Workflow via Firmenportal

Als Systemverbund koordiniert und organisiert die Deha-Gruppe die Aktivitäten von fünf regionalen, konzernunabhängigen Elektro­großhändlern. 2014 erwirtschafteten die angeschlossenen Unternehmen gemeinsam einen Umsatz von über einer Milliarde Euro. Neben Marketing und Datenmanagement ist die Zentrale in Gerlingen bei Stuttgart vor allem für den Abschluss gemeinsamer Lieferantenverträge zuständig. Der sogenannte Abkommens-Workflow ist dabei die Schnittstelle zwischen der Deha und den Gesellschaftern.

In Zeiten sich schnell ändernder Geschäftsprozesse und steigendem Wettbewerbsdruck ist schnelles Reagieren gefragt. Daher muss der Workflow flexibel anpassbar sein. Die frühere Lösung wurde komplett außer Haus entwickelt. Der damit betraute Dienstleister hatte jedoch nicht genügend Kapazitäten, um das Thema in der gewünschten Geschwindigkeit voranzutreiben.

„Es waren zwar einige Grundfunktionen umgesetzt, dann aber stagnierte die Entwicklung über einen längeren Zeitraum. Daher haben wir das Projekt beendet und uns nach einer Alternative umgesehen“ berichtet Torsten Schulz von der Deha-Gruppe. Einer der Gesellschafter erfüllt vergleichbare Anforderungen mit einem Unternehmensportal auf Basis von Intrexx von United Planet. Aufgrund der dortigen positiven Erfahrungen wurde es im Live-Betrieb begutachtet und für die geplanten Projekte als gut geeignet eingeschätzt.

Prozessanpassungen abbilden

Torsten Schulz zur neuen Lösung: „Sie bietet genau das, was wir früher vermisst haben: Die Anpassbarkeit und der hohe Grad möglicher Eigenentwicklungen waren definitiv ausschlaggebend. Mit wenig Aufwand kann man viel abbilden.“ So konnten einige kleinere Anwendungen komplett in Eigenregie erstellt werden.

Beim komplexen Abkommens-Workflow wurde auf das Consulting der Herstellerfirma zurückgegriffen, um das Projekt schnellstmöglich abzuschließen. Man wollte möglichst früh von den erwarteten Arbeitserleichterungen profitieren. Gerade diese Zusammenarbeit empfand Schulz positiv: „Wir fanden es interessant, dass man hier mit dem Hersteller selbst spricht. Bei möglichen Problemen wenden wir uns direkt an diejenigen mit der größten Expertise.“

Das Portal des Mittelständlers hält neben dem Abkommens-Workflow weitere Anwendungen bereit. So hat jeder Arbeitskreis einen virtuellen Arbeitsbereich im Unternehmensportal. Die Arbeitskreise bestehen aus Vertretern der einzelnen Gesellschafter und Mitarbeitern aus der Zentrale. Sie sind für bestimmte Sortimentsbereiche zuständig und treffen sich zu regelmäßigen Besprechungen. Dadurch wird die Marktdynamik flexibel in zentral koordiniertes, praktisches Markthandeln umgesetzt. Zur Vor- und Nachbereitung der Treffen werden Dokumente und Tagesordnungspunkte im virtuellen Arbeitsbereich ausgetauscht. Die Besprechungen selbst laufen dadurch deutlich zielgerichteter ab.

Alle Informationen am „Digital Workplace“

Auch externe Lösungen wie das Business-Intelligence-System Jedox sind direkt aus dem Portal heraus zugänglich. Einige kleinere Anwendungen wie etwa der elektronische Urlaubsantrag oder ein Schwarzes Brett vervollständigen die Plattform, die so gut wie ohne Schulungsaufwand eingeführt wurde.

So hatte das Scheitern des ursprünglichen Projekts sein Gutes: Es machte den Weg frei für ein modernes Portal. Dieses bietet mittlerweile mehr Funktionen, als man sich anfangs erträumt hatte. Die Zentrale der Gruppe legt die Lösung auch ihren Gesellschaftern ans Herz. Insbesondere die Umsetzung des zentralen Abkommens-Workflows überzeugt Torsten Schulz: „Heute ist der Workflow wesentlich schlanker und auch aus Nutzersicht schneller und leichter zu bedienen als die frühere Lösung.“