Wer braucht noch Königswissen?

ITM: Herr Zirke, Sie sprechen vom Social Workplace. Wie füllen Sie dieses Schlagwort mit Inhalt? Inwieweit ist der Social Workplace überhaupt ein IT-Thema, inwieweit ein organisatorisch-strukturelles?
Jürgen Zirke: Der Social Workplace ist der Arbeitsplatz der Zukunft. Die Grenzen zwischen beruflichen und privaten Aktivitäten verschwinden zusehend, und es gilt, diese Arbeitsweise zu unterstützen. Das muss in der Tat sowohl in technologischer als auch organisatorisch-struktureller Hinsicht geschehen. Ich gehe sogar noch ein Stückchen weiter, denn meiner Meinung nach erfordert es auch einen grundlegenden Wandel in der Unternehmens- und Führungskultur. Der technologische Aspekt ist bereits seit Mitte der 1990er Jahre abgedeckt gewesen und kann mit heutigen IT-Lösungen leicht innerhalb kurzer Zeit umgesetzt werden. Ich hatte bereits 1996 in meiner früheren Firma Home-Office und Telearbeit eingeführt, weil wir nur so zu akzeptablen Preisen deutschlandweit vertreten sein konnten. Ich kann mich noch erinnern, wie mir ein Vertreter eines DAX-notierten Konzerns, der heute für mobile Arbeitsplätze Fernsehreklame macht, lang und breit erklärte, warum das nicht funktionieren könne.

ITM: Anscheinend funktionierte es doch?
Zirke: Die Erfahrung zeigt, dass man sehr wohl exzellente Ergebnisse erzielen kann, wenn man den Mitarbeitern Freiräume und Eigenverantwortung einräumt und sie mehr an Ergebnissen misst. Führung muss sich dabei eher auf Coaching verstehen als auf reine Anwesenheitskontrolle, und das fällt manchen Führungskräften, insbesondere im mittleren Management, immer noch schwer. Wenn aber das Management nicht hinter einem solchen Konzept steht, ist das Ganze zum Scheitern verurteilt. Insofern muss bereits im Vorfeld eines Social Business-Projekts geklärt werden, welche Ziele damit verfolgt werden sollen, denn natürlich wird man einen Produktionsprozess nicht mobil machen. Aber auch diesen kann man mit Social Software unterstützen. Leider wird in der Praxis die gedankliche Vorbereitung oftmals übersprungen, „Social“ wird schnell mit „Social Media“ gleichgesetzt und landet in der Marketingabteilung. Dies ist zu kurz gesprungen. Man braucht definitiv ein Konzept, wie man das ganze Unternehmen in ein Social Business überführt, um die Vorteile richtig ausschöpfen zu können. Und das ist dann wirklich schon ein größeres Projekt, das nur durch die Akzeptanz aller Mitarbeiter und die Bereitschaft, aktiv dabei mitzuwirken, Erfolge erzielen kann.

ITM: Wer sind Ihre Ansprechpartner in den Unternehmen?
Zirke: Wir sprechen traditionell oftmals noch zuerst mit den IT-Abteilungen, die das Thema Social Business als Mittel der Collaboration begreifen und den Trend aufgreifen wollen. Aber zunehmend kommen auch andere Ansprechpartner ins Spiel, wie z.B. Marketing-, manchmal auch Personalleiter, die sehen, dass sie an dem Thema nicht vorbeikommen. Und ich will nicht verhehlen, dass es auch durchaus progressive Geschäftsführer gibt, die sich die Zeit dafür nehmen.

ITM: Können Sie Beispiele für die Anforderungen mittelständischer Kunden nennen?
Zirke: Viele Unternehmen erkennen, dass sie in der täglichen E-Mail-Flut ertrinken und die E-Mail nicht notwendigerweise das optimale Kommunikationsmedium für Abstimmungs- und Planungsprozesse darstellt. Hinzu kommt, dass das oftmals vorhandene Intranet die interne Kommunikation unzureichend unterstützt. Hier kann Social Software helfen, eine Brücke zu schlagen. Dynamische Netze von Kollegen, Partnern und Kunden dienen im Social Workplace dazu, Aufgaben innovativer und schneller zu erledigen und die Ergebnisse für alle dafür Berechtigten nachvollziehbar zu dokumentieren.

ITM: Für welche Abläufe sind Social-Media-Tools eher nicht sinnvoll?
Zirke: Social-Media-Tools werden meist eingesetzt, wenn es darum geht, sich über lokale Grenzen (Gebäude oder Standorte) hinaus miteinander auszutauschen. Hierzu können verschiedene Kommunikationstools eingesetzt werden, dazu gehört selbstverständlich heutzutage auch der Einsatz mobiler Endgeräte.

Weniger sinnvoll sind Social-Media-Tools in stark strukturierten Prozessen. Nehmen Sie beispielsweise die Rechnungseingangsbearbeitung, die höchstens einmal einer Rückfrage bedarf und ansonsten mit den vorhandenen Informationen schnell abgearbeitet und gebucht werden kann. Nichtsdestotrotz kann man in einem Produktionsprozess beispielsweise einen Blog als Schichtprotokoll einsetzen.

ITM: Inwieweit müssen sich die Mitarbeiter in ihren täglichen Arbeitsprozessen umgewöhnen?
Zirke: Mitarbeiter stellen sehr schnell fest, dass sie bei der Arbeit mit Social-Business-Tools viel transparenter werden. Wissen ist dann nicht mehr das Wissen eines einzelnen, sondern wandelt sich zu kollektivem Wissen. Dazu muss man stehen, das ist ja auch der Sinn bei der Einführung. Viele scheuen sich aber zunächst, etwas von sich preiszugeben, weil sie dadurch vielleicht befürchten, irgendwann nicht mehr gebraucht zu werden bzw. ersetzbar zu sein. Diese Hürden gilt es zu überwinden.

In der Vergangenheit war oftmals an der Abteilungsgrenze Schluss, wenn man jemanden zu einem Thema befragen wollte. Entweder kannte man die möglichen Experten gar nicht oder es war nicht gewollt, dass andere Abteilungen Interna erfahren. Mit der Einführung einer Social Software werden solche Grenzen aufgehoben. So erhalten Mitarbeiter viel mehr Informationen als vorher und erweitern permanent ihr Wissen. Damit wiederum werden sie für ihr Unternehmen wertvoller.

ITM: Welche Richtlinien sollten Verantwortliche vorgeben? Was sollte erlaubt bzw. auf jeden Fall verboten werden?
Zirke: Richtlinien zur Nutzung von Social Media sind für jeden Mitarbeiter sinnvoll, damit hat er etwas an der Hand, an dem er sich orientieren kann. Es gibt inzwischen genügend Beispiele für Richtlinien (z.B. vom Bitkom), die ein Unternehmen adaptieren kann. Die Einführung von Social Software entbindet die Verantwortlichen ja nicht von Compliance-Regeln oder eigenem Risikomanagement. Hier muss im Einzelfall geschaut werden, wie stark eingegriffen werden soll. Die Reglementierung sollte nur nicht zu weit gehen, da die Mitarbeiter sonst von der Arbeit mit der Social Software abgeschreckt werden. Damit würde man den Projekterfolg ganz klar gefährden.

Andererseits sollte ohnehin jedes Unternehmen über Richtlinien zur Social-Media-Nutzung nachdenken. Selbst wenn im Unternehmen keine eigene Lösung eingesetzt wird bzw. werden soll, werden Mitarbeiter Xing, Facebook & Co. im privaten Bereich nutzen. Mitarbeiter empfinden es als hilfreich, wenn ihnen auch dafür Richtlinien zur Verfügung stehen, um nicht selbst entscheiden zu müssen, welche Art von Informationen sie preisgeben dürfen.
 
ITM: Wie lange dauert es, bis die einzelnen Komponenten – herkömmliche UC-Lösungen und Social-Media-Ansätze – zusammen die Kommunikationsprozesse beschleunigen?
Zirke: Nehmen wir die klassische Groupware Lotus Notes als Basis: Wenn dort wirklich kollaborative Anwendungen im Einsatz waren bzw. sind und nicht nur E-Mail betrieben wurde, ist der Umstieg auf Social Software ein einfacher. Die Mitarbeiter sind es bereits gewohnt, in Teams zusammenzuarbeiten. Hier stellt sich eher die Frage, wozu man eine neue Lösung braucht, weil man das meiste bereits mit Notes machen kann. Da muss man die möglichen Vorteile in Extranets und einige weitere Zusatzfunktionalitäten aufzeigen, um neue Einsatzfelder aufzudecken.

Hat ein Unternehmen in der Vergangenheit Collaboration lediglich als Mail, Kalender und Filesharing verstanden, wird es schwieriger. UC-Lösungen kann man leicht verargumentieren, ergänzen sie doch primär die Offlinekomponente durch Onlinefähigkeiten. Da ist die Akzeptanz ziemlich schnell gegeben. Aber für den Einsatz von Social Software muss die Akzeptanz bei allen erst geschaffen werden, und da braucht man die in der vorigen Frage bereits angesprochene Social-Business-Strategie.

Üblicherweise fängt man mit einer Pilotgruppe an und schafft so möglichst Begehrlichkeiten über die Gruppe hinaus. Interessanterweise kann man oftmals gerade den Betriebsrat in dieser frühen Phase einbeziehen. Der sieht nämlich schnell die Vorteile einer geschlossenen Community für seine Betriebsratsarbeit und parallel die offene Information für alle Kollegen. Und dann wird es auch einfacher, alle Mitarbeiter zu überzeugen. Aber machen wir uns nichts vor, anfangs wird man immer ein Verhältnis von 8:1:1 Passivleser, Gelegenheitsnutzer und Enthusiasten haben.