„Workation ist defintiv ein spannendes Arbeitsmodell“

ITM: Herr Diesing, welche Herausforderungen stellt hybrides Arbeiten insbesondere an Mittelständler?
Diesing: Wie Sie erwähnen, bringen hybride Arbeitsformen neben vielen Vorteilen auch Herausforderungen mit sich, wie beispielsweise Kommunikationsprobleme und Schwierigkeiten bei der Teamarbeit. Um sicherzustellen, dass das gewählte Modell für Ihr mittelständisches Unternehmen funktioniert, sollten Sie einige bewährte Methoden und Strategien in Betracht ziehen: Allem voran ist klare Kommunikation der Schlüssel für den Erfolg jeder hybriden Arbeitsform. Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihren Mitarbeitern regelmäßig und effektiv kommunizieren, um sicherzustellen, dass jeder über seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten informiert ist und auch bei etwaigen Problemen abgeholt und nicht allein gelassen wird.

Sofern nicht die richtige Ausstattung besteht, gilt es in effektive Technologien und Tools zu investieren, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter effizient arbeiten können, unabhängig davon, ob sie im Büro oder zu Hause arbeiten. Dazu können beispielsweise Videokonferenzsysteme, gemeinsame Projektmanagement-Tools oder Collaboration-Tools gehören. Führungskräfte sollten zudem sicherstellen, dass die Zusammenarbeit im Team weiterhin effektiv bleibt, indem sie regelmäßige Besprechungen und Feedback-Sitzungen organisieren und sicherstellen, dass jeder im Team in die Entscheidungsfindung einbezogen wird.

ITM: Wie wirkt sich hybrides Arbeiten auf die Zusammenarbeit im Büro aus?
Diesing: Das hybride Arbeiten führt meist zu einer Verringerung der Face-to-Face-Kommunikation im Büro, was sich negativ auf die Zusammenarbeit auswirken kann. Dies wird oftmals auch durch Schwierigkeiten bei der Koordination von Meetings und Aufgaben verstärkt, wenn Mitarbeiter nicht zur gleichen Zeit im Büro sind, keine Kernarbeitszeiten definiert oder die technische Ausstattung zur Kommunikation und Zusammenarbeit im Team fehlt. Allerdings führt das hybride Arbeiten auch zu mehr Flexibilität und dadurch zu einer verbesserten Work-Life-Balance, was sich positiv auf die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter auswirken kann.

ITM: Welche Stolpersteine gilt es in Bezug auf die Kommunikation im Team zu überwinden?
Diesing: Ein essenzieller Faktor sind hierbei unterschiedliche Kommunikationspräferenzen, welche im Team vorherrschend sein können. Manche telefonieren lieber, andere schreiben lieber Chat-Nachrichten und E-Mails. Hier gilt es die richtige Mischung zu finden und alle Team-Mitglieder abzuholen. Durch diesen Mix an Kommunikationsmitteln kann es allerdings auch schnell an Transparenz mangeln, wodurch wiederum Missverständnisse entstehen können. Eine klare Richtlinie zur Kommunikation und regelmäßige Teammeetings können helfen, diese Stolpersteine zu überwinden und eine erfolgreiche Zusammenarbeit sicherzustellen.

ITM: Was sind die wichtigsten Anforderungen an kollaborative Tools, um orts- und zeitunabhängige Teamarbeit effizient zu unterstützen?
Diesing: Kollaborative Tools sollten orts- und zeitunabhängiges Arbeiten in erster Linie durch einfache und intuitive Bedienbarkeit unterstützen, damit diese nicht zu einer Belastung im Alltag werden. Gleichzeitig sollte darauf geachtet werden, dass Tools eingesetzt werden, welche eine nahtlose Integration mit anderen Systemen und Anwendungen ermöglichen, sofern die internen Prozesse nicht gänzlich über ein einzelnes Tool abgebildet werden kann. Eine klare Strukturierung von Dokumenten und Aufgaben, sowie ein einfaches Tracking von Änderungen und Kommentaren fördert die Zusammenarbeit und hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden. Außerdem sollten Tools auch mobile Anwendungen anbieten, damit das Team auch unterwegs oder von verschiedenen Geräten auf alle Inhalte zugreifen kann.

ITM: Worauf müssen Unternehmen beim Einsatz von Collaboration-Tools in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz achten?
Diesing: Beim Einsatz von Collaboration-Tools müssen Unternehmen in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz darauf achten, dass die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Tools mit den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) übereinstimmen und auch ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen werden kann, sofern das Collaboration-Tool über eine externe Cloud gehostet wird. Eine starke Authentifizierung und Verschlüsselung sind notwendig, um den Zugriff auf Daten nur durch autorisierte Nutzer zu gewährleisten. Es ist wichtig, dass Unternehmen eine klare Verteilung von Zugriffsrechten und Rollen festlegen können, um unautorisierten Zugriff auf sensible Daten zu verhindern. Außerdem ist es empfehlenswert, bei der Auswahl von Collaboration-Tools auf Zertifizierungen und Bewertungen von unabhängigen Prüfstellen zu achten, um die Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsstandards zu gewährleisten.

ITM: Effiziente Tools sind das eine – worauf kommt es in puncto (Arbeits-) Organisation an?
Diesing: Im Bereich der (Arbeits-) Organisation ist es wichtig, dass mit dem Wechsel des Arbeitsmodells klare Ziele und Aufgaben, eine eindeutige Rollen- und Verantwortlichkeitsverteilung sowie regelmäßige Kommunikation und Abstimmung stattfinden. Werden diese Punkte nicht berücksichtigt, kann es schnell vorkommen, dass das Team in alte Muster zurückfällt und die Organisation dem hybriden Arbeitsmodell nicht mehr gerecht wird. Steht jedoch eine gewisse Struktur dahinter, können kleinere Probleme, welche gerade beim Wechsel des Arbeitsmodells auftreten können, leicht gelöst werden und das Team im Wandel Rückhalt finden.

ITM: Was halten Sie von dem sogenannten Workation-Arbeitsmodell – das einen Mix aus remotem Arbeiten und Urlaub verspricht?
Diesing: Workation ist defintiv ein spannendes Arbeitsmodell, das sowohl Vorteile als auch Herausforderungen mit sich bringt. Die Idee, Arbeit mit Erholung und Reisen zu verbinden, kann dazu beitragen, Motivation und Produktivität zu steigern. Allerdings kann es auch schwierig sein, Arbeit und Freizeit in einem neuen Umfeld zu kombinieren und eine klare Trennung zwischen beiden Bereichen zu gewährleisten. Hier steht und fällt viel mit der bereits besprochenen internen (Arbeits-) Organisation, welche natürlich auch im Falle einer Zeitverschiebung asynchrones Arbeiten unterstützen können muss. Wenn jedoch die Erwartungen zwischen Arbeitgeber und -nehmer klar kommuniziert werden, kann es meiner Meinung nach, auch bedingt durch eine zeitliche Begrenzung, gut funktionieren.

Bildquelle: Stackfield