Weniger Zettel, mehr Wirtschaft

Wie gut ein Team zusammenarbeitet, stellt sich oft erst heraus, wenn ein Kollege spontan ausfällt. Hat dieser wichtige Informationen lokal auf seinem Desktop abgespeichert, hat seine Vertretung keinen Zugriff. Deswegen sich den guten alten Aktenschrank zurückwünschen, muss niemand, schließlich hat die Digitalisierung auf solche Fälle längst eine bessere Antwort gefunden – Stichwort „zentraler Daten-Pool“. Eine Personalmanagement-Software sollte heutzutage unbedingt über einen solchen verfügen. Nur dann ist sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter parallel auf dieselben Informationen im HR-System zugreift und reibungslos im Homeoffice arbeiten kann.

Für die zentrale Ablage aller Mitarbeiterdokumente sorgen Personalabteilungen mit einer digitalen Personalakte. Unterlagen finden Sachbearbeiter hier per Mausklick und stellen sie Kollegen digital bereit – beispielsweise Führungskräften. Verlangen diese Informationen zum Gehalt ihrer Angestellten, gewährt ihnen die HR-Abteilung für einen begrenzten Zeitraum Einsicht in die entsprechenden Arbeitsverträge per Cloud.

Zeitdiebe digitalisieren

Die Haupturlaubssaison neigt sich gerade dem Ende zu. Viele Personalabteilungen in kleinen und mittleren Unternehmen dürften jetzt aufatmen. Schließlich sind Urlaubsanträge häufig unterschätzte Zeitdiebe. Viele Betriebe benutzen nach wie vor Stift und Papier, wenn es um die Antragsstellung geht. Formular ausdrucken, vom Vorgesetzten unterzeichnen lassen, bei der Personalabteilung einreichen – ein gängiges Vorgehen, das jeder Mitarbeiter im Schlaf kennt. Der Personalsachbearbeiter trägt die gewünschten Tage dann manuell im Outlook-Kalender, in dem Lohnprogramm und der Zeiterfassung ein. Pro Angestellten kostet dieses Prozedere den Sachbearbeiter leicht 20 Minuten.

Mit einer digitalen Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung läuft dieser Prozess schneller und reibungsloser ab. Mitarbeiter sehen im digitalen Kalender die Abwesenheit ihrer Kollegen und können umgehend bewerten, ob ihr Urlaub mit dem ihrer Vertretung harmoniert. Per Mausklick wählen sie die gewünschten Tage aus und buchen sie. Die Führungskraft genehmigt oder verwehrt den Anspruch per Knopfdruck. Die Personalabteilung ist in diesen Prozess nicht mehr involviert. Ist die Personalmanagement-Software mit dem Lohnprogramm und der Zeiterfassung verknüpft, liegen auch hier entsprechende Informationen automatisch vor. 

Auch das Melde- und Bescheinigungswesen muss 2022 kein Zeitfresser mehr sein. Software-Hersteller wie Agenda haben dieses so in ihrem Programm integriert, dass es Antragsformulare automatisch mit hinterlegten Informationen befüllt. Sachbearbeiter müssen sich nicht mehr bei jedem Vorgang in Online-Tools wie sv.net anmelden und die Daten manuell übertragen. Auch müssen sie nicht extra nachsehen, ob die Sozialversicherung bereits Rückmeldung gegeben hat – die HR-Software informiert sie hierüber von selbst.

Digitalisierung muss nicht kompliziert sein. Und es muss auch nicht immer gleich der digitale Rundumschlag sein. Oft hilft es schon, per HR-Software an den administrativen Stellschrauben zu drehen, die Zeit fressen. So gewinnen HR-Abteilungen mit wenig Aufwand mehr Kapazitäten. 

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