Wichtiger Baustein der Digitalisierung

ITM: Frau Thesing und Herr Schmid, welche Relevanz haben rechtsgültige elektronische Signaturen für den Mittelstand?
Christina Thesing: Der deutsche Mittelstand ist geprägt von vielen „Hidden Champions“, die häufig in sehr spezifischen Märkten unterwegs sind. Sie möchten ihre Geschäfte auch im digitalen Raum rechtsgültig absichern. Dafür existieren viele Anwendungsszenarien wie bei Zeitarbeitsverträgen, Finanztransaktionen, Interaktion mit Behörden und Verträgen für Bauprojekte. Als Beispiel seien Spezifikationen und Verträge für Spezial- und Auftragsfertigung, wie die Realisierung von Onshore-Windenergie- Anlagen genannt. Der Schutz vor Haftungsrisiken und die fortschreitende Digitalisierung sind enorme Treiber für den Einsatz der elektronischen Signatur.

Marco Schmid: Effizientere digitale Prozesse und optimierte User Experience sind längst auch im Mittelstand als wichtige Themen angekommen. Die elektronische Signatur reduziert Bottlenecks und verhindert Medienbrüche, daher ist sie für eine umfassende Digitalisierung so wichtig.

ITM: Welche besonderen Herausforderungen gibt es bei unterschiedlichen Branchen zu berücksichtigen?
Thesing: Die grundsätzlichen Anforderungen an die geforderte qualifizierte E-Signatur sind bei allen Branchen gleich. Sie unterscheiden sich aber stark in ihren operativen Abläufen, sodass wir hier häufig mit den Kunden vorab eine Prozessberatung vornehmen und in unseren Gesprächen gemeinsam erarbeiten, wie sich die derzeit papierbasierten Prozesse digital abbilden lassen. Das führt dazu, dass einige Themen grundlegend anders gedacht werden müssen. Viele manuelle aufwändige Schritte lassen sich digital automatisieren.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 04/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Schmid: Bei unserer E-Signatur wird jedes Mal ein Zertifikat erzeugt und in das zu signierende Dokument eingebettet. Bereits ab der ersten Signatur ist das Dokument durch das Zertifikat integritätsgeschützt, d.h. sofern es nachträglich Änderungen am Dokument gibt, werden die bereits getätigten Signaturen ungültig. Weiterhin lässt sich eindeutig nachvollziehen, wo Änderungen im Dokument vorgenommen worden sind. Das bekannte Paraphieren und manuelle Prüfen, sobald der signierte Vertrag zurückkommt, wird damit überflüssig.

ITM: Welchen Nutzen haben DMS-Lösungen gerade für remotes Arbeiten?
Thesing: Ein Dokumentenmanagement- oder Content-Services-System ist die Basis für die Digitalisierung geschäftlicher Prozesse. Es ermöglicht das sichere, gemeinsame Arbeiten von überall aus durch einen zentralen digitalen und schnellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente. Auch in mittelständischen Unternehmen nimmt die Fülle und Dichte an Informationen unaufhörlich zu. Die Fähigkeit, genau diese Informationen zu verwalten, einen schnellen und ortsunabhängigen Zugriff sicherzustellen sowie Prozesse miteinander zu verknüpfen, entscheidet maßgeblich über die Wettbewerbsfähigkeit. Vor allem die rechtskonforme und revisionssichere Ablage digitaler Informationen ist durch eine zentrale DMS-Lösung sichergestellt. So werden gerade im Business-Kontext Compliance-Anforderungen auch in sensiblen und regulierten Branchen optimal erfüllt. Nur Unternehmen, die es schaffen, Routineaufgaben zu automatisieren und so Kosten zu senken, schaffen sich die Zeit und weitere Ressourcen für die Erschließung neuer Märkte. Ein DMS ist hierfür unverzichtbarer Bestandteil.

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