Wer Kommunikation sät, wird Wachstum ernten

Die 1994 in Straelen gegründete Merulin Gartenbauservice GmbH & Co. KG hat sich in wenigen Jahren vom regionalen Anbieter zu einem der führenden Großhändler der Branche entwickelt. Immer mehr Kunden schätzen das Produktsortiment mit über 6.500 Artikeln sowie das Beratungs- und Serviceangebot des Mittelständlers.

2005 bezog das Unternehmen seinen neuen Firmensitz in Geldern-Walbeck. Mit rund 26.000 Quadratmetern Betriebsfläche bietet das neue Gelände auch in Zukunft ausreichend Expansionsmöglichkeiten. „Die Anforderungen unserer Kunden wachsen ständig, der zeitliche Handlungsspielraum dagegen schrumpft. Unser Ziel ist es, trotzdem optimale Betreuung zu bieten“, erklärt Tom Kollbach, Vertriebsleiter bei Merulin. Da jedoch die vorhandene ISDN-Telefonanlage mit ihren fünf Leitungen immer öfter an ihre Grenzen gestoßen ist, war der Einsatz einer leistungsstarken Kommunikationslösung unverzichtbar. Aufgrund der guten Erfahrungen mit der bisherigen Anlage und den dazu gehörenden Services, entschied sich der Gartenbauexperte für die Voice-over-IP-Kommunikationslösung von Avaya. Seit 2010 sorgt sie für besseren Kundenservice und bietet den 27 Mitarbeitern mehr Komfort.

Insbesondere für wachsende Unternehmen bietet die neue Lösung eine Basis für effiziente Kommunikation. Eingehender Faxverkehr landet etwa direkt als E-Mail auf dem PC des zuständigen Sachbearbeiters. Ausgehende Faxe werden fast ausschließlich digital verschickt. Das bedeutet nicht nur weniger manuellen Aufwand, es reduziert zudem den Papierbedarf und erleichtert die Archivierung. Auch die Sprachkommunikation konnte Merulin eigenen Angaben zufolge mit der neuen Anlage verbessern. Früher stellte die Telefonzentrale eingehende Anrufe an die Kollegen im Kundendienst durch. Warteschleifen und häufige Fehlversuche, weil Ansprechpartner nicht am Platz saßen, waren die Folge. „Jetzt vermittelt die Lösung alle Gespräche über das intelligente Routing automatisch an den Mitarbeiter, der Kapazitäten frei hat“, sagt Thomas Wustmans, Systemadministrator bei Merulin. „Das entlastet Zentrale und Kundenservice gleichermaßen.“
Gleichzeitig nutzt der Mittelständler das System, um seine informationstechnische Infrastruktur via Wireless LAN (WLAN) zu vernetzen. Neue Arbeitsplätze können schnell und kabellos ans Netz gebracht werden – ein wichtiger Punkt, wenn man wie der Gartenbauspezialist mit anhaltendem Wachstum rechnet.

Leicht administrierbar

Systemadministrator Wustmans schätzt die IP-Lösung vor allem wegen ihrer einfachen Verwaltung. Schließlich ist er unter anderem für den reibungslosen Betrieb verantwortlich. „Systemausfälle und Störungen können wir uns nicht leisten“, sagt Wustmans. Sie behindern die Produktivität und kosten Zeit. Mit der neuen Anlage spart der Gartenbaugroßhändler nicht nur Zeit, sondern auch Geld – besonders im Bereich der Mobilfunkgebühren. Der Grund dafür: Viele Lieferanten stammen aus den benachbarten Niederlanden und Auslandsgespräche schlagen in Mobilfunknetzen immer noch mit deutlich höheren Beträgen zu Buche als Gespräche in das nationale Telefonnetz. Dank der Integration von Mobiltelefonen erkennt das System die Handys der Außendienstmitarbeiter als normale Nebenstelle. Das reduziert die Telefongebühren enorm. „Mit Avaya one-X Mobile senken wir unsere Handykosten für Auslandsgespräche um 57 bis 94 Prozent“, weiß Wustmans. Gleichzeitig können die Außendienstmitarbeiter die Vorteile von Rufumleitungen oder Telefonkonferenzen auch von unterwegs nutzen.

Künftig will Merulin über die Lösung auch seine Liefer- und Lagerprozesse optimieren. Ab Mitte des kommenden Jahres sollen Barcode-Etiketten die Bestandsverwaltung noch transparenter machen. „Die Barcode-Scanner im Lager sollen via WLAN mit unserem Enterprise-Resource-Planning-System verknüpft werden. So sind Um-, Ein- und Auslagerungen umgehend im Warenwirtschaftssystem zu sehen. Das beschleunigt den Auftragsprozess“, erklärt Wustmans. Durch diese Maßnahme verbessert sich zudem die Informationsqualität gegenüber dem Kunden. Denn manuelle Eingabefehler und daraus resultierende Lagerfehlbestände gehören dann der Vergangenheit an.
Merulin braucht sich in den nächsten Jahren keine Gedanken über eine effiziente Kommunikationslösung zu machen. Denn die Anlage ist so ausgelegt, dass sie weiteres Wachstum des Gartenbauspezialisten mühelos bewältigt. „Mit Avaya IP Office investieren wir in die Zukunft. Durch den modularen Aufbau und die einfache Administration der Anlage können wir das System flexibel um zusätzliche Benutzer oder Funktionalitäten erweitern“, unterstreicht Systemadministrator Wustmans.

Merulin Gartenbauservice  GmbH & Co. KG

Geschäftsfeld: Gartenbaubedarf (Produkte + Services)
Gründungsjahr: 1994
Standort: Walbeck
Mitarbeiterzahl: > 25
Lagerhallen: 4.000 m² Fläche, über 6.500 Artikel im Angebot

www.merulin.de

Bildquelle: © Merulin Gartenbauservice