Wirtschaft und Verwaltung für De-Mail gewonnen“, erklärt Dirk Backofen. Im Mittelstand zählten dazu beispielsweise Firmen wie die Kern Haus AG oder die Lohndirekt GmbH. „Kern Haus will per De-Mail einfacher und effizienter mit seinen Kunden kommunizieren“, berichtet Backofen, „und Lohn-direkt nutzt damit die Möglichkeit, vertrauliche Unterlagen wie Lohn-, Gehalts- und Entgeltabrechnungen elektronisch zu versenden.“

Alternativen zur De-Mail

Doch woran liegt es, dass die De-Mail-Services im Mittelstand noch nicht ans Fliegen kommen? Vielleicht daran, dass neben dem vom Gesetzgeber abgesegneten Mail-Dienst weitere Alternativen für eine sichere Kommunikation im Internet existieren. Die seit Jahren genutzte qualifizierte elektronische Signatur ist eine davon. Oder die durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit Technologien wie PGP oder S/Mime.

Darüber hinaus sei an dieser Stelle auf den E-Postbrief der Deutschen Post verwiesen. Anders als die De-Mail entspricht dieser zwar nicht den offiziellen Gesetzesvorgaben und wurde daher auch nicht vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert. Akzeptiert man dieses geringere Sicherheitsniveau, kann er durchaus für den Unternehmenseinsatz taugen. „Die Einsatzszenarien unserer Lösung sind prinzipiell die gleichen wie bei der klassischen Briefpost“, äußert sich hierzu Peer Bentzen, Leiter Produktmanagement E-Post bei der Deutschen Post. So könne der Service z.B. für den elektronischen Versand von Rechnungen und Mahnungen über Terminankündigungen des Vertriebs bis hin zu Nebenkostenabrechnungen etwa von Hausverwaltungen genutzt werden.

Hinsichtlich der Vertragsdetails steht die E-Post den De-Mail-Services in nichts nach. Je nach Sendungsmenge bietet die Deutsche Post unterschiedliche Szenarien, um Firmen an das System anzuschließen. Eine interessante Lösung für Mittelständler ist, so Peer Bentzen, die E-Postbusiness-Box und das darüber hinaus angebotene E-Post-Portal. Hinsichtlich der Preisstruktur der Services erläutert Bentzen: „Der Zugang zum E-Post-Portal ist für Geschäftskunden kostenlos, bei der Nutzung fallen monatlich 2,50 Euro für die Nutzung an.“ Beim Einsatz der E-Postbusiness-Box kostet die Anschaffung für die Hardware einmalig 690 Euro und die Wartungspauschale monatlich 19 Euro. Hinzu kommen transaktionsabhängige Entgelte für Porto und Druck.

Generell bestimmt der Kunde selbst, was mit seinen Mail-Daten passiert, d.h. er erhält die Möglichkeit, einzelne Nachrichten oder Dateien zu exportieren und sie etwa auf einem lokalen Speicher zu sichern. „Möchte ein Kunde Daten importieren oder sichern, so steht ihm der E-Postsafe zur Verfügung. Hier kann er alle Arten von Daten speichern.“ Nicht zuletzt verweist Bentzen darauf, dass derzeit einige tausend Unternehmen mit einem Versandvolumen von weniger als 3.000 Briefen pro Jahr bereits den Zugang über das Portal nutzen. Und mehrere hundert Unternehmen würden aktuell mit der E-Postbusiness-Box arbeiten. Eines davon ist J.H. Pölking. Der Schuhgroßhändler aus Osnabrück nutzt die Lösung für einen Teil seiner externen Kommunikation. Neben Rechnungen und Mahnungen wickelt er mittlerweile auch einen Teil der Marketingkommunikation darüber ab.

Eine weitere Alternative zur De-Mail stellt die sogenannte „Seppmail“ dar. Dahinter verbergen sich verschlüsselte und digital signierte E-Mail-Dienste des gleichnamigen Schweizer Anbieters. Hierzulande werden die Produkte von der Pyramid Computer GmbH und deren Partnern angeboten. „Die Lösung ist eine eigenständige Appliance, die den kompletten ein- und ausgehenden Mail-Strom scannt“, berichtet Stephan Bäckert, Business Development Manager bei Pyramid Computer. Dabei seien keine Adaptionen oder Software-Installationen am Client oder Mail-Server notwendig. „Einzig die ausgehende Mail muss, wenn sie verschlüsselt werden soll, als ‚vertraulich‘ gekennzeichnet werden. Dies kann mit den bekannten Bordmitteln oder per ‚Befehl‘ in der Betreffzeile geschehen“, so Bäckert weiter. Laut Anbieter ist der Mail-Service sowohl als Hardware-Appliance als auch in einer Virtuell-Machine-Version (VM) zu haben. Einige Partner bieten die Lösung zudem als Cloud-Service an. „Die Kosten hängen generell von der Anzahl der User ab. Dabei ist der Einsatz ab fünf Nutzern möglich und die Preisspanne beginnt bei 2.000 Euro jährlich – heruntergerechnet bedeutet dies 170 Euro pro Monat im ersten Jahr sowie 33 Euro pro Monat ab dem zweiten Jahr“, führt Bäckert aus.

In die Liste der Alternativanbieter kann sich zudem die Regify-Gruppe mit Sitz in Luxemburg sowie im süddeutschen Hüfingen einreihen. „Wir bieten drei Services für Unternehmen jeder Größenordnung: Regimail für den vertraulichen und verbindlichen E-Mail-Verkehr, Regipay für den rechtskonformen elektronischen Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Regibill für den elektronischen Rechnungsversand“, berichtet Kurt Kammerer, Chief Executive Officer der Unternehmensgruppe. Vertrieben werden die Lösungen mittlerweile allein in Europa von über 25 Providern. Dabei sollen sich alle Services per Standardschnittstelle in vorhandene Unternehmenslösungen und Standard-E-Mail-Programme integrieren lassen. Hinsichtlich der Kosten berichtet Kammerer: „Für unsere Services sind Preise von rund 4 Euro je Monat und Account üblich“.

Warum die Verbreitung der De-Mail noch nicht wirklich weit vorangeschritten ist, könnte daran liegen, dass Gesetzgeber wie Provider noch in so manchen Punkten nachbessern sollten. Einer davon betrifft die Einbindung der De-Mail-Services in die vorhandenen IT-Landschaften der Anwenderunternehmen. Generell lassen sich – wie eingangs erwähnt – E-Mail-Server mithilfe eines Gateways mit der De-Mail-Plattform koppeln. „Auf diese Weise gehen De-Mails neben den normalen E-Mails im Postfach ein und Mitarbeiter müssen nicht mit mehreren Systemen parallel arbeiten“, berichtet Dirk Backofen. Dennoch geht diese Anbindung nicht weit genug. Denn laut Jozef Vegh, Experte für E-Mail-Lifecycle-Management bei der Saperion AG, „gibt es momentan nur beschränkte Integrationsmöglichkeiten in vorhandene Softwarewelten, da keine Schnittstellen aus Office-Anwendungen definiert sind.“ Sowie diese bestehen, glaubt Vegh, können De-Mails wie jede andere E-Mail in Archive eingehen oder von Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) verarbeitet werden.

Dass es durchaus schon anders laufen kann, beweist allerdings Jörg Huesmann von Optimal Systems: „Gemeinsam mit Mentana-Claimsoft haben wir eine Lösung entwickelt, mit welcher De-Mails beweiswerterhaltend archiviert, einer Vorgangsakte zugeordnet sowie zugriffsberechtigen Mitarbeitern zentral zur Verfügung gestellt werden können.“ Ähnliches berichtet Peter Weißmann, Partnermanager bei der Ceyoniq Technology GmbH: „Da die De-Mail auf Standard-E-Mail-Protokollen wie z.B. SMTP/POP3 basiert, erfordert die Integration in vorhandene Archiv-, E-Mail- oder Dokumenten-Management-Systeme keinen speziellen technischen Aufwand oder Schnittstellen.“ Die Archivierung bzw. die automatische Verarbeitung von De-Mails müsse laut Weißmann lediglich administrativ in den Archiv- oder DMS-Systemen angelegt werden, ähnlich wie für einen zusätzlichen E-Mail-Server. Allein diese unterschiedlichen Einschätzungen zeigen, dass hinsichtlich der Schnittstellen von De-Mail zu anderen Geschäftsapplikationen noch nicht alles so rund läuft wie gewünscht.

Eine rein deutsche Angelegenheit?

Desweiteren werfen Kritiker dem De-Mail-Projekt vor, ein rein nationales Unterfangen zu sein. So betont Kurt Kammerer von Regify, dass es sich um eine deutsche Insellösung handele, die im internationalen Wirtschaftsleben nicht anwendbar sei. Laut Jürgen Vogler vom Bitkom scheint diese Argumentation jedoch zu kurz gegriffen, „denn schon heute kann jeder De-Mail international nutzen, der sich gemäß der Vorschriften identifizieren lässt.“ Dies bestätigt Dirk Backofen: „Sicherlich handelt es sich zunächst um ein deutsches Vorhaben, aufgrund der Offenheit des Konzepts ist dies aber auch international erweiterbar.“ Denn naturgemäß könnten auch Bürger oder Unternehmen anderer Staaten De-Mail-Konten bei deutschen Providern eröffnen und somit verbindliche und nachweisbare Nachrichten erhalten.

In diesem Zusammenhang demonstrierte Mentana-Claimsoft im sogenannten Spocs-Projekt kürzlich, dass De-Mail auch international kompatibel ist. Im Rahmen des Pilotprojektes der EU-Kommission mit 16 beteiligten Mitgliedsstaaten hat der Provider eine Anbindung von De-Mail an die EU-weite Kommunikationsplattform realisiert. „Damit wird die grenzüberschreitende Verbindung und technische Zusammenarbeit von nationalen, qualifizierten elektronischen Zustelldiensten vorangetrieben, um den Aufbau eines Netzwerkes für den grenzüberschreitenden elektronischen Datenaustausch in der EU zu unterstützen“, erklärt Axel Janhoff die Hintergründe. Und Dirk Backofen wirft ein, dass bereits im Auftrag der Europäischen Kommission kräftig daran gearbeitet werde, übergreifende Schnittstellen zwischen vorhandenen Lösungen europäischer Mitgliedsstaaten für grenzüberschreitende Kommunikation zu gestalten.

Hinsichtlich der Internationalität brauchen sich die oben erwähnten Alternativanbieter – anders als die De-Mail-Anbieter – nicht zu verstecken. Eine sichere Kommunikation über Kontinente stellt etwa für die Seppmail kein Hindernis dar. „Der Mail-Dienst kann überall zu 100 Prozent eingesetzt werden, egal wo auf der Welt der jeweilige Empfänger sitzt“, berichtet Stephan Bäckert von Pyramid.

Bei Regimail ist ein internationaler Informationsaustausch ebenfalls ohne weiteres möglich. „Unsere Technologie ist für den weltweiten Einsatz geschaffen und nutzt die seit Jahrzehnten bestehende E-Mail-Infrastruktur. Überdies sind die Produkte durch internationale Patente abgesichert, ebenso wie durch unser globales Partnernetzwerk, zu dem seit einiger Zeit auch Anbieter in Asien gehören“, berichtet Kurt Kammerer. Und wie es bei der Deutschen Post aus? „Natürlich planen wir die E-Post auch international anzubieten. Dazu haben wir bereits in Projekten mit anderen internationalen Postgesellschaften eine Zusammenarbeit begonnen und erste Projekte für den Zusammenschluss der Systeme erfolgreich absolviert“, erklärt Peer Bentzen an dieser Stelle.

Mögliche Ende-zu-Ende-Verschlüsselung?

Ein weiterer – vielleicht gefährlichster Knackpunkt der De-Mail – stellt die Sicherheit des Übertragunsweges dar. Hier lassen Prism und Tempora grüßen: Denn ist die vermeintlich sichere Kommunikation via De-Mail möglicherweise ein „offenes Scheunentor“ für Geheimdienste? Diese Frage stellte jüngst Dr. Thomas Lapp, Vorsitzender der Nationalen Initiative für Informations- und Internetsicherheit e.V. (Nifis). Als Grund nennt er das „fundamental unsichere Verschlüsselungskonzept“: Denn das De-Mail-Gesetz sieht ausdrücklich vor, dass vertrauliche Nachrichten bei den Providern für die Übermittlung entschlüsselt und damit potentiell mitgelesen werden können. Der seiner Meinung nach einzig sichere E-Mail-Weg, nämlich der per Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, wird im Gesetz lediglich als „Option“ erwähnt. Bei der von Thomas Lapp geforderten Verschlüsselungsvariante wird eine E-Mail-Nachricht vom Absender codiert, anschließend verschlüsselt übertragen und erst beim Empfänger wieder dechiffriert.

Ob dieser Kritik laufen die De-Mail-Anbieter Sturm. Axel Janhoff will diese Aussage keinesfalls so stehenlassen. „Um die Sicherheit einer De-Mail zu gewährleisten, wird sehr viel Aufwand betrieben. So mussten wir als Provider – wie die anderen De-Mail-Anbieter auch – ein aufwendiges Akkreditierungsverfahren durchlaufen.“ In dessen Rahmen hat das zuständige Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik genau unter die Lupe genommen, dass auf die De-Mail-Systeme nicht von außen zugegriffen werden kann, Daten immer verschlüsselt abgelegt werden, technische Maßnahmen gegen internen Missbrauch eingerichtet werden und die De-Mail-Webseiten Hackerangriffen widerstehen können. Darüber hinaus wird laut Janhoff jede De-Mail mit einer Hochleistungsverschlüsselung versehen. „Im Vergleich zu einer herkömmlichen E-Mail – die im Moment einen riesigen Prozentsatz der digitalen Kommunikation ausmacht – ist die De-Mail ein Quantensprung: Die Sicherheit einer E-Mail kann man sich in etwa so vorstellen wie die einer Postkarte: Um dort mitzulesen, braucht es nicht allzu viel“, meint Janhoff.

Jürgen Vogler vom Bitkom sieht die von Nifis geäußerte Kritik ebenfalls als unberechtigt an. Denn es stehe jedem De-Mail-Nutzer frei, seine Nachrichten zusätzlich mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu versehen. Dies kann Dirk Backofen nur bestätigen: „Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass De-Mail die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung technisch unterstützen muss. Wer also will, kann seine Mails zusätzlich abgesichert verschicken.“ Nicht erwähnt wird allerdings, dass eine solche zusätzliche Verschlüsselung mit hohem Aufwand verbunden ist. Denn wollen Anwender damit arbeiten, müssten sie eine zusätzliche Software installieren und gleichzeitig sicherstellen, dass der Empfänger die Mails auch tatsächlich lesen kann, also einen privaten Schlüssel zur Entschlüsselung der Nachricht besitzt.

Überdies hätte sich der Gesetzgeber bewusst gegen eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung entschieden, da durch die Provider ein Malware-Check durchgeführt werden soll, so Jürgen Vogler weiter. Damit soll sichergestellt werden, dass mit den Mails keine Viren, Trojaner, etc. verbreitet werden. „Durch diesen automatischen Prüfprozess, der in einem Hochsicherheitsrechenzentrum abläuft, sollen sowohl die De-Mail-Plattform als auch die Computer der Nutzer geschützt werden“, beschreibt Dirk Backofen das Ansinnen des Gesetzgebers. Seinen Worten nach geschieht diese Überprüfung maschinell – also automatisiert und ohne Zugriff von Menschen – im Tausendstel-Sekunden-Bereich. Die Inhalte einer Nachricht würden bei diesem Prüfprozess dabei zu keinem Zeitpunkt offenliegen.

Alles in allem kann man sicherlich konstatieren, dass die De-Mail von einer sogenannten „Killerapplikation“ noch meilenweit entfernt ist. Allerdings wird das Verfahren vor allem in der Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung – wenn es etwa nach den Vorgaben des jüngsten E-Government-Gesetzes geht – an Fahrt aufnehmen. Die Briefpost wird das neue Medium allerdings schwerlich ersetzen können. Dies glaubt auch Monika Plum, die die De-Mail ganz klar als Ergänzung zum klassischen Brief und zu anderen Kommunikationsformen sieht. „Ein mittelständisches Unternehmen kann seine Lieferantenrechnungen oder Gehaltsabrechnungen per De-Mail versenden, die Einladung zur firmeneigenen Jubiläumsfeier aber als klassischen Brief mit handschriftlicher Unterschrift gestalten.“

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