Wie KI die Verarbeitung von Rechnungen automatisiert

Die Angestellten im Handel erfassen, verwalten und bearbeiten zahlreiche Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen. Diese sind komplex und stammen von verschiedenen Lieferanten und Kunden. Moderne Cloud-Lösungen automatisieren den folgenden Ausgabenverwaltungsprozess mit KI-Unterstützung vollständig: Papierrechnungen werden gescannt oder in entsprechende Plattformen hochgeladen. Die Lösung extrahiert mithilfe von OCR-Technologie wichtige Informationen aus den Belegen: Lieferanten- oder Verkäufername, Betrag, Fälligkeits- und Rechnungsdaten, Währungen, Steuersätze, Rabatte oder Einzelpostendaten. Das Extrahieren und Zuordnen der Daten zur jeweiligen Buchungskategorie erfolgen automatisch. Dies reduziert den Zeitaufwand enorm, zusätzlich sinkt das Risiko menschlicher Fehler.

Komplizierte Sonderfälle

Im Einzelhandel kommen immer wieder Sonderfälle vor, etwa verschiedene Rabatte oder Werbeaktionen. Das macht die Buchhaltung komplizierter. Bei manchen Bestellungen muss der Mehrwertsteuersatz aufgeteilt werden: Für bestimmte Umsätze (wie Lebensmittel) fällt eine Steuerbefreiung oder ein ermäßigter Steuersatz von sieben Prozent an. Die Künstliche Intelligenz (KI) erkennt und berechnet den zutreffenden Steuersatz automatisch. Sie berechnet auch den Einstandspreis, also die Kosten, zu denen der Händler die Ware tatsächlich erworben wird. Dazu zieht die KI vom Nettolistenpreis alle Preisnachlässe wie Skonti, Rabatte oder Boni ab und addiert die Bezugskosten wie Fracht, Verpackung, Porto und Zölle.

Manchmal kommt es zu Unstimmigkeiten, etwa aufgrund schwankender internationaler Wechselkurse oder fehlerhafter Dateneingaben. Diese Fehler können zu einer Überzahlung von Waren oder Dienstleistungen führen. Wenn etwa die Menge oder der Preis der erhaltenen Ware falsch ist, wird die Rechnung bezahlt, ohne die Abweichung zu bemerken. Deshalb muss im Vorfeld ein Abgleich von Zahlungen und Wareneingängen/Bestellungen erfolgen. So behalten Firmen ihre Ausgaben im Blick und sind für Betriebsprüfungen gewappnet. Doch das Personal muss jede Rechnung manuell prüfen. Eine KI-basierte Rechnungsverarbeitung verhindert Überzahlungen. Die KI erkennt z.B. doppelte Rechnungen oder Preis- und Mengenunterschiede.

Komplexe Freigabeprozesse

Genehmigungsprozesse im Einzelhandel sind zeitintensiv und anfällig für Verzögerungen, insbesondere in globalen Organisationen mit unterschiedlichen Buchhaltungssystemen und Software-Lösungen. Das führt zu Compliance-Problemen und Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Rechnungen. Eine automatisierte Lösung ermöglicht es, für unterschiedliche Geschäftseinheiten oder Arten von Rechnungen unterschiedliche Genehmigungsabläufe zu etablieren. Auch Rollen und Verantwortlichkeiten für jeden am Genehmigungsprozess Beteiligten lassen sich definieren. Per Smartphone gelingt die Rechnungsfreigabe von überall aus.

Nicht zuletzt enthalten Rechnungen sensible Kunden- und Lieferantendaten, die Schutz vor unbefugtem Zugriff benötigen. Einzelhändler müssen auf den Datenschutz und die rechtlichen Anforderungen achten. Hier hilft eine Automatisierungs-Software für die Rechnungsverwaltung, wie sie das Fintech Yokoy mit seiner KI-gesteuerten Ausgaben-Management-Plattform für mittelständische und große Unternehmen anbietet. Die Software bietet die Chance, alle gesetzlichen Richtlinien und Vorschriften zu überblicken. Dazu validiert die KI jede Einreichung mit Blick auf die Übereinstimmung mit den Richtlinien des gesamten Unternehmens sowie auf gesetzlicher Ebene.

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