Warum Controlling auch für KMU sinnvoll ist

Vorurteile über das Controlling sind weit verbreitet und tragen dazu bei, dass in vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) keine systematische Planung und Finanzanalyse durchgeführt wird. Zu Unrecht, denn heute ist es auch für KMU mit geringem Aufwand möglich, mit geeigneter Software günstige, einfach nutzbare und weitestgehend automatisierte Controlling-Systeme einzuführen. Dies ist gerade für Mittelständler von großer Bedeutung, da sie meist nur über begrenzte finanzielle Reserven verfügen.

Wichtige Signale

Die Statistik spricht eine klare Sprache: Laut einer Untersuchung von 19.000 Insolvenzen durch die Euler Hermes Kreditversicherung AG zusammen mit dem Zentrum für Insolvenz/Sanierung an der Universität Mannheim war bei 79 Prozent der Insolvenzen ein fehlendes Controlling-System die Hauptursache.

Starten wir mit der Planung – mit dem Budgetplan für das kommende Geschäftsjahr. Darin wird prognostiziert, wie sich Umsatz und Kosten verändern. Der erste Plan kann noch recht grob sein, dennoch wird er wertvolle Informationen beinhalten. So kann die Planung ergeben, dass die Kosten (z.B. Gehälter, Energie) in Summe deutlich stärker steigen als die Umsätze (Kaufzurückhaltung) und sich im Planjahr in einigen Monaten ein negatives Ergebnis bzw. eine negative Liquidität ergibt. Dies gibt dem Unternehmer frühzeitig wichtige Signale, aktiv gegenzusteuern: Preise verändern, Kostenstrukturen optimieren.
Im laufenden Jahr ist es wichtig, bei Änderungen den Plan zu aktualisieren, um die Auswirkungen direkt zu erkennen. Gestiegene Energiepreise oder abgesagte Kundenprojekte können zu Liquiditätsengpässen führen. Auch bei neuen, aber vorzufinanzierenden Projekterfolgen kann dies passieren. Wenn eine solche Situation früh erkannt wird, ist ein gut vorbereitetes Gespräch mit der Hausbank viel einfacher zu führen als in einer akuten Notlage. So können ernsthafte Probleme bis hin zur drohenden Insolvenz früh erkannt und durch rechtzeitige Reaktionen aus der Welt geschafft werden. Häufig sind die einzelnen Abweichungen zu klein, um direkt aufzufallen, haben in der Summe aber erhebliche Auswirkungen.

Drohende Insolvenz

Ebenso wichtig: die Analyse der Ist-Zahlen. Möglicherweise sind Umsätze geringer ausgefallen als geplant, z.B. durch eine schlechtere Zahlungsmoral der Kunden oder wegen verschobener Projekte. Der Blick auf die Details in der BWA führt schnell zu den relevanten Unterkonten und damit zu den Auslösern der Probleme. Automatisch erstellte Kennzahlen und Analysecharts machen es den Verantwortlichen sehr einfach, die Zahlen zu analysieren und richtige Schlüsse zu ziehen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2024. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Die wichtigste Information für Unternehmer ist die aktuelle Prognose: Wie wird sich mein Unternehmensergebnis, wie meine Liquidität entwickeln? Dies kann durch die Kombination von den Ist-Zahlen und aktuellen Planwerten automatisch ermittelt werden. Die allgegenwärtige Belastung durch das Tagesgeschäft darf für Unternehmer kein Grund sein, Planung und Controlling zu vernachlässigen. Der zeitliche und finanzielle Aufwand ist beim Einsatz entsprechender Software sehr gering. Die Erkenntnisse können aber ernsthafte Probleme bis hin zur drohenden Insolvenz frühzeitig sichtbar machen – und entsprechende Aktionen diese verhindern.

Neben allen rationalen Gründen ist eines für den Unternehmer fast unbezahlbar: die Gewissheit, die finanzielle Situation des Unternehmens jederzeit im Griff zu haben, und das gute Gefühl der Sicherheit für den Unternehmer selbst, auch in seiner Verantwortung gegenüber Angestellten und der eigenen Familie. 

Bildquelle: Companyon Analytics