11.03.2022 Kommentar

Weit mehr als ein digitales Ablagesystem

Christian Zöhrlaut, Director Products Medium Business bei Sage, spricht im Kommentar über die vielfältigen Potenziale, die digitale Dokumenten-Management-Systeme gerade für mittelständische Unternehmen bieten.

„Die elektronische Verwaltung von Dokumenten lohnt sich grundsätzlich für Unternehmen jeder Größe“, sagt Christian Zöhrlaut von Sage.

Rechnungen, Lieferpapiere, Artikellisten, Belege – den heutigen Büroalltag beherrschen unzählige analoge und digitale Dokumente in unterschiedlichen Formaten. Der Verwaltungsaufwand ist enorm, zeitaufwendig und teuer. Unternehmen setzen deshalb auf digitale Dokumenten-Management-Systeme (DMS), um einen besseren Überblick über die betrieblichen Unterlagen zu erhalten und ihre Prozesse schlanker und effizienter zu machen.

Kostensenkung und Qualitätssteigerung

Die elektronische Verwaltung von Dokumenten lohnt sich grundsätzlich für Unternehmen jeder Größe. Denn ein DMS kann Arbeitsabläufe beschleunigen, die Qualität steigern und Kosten reduzieren. Es unterstützt die Mitarbeiter beim Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

So lassen sich Dokumente strukturiert in digitalen Akten ablegen, revisionssicher archivieren und über entsprechende Suchfunktionen schnell wiederfinden. Auch die Nachvollziehbarkeit von Freigabeprozessen steigt mit entsprechenden Systemen, indem über Versionskontrollen ersichtlich ist, wann welches Dokument von wem geändert wurde.

Mit einem DMS lassen sich auch Anforderungen an Datensicherheit und Compliance zuverlässiger erfüllen, da Datenzugriffe über ein klares Rollenkonzept reglementiert sind und somit eindeutig definiert ist, wer Lese-, Schreib- und Änderungsrechte hat. Damit ist gewährleistet, dass vertrauliche Dokumente nicht in falsche Hände geraten.

Nahtlose Integration der IT-Systeme notwendig

Dass Informationen aus unterschiedlichen Quellen in der korrekten Version abrufbar sind, setzt jedoch voraus, dass das DMS nahtlos mit den jeweiligen IT-Systemen verzahnt ist. Nur dann lässt sich sein Potenzial voll ausschöpfen. Gerade hier besteht in vielen kleinen und mittleren Unternehmen jedoch noch Nachholbedarf. Langfristig rechnet sich die Umstellung aber, weil administrative Prozesse viel effizienter werden. Entscheidend ist allerdings eine gute Planung – von der konkreten Zielsetzung und einer Analyse der Ist-Situation über den Projektablaufplan bis hin zur nachträglichen Überprüfung.