Was die IT zur Kostensenkung beitragen kann

Der deutsche Mittelstand stöhnt. Unter den Energiepreisen, schwächelnden Lieferketten, unter Digitalisierungszwang, Fachkräftemangel, der Bürokratie. Gleichzeitig schrumpft die Wirtschaft und die anstehenden Nachhaltigkeitsberichtspflichten wollen auch irgendwie gestemmt werden. Das alles kostet, weshalb in vielen Unternehmen nach Einsparmöglichkeiten gesucht wird. Die betreffen alle Geschäftsbereiche, auch die IT. Eigentlich ein Ressort mit tendenziell steigenden Budgets – für Hardware, Cybersecurity und Cloud Services. Doch gerade bei Letzterem schlummert ein hohes Sparpotenzial.

Alles ist teurer geworden

Mit Microsoft Kosten sparen – das klingt zu schön, um wahr zu sein. So jedenfalls wird denken, wer in den letzten 18 Monaten verfolgt hat, wie der Hersteller an der Preisschraube dreht: Von Anfang 2022 bis heute sind die wichtigsten Cloud-Dienste 10 bis 25 Prozent teurer geworden. Unternehmen, die monatlich kündbare Abos buchen, zahlen noch mehr. Deshalb sollten CIOs ihre Software-Strukturen überprüfen. Zum einen, weil dabei immer wieder Unter- bzw. Überlizenzierungen aufgedeckt werden – und damit unnötige IT-Ausgaben, vor allem aber mögliche Strafen im Fall einer Unterlizenzierung.

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Zum anderen häuft es sich, dass Unternehmen vollständig in die Cloud migrieren und dann merken, wie die Gebühren aus dem Ruder laufen. In acht von zehn solcher Fälle hilft eine „partielle Decloudisierung“. Denn: Nicht jeder Mitarbeiter – und erst recht nicht jeder Computer – braucht eine Cloud-Anbindung! Mich überrascht, dass kaum ein Cloud Solution Provider zu hinterfragen scheint, ob nicht vielleicht günstige Device- statt teurer User-Lizenzen die bessere Lösung für einen Kunden sind. Das ist etwa der Fall, wenn sich mehrere Personen einen PC teilen, wie es in Schichtbetrieben, im Lager oder in der Produktion vorkommt. Dann müssen nur die Computer lizenziert werden, nicht jeder einzelne Anwender, der daran arbeitet. Gerätebasierte Lizenzen gibt es jedoch nur On-Premises, nicht im Microsoft-Abo. On-Premises, das bedeutet eine einmalige Anschaffung statt monatlich oder jährlich hohe Gebühren. Kauft ein Unternehmen die Software dann noch gebraucht, spart es zwischen 30 und 60 Prozent seiner Cloud-Gebühren ein. Jahr um Jahr!

Ein Rechenbeispiel

Ein konkretes Beispiel aus der Praxis: Ein Logistikunternehmen hatte sämtliche seiner Arbeitsplätze mit Microsoft-365-Plänen ausgestattet – auch die 25 PCs im Lager. An diesen 25 Rechnern arbeiteten im Wechsel 60 Lageristen. Kosten für die Cloud-basierten User-Lizenzen: 172 Euro x 60 = 10.320 Euro im Jahr. Die Alternative: gebrauchte „Office 2021 Standard“-Device-Lizenzen zu einmalig 210 Euro pro Stück. Die Lizenzberatung ergab also einen Einmalposten von 5.250 Euro gegenüber jährlichen Kosten von mehr als 10.000 Euro. Damit sparte der Logistiker bereits im ersten Jahr der Umstellung von M365 Apps for Enterprise auf die Kauflizenzen nahezu 50 Prozent an Software-Kosten ein. Ein Betrag, der sich in den Folgejahren potenzieren wird. Lizenzberatung kann somit erheblich zur Kostensenkung in der Unternehmens-IT beitragen. Dabei sollte die Cloud als Kostentreiber nicht unangetastet bleiben. Hier nicht genau hinzuschauen, kann sich eigentlich kein Unternehmen leisten.

Bildquelle: Vendosoft