Wenn Meetings den Arbeitsalltag bestimmen

Forscher des „National Bureau of Economic Research“ (USA) haben herausgefunden, dass während des ersten Lockdowns die Anzahl der Online-Meetings pro Person um 12,9 Prozent angestiegen ist. Zusätzlich belasten Kinderbetreuung, Homeschooling und Co die Arbeitnehmer im Homeoffice. Das zehrt an der Aufmerksamkeitsspanne, sich in viele kleine Meetings am Stück einzubringen. So kommt die Nexo-Studie „Digitale Meeting Kultur“ zu einem nicht verwunderlichen Ergebnis: Jeder Zehnte ist schon einmal während eines Meetings eingeschlafen. Wie lässt sich dies verhindern?

Auswahl der Teilnehmer prüfen

In einem ersten Schritt ist es wichtig, sich darüber Gedanken zu machen, welche Mitarbeiter essenziell für die Produktivität des Meetings sind. Ist dieses Meeting für alle Mitarbeiter notwendig? Dies gilt es zu identifizieren, sonst verschlimmern Meetings den täglichen Workload. Außerdem kann es so passieren, dass Mitarbeiter in Meetings nichts beitragen. Stattdessen schreiben sie private Nachrichten, checken Social Media oder erledigen den Haushalt.

Laut einer Onepoll-Studie im Auftrag von Logmein ist ein Drittel der Deutschen der Meinung, dass Remote Work die Produktivität steigern kann. Damit dies auch für virtuelle Meetings gilt, sollte der nächste Schritt sein, dass Kameras ein- und Mikrofone stummgeschaltet sind. So lassen sich störende Hintergrundgeräusche während des Meetings vermeiden. Eine Videokonferenz kann erfolgreicher verlaufen, wenn jeder Teilnehmer seine Rolle kennt. Der Timekeeper behält beispielsweise während der Besprechung die Uhr im Blick, um rechtzeitig zu bestimmten Themen überzuleiten. Er achtet auf die aktive Mitarbeit der Kollegen und unterbricht im Notfall auch Kollegen mit hohem Redeanteil. Eine ähnliche Rolle steht dem Dirigenten zu. Dieser Kollege lenkt die Gespräche in die richtige Richtung und fasst das Meeting noch mal zusammen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 09/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Der kreative Kopf steuert proaktiv neue Ansätze oder andere Sichtweisen bei. Dadurch inspiriert er auch Kollegen aus nicht kreativen Bereichen. Diese geäußerten Ideen werden dann vom Teamplayer durch dessen aufmerksame und aktive Teilnahme am Meeting weitergeführt. Von ihm ist konstruktives Feedback zu erwarten. Auch die Rolle eines lösungsorientierten Mitspielers sollte im Meeting besetzt sein. Denn Aufgaben, problematische Sachverhalte oder unbequeme Situationen benötigen konstruktive Lösungsansätze und die Unterstützung Freiwilliger. Diese Rolle macht sich daher durch ihr Engagement für das Unternehmen und dessen Vision unverzichtbar.

Unternehmen sollten Meetings in Zukunft reduzierter einsetzen. Je weniger Meetings pro Tag, desto besser. Dies verhindert die Teilung des Arbeitstags in viele kleine Segmente. Ist ein Meeting dennoch notwendig, sollte die Anzahl auf eine kleine Gruppe von sieben bis zehn Personen beschränkt bleiben. So fühlen sich die Mitarbeiter involviert und tragen aktiv zum Inhalt bei. Bei größeren Ankündigungen sorgt eine Aufzeichnung der Videokonferenz dafür, dass Mitarbeiter wichtigere Arbeitsschritte dennoch fortführen und sich das Video im Nachhinein ansehen können.

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