Wundertüten, Dickschiffe und die eierlegende Wollmilchsau

Deutschland, einig Homeoffice-Land – das war bisher im Selbstbild der Deutschen nicht vorgesehen. Doch Corona hat vieles geändert, auch die Einstellung zu neuen Arbeitsformen wie Hybrid, Mobile oder Remote Work. Zeitweise war die Arbeit zu Hause sogar gesetzliche Pflicht. So arbeitete nach Zahlen des Ifo Instituts zeitweise jeder dritte Erwerbstätige im heimischen Büro.

Ohne ruckartige Digitalisierung wäre das oft nicht möglich gewesen. Inzwischen gehören die Storys zum Anekdotenschatz der Arbeitswelt: dass die elitären VPN-Zugänge für das Management innerhalb weniger Tage um den Faktor 100 aufgeblasen wurden; wie ein Unternehmen in einer Woche zigtausend Cloud-Arbeitsplätze schuf; dass die eigene Produktivität ohne Dauerkontrolle vom Chef steil nach oben ging.

Home is where the Office is

Trotzdem ist die Verbreitung neuer Arbeitsformen eher gering. So hat das Ifo Institut das Homeoffice-Potenzial auf etwa 56 Prozent der Arbeitsplätze geschätzt. Die Realität: Anfang 2022 waren rund 28 Prozent der Arbeitskräfte im heimischen Büro. Das Potenzial wird nicht ausgeschöpft, weil viele Manager den Arbeitskräften misstrauen: „Ohne Aufsicht macht hier keiner was.“ Aber es gibt auch Hindernisse auf der Gegenseite, etwa das Fehlen eines getrennten Büros oder eines komfortablen digitalen Arbeitsplatzes.

Doch langsam verändert sich die Einstellung der Unternehmen, auch im konservativen Mittelstand. Nach einer Untersuchung des Stuttgarter „Instituts für Management und Innovation“ will eine Mehrheit der Arbeitnehmer und Arbeitgeber in kleinen und mittelgroßen Unternehmen nicht mehr in den Zustand vor der Pandemie zurück. Für die meisten ist die Idealsituation „Hybrid Work“: zwei bis vier Tage Homeoffice, im Rest der Woche klassische Büroarbeit. Dieser Mentalitätswandel liegt auch daran, dass viele Leute Wege aus der anstrengenden und zeitfressenden Pendelei suchen. 

Viele Arbeitgeber haben in zwei Jahren Corona gelernt, dass Homeoffice Vorteile hat. So war in sieben von zehn Unternehmen die Produktivität der Beschäftigten genauso hoch oder sogar höher als bei ständiger Anwesenheit. Zudem wächst die Mitarbeiterzufriedenheit und viele Unternehmen glauben, dass eine liberale Homeoffice-Regelung ihre Firma attraktiver für Bewerber macht. Und natürlich gibt es Einsparpotenziale bei Büromieten, Reisekosten und dem CO2-Fußabdruck. 

Doch die Mittelständler können diese Vorteile nur heben, wenn ihre Belegschaft die richtige technische Ausstattung für den heimischen Arbeitsplatz und eine komfortable Infrastruktur für Zeiten der Anwesenheit hat. Unternehmen benötigen eine ausgewogene Kombination aus Cloud Computing und Vor-Ort-IT, die den Unterschied zwischen Arbeit in der Firma und an anderen Orten verschwinden lässt. 

Drei unterschiedliche Modelle

Gefragt sind virtuelle Workplace-Lösungen, die als Arbeitsplatz zum Mitnehmen weltweit funktionieren. Es gibt dafür drei unterschiedliche Modelle. Sie nutzen verschiedene Cloud-basierte Tools und eignen sich grundsätzlich für alle Unternehmensgrößen. Das erste Modell eines digitalen Arbeitsplatzes ist die Wundertüte. Sie besteht Start-up-like aus vielen interessanten und innovativen Cloud-Tools. Das Angebot an passenden Lösungen ist riesig und deckt eine enorme Vielfalt an Aufgaben ab. 

Diese Art des digitalen Arbeitsplatzes wirkt allerdings etwas zusammengewürfelt und undurchsichtig auf Leute, die klassische IT-Lösungen mit ihrem Verwaltungsaufwand in und ihrer bürokratischen Anmutung gewohnt sind. Deshalb ist für eher traditionelle Mittelständler das Modell Dickschiff besser geeignet. Denn eine einheitliche IT-Infrastruktur mit Standardanwendungen gibt es auch als vollständig virtuelle Cloud-Lösung. 

Ohne Werbung machen zu wollen: Das Anwendungspaket Microsoft 365 ist dabei konkurrenzlos. Es gibt im Moment kaum eine ähnlich umfangreiche Alternative, die eine weltweit gleichbleibend hohe Servicequalität bietet und alle Anforderungen von Unternehmen erfüllt. Wer diesen Service bucht, kann es sich auf der IT-Couch bequem machen. Microsoft hat sein Cloud-Angebot inzwischen zu einem Leviathan ausgebaut: Er bietet Business-Funktionen bis hin zu Warenwirtschaft, Enterprise Resource Planning (ERP) und Automatisierungs-Tools. Zu allem Überfluss gibt es auch ein eigenes Corporate Social Network (Yammer). 

Doch das Dickschiff hat einen Nachteil: Es benötigt einen Kapitän, der die IT-Strategie im Blick behält und eine ganze Crew. Management und technische Administration des Service erzeugen bei Nutzung vieler Module den für umfangreiche Infrastrukturen typischen Aufwand.

Wie ein Baukastensystem

Das ist für größere Mittelständler und Familienunternehmen sicher kein Problem, doch viele Mittelständler wollen möglichst wenig eigene IT machen – schließlich haben sie noch ihr Kerngeschäft. Für sie eignet sich das dritte Modell, die sprichwörtliche „eierlegende Wollmilchsau“. Auch hier ist wieder Microsoft im Spiel, bringt aber nur einen Teil. Für den Rest gibt es auf dem Markt eine große Zahl an Systemhäusern und Dienstleistern mit einem großen Angebot an Managed Services für Microsoft-Lösungen, aber auch für andere Tools.

Ein typischer Anbieter hat vollständige Arbeitsplätze inklusive Endgeräte, Office-Lösung und zusätzliche IT-Services im Angebot. Das funktioniert wie ein Baukastensystem: Der Auftraggeber wählt die Bestandteile der digitalen Arbeitsplätze, der Serviceanbieter kümmert sich um den Rest. Der große Vorteil von Managed Services: Sie eignen sich bereits für kleinere Unternehmen mit nur wenigen Dutzend Mitarbeitern und ohne größere IT-Teams. Denn viele Cloud-Lösungen lassen sich leicht nutzen, aber nicht einfach konfigurieren. Wer hier die falschen Optionen wählt, erzeugt womöglich eine sehr unsichere IT-Infrastruktur, die dem nächsten Cyberangriff widerstandslos zum Opfer fällt. 

Blickverengung: Es gibt nicht nur Bürojobs

Mit den drei geschilderten Modellen lässt sich jede Anforderung an einen virtuellen, digitalen Office Workplace abdecken. Doch was ist eigentlich mit Leuten, die gar nicht am Schreibtisch sitzen, weder zu Hause noch woanders? Auch für sie gibt es spezifische Lösungen. So nutzt beispielsweise der Heizungshersteller Viessmann eine App, um die gesamte Belegschaft zu informieren sowie die Urlaubs- und Schichtplanung zu erleichtern. 

Auch der Shopfloor kann zumindest teilweise zum digitalen Arbeitsplatz werden, etwa mit einer Datenbrille für Virtual Reality (VR), wie sie der Maschinenbauer Stöber aus Witten einsetzt. Er visualisiert damit seine Antriebssysteme noch während der Entwicklung, sodass teure Prototypen und Testsysteme wegfallen. Die Werker und Techniker testen in der VR den gesamten Arbeitsplatz, nehmen Werkzeuge virtuell auf, prüfen die Verschraubung und jeden Arbeitsschritt. Der Vorteil für Stöber: Der Entwicklungsaufwand reduziert sich von einem halben Jahr auf wenige Tage. 

Ein ähnliches digitales Werkzeug für Arbeitsplätze auf dem Shopfloor sind Augmented-Reality-Brillen (AR). Sie schaffen nicht wie VR eine immersive Umgebung, sondern blenden Informationen in das Sichtfeld der Träger ein. Sie werden z.B. genutzt, um Support-Infos von einem Techniker an eine Person vor Ort weiterzuleiten. 

Solche Lösungen erweitern Industriearbeitsplätze um digitale Elemente, die Abläufe beschleunigen und vereinfachen. So entfallen durch die AR-/VR-Brillen bei Inbetriebnahme, Wartung und Reparatur die Koordination von Terminen und die Anreisewege. Die digitalen Tools beruhen auf dem Einsatz der Cloud, können allerdings nicht wie bei Bürojobs den gesamten Arbeitsplatz virtualisieren. Aber sie übernehmen viele unterstützende Aufgaben und geben dem Shopfloor ausreichend digitalen Flair. 

Ich pendele, also bin ich genervt

Arbeiten heißt pendeln, jedenfalls für die Mehrheit der Bundesbürger. So mussten laut Statistischem Bundesamt im Jahr 2020 etwa 60 Prozent der Beschäftigten ihren Wohnort verlassen, um zum Arbeitsplatz zu kommen. Die übergroße Mehrheit fährt nur etwa eine halbe Stunde lang, aber fast ein Viertel bis zu einer Stunde. Das ist in vielerlei Hinsicht ein Problem, kostet es doch Lebenszeit und -freude, Arbeitsproduktivität, immer mehr Geld und fördert den Klimawandel. 

Nach einer Greenpeace-Studie sinkt der CO2-Ausstoß im Straßenverkehr um etwa 5,4 Millionen Tonnen pro Jahr, sofern 40 Prozent der Arbeitnehmer an zwei Tagen pro Woche im Homeoffice sitzen. Das entspricht 18 Prozent aller durch die Pendelei entstehenden Emissionen. Gefragt sind hier innovative Lösungen, beispielsweise die aus der Start-up-Szene stammenden Konzepte Co-Working und Desk Sharing. 

Auf andere Unternehmen sind sie leicht übertragbar. Sie können dabei helfen, die Anfahrtswege zum Büro zu vermeiden oder wenigstens zu verkürzen. Naheliegend wäre es auch, nicht alle Mitarbeiter an einem Standort zu konzentrieren, sondern beispielsweise dezentral Pendlerarbeitsplätze anzumieten. Plattformen wie Independesk vermakeln freie Arbeitsplätze bei speziellen Anbietern, aber auch in Hotels oder Unternehmen, die ihre freien Büros zur Verfügung stellen. 

Funktionieren werden solche Konzepte allerdings nur, wenn genügend Arbeitgeber und -nehmer mitmachen. Wenn dezentrale, hybride Arbeit Alltag ist, haben Desk-Sharing-Services regen Betrieb. Die Mitarbeiter profitieren auf jeden Fall, ebenso wie die Umwelt. 

Die Workplace-Geheimwaffen der Start-ups

Mammutlösungen wie Microsoft 365 bieten alles, lassen sich diese Vielfalt aber gut bezahlen. Wer einen preisgünstigen virtuellen Arbeitsplatz nutzen will, findet inzwischen auf dem Cloud-Markt hilfreiche Tools, die vergleichsweise geringe Kosten haben oder sogar gratis sind.

Diese Cloud-Helfer bieten in der richtigen Zusammenstellung alles, was für die meisten Aufgaben im Büro notwendig ist. Das beginnt beim Videokonferenzservice und geht über Projektmanagement, Business-Chats und Cloud-Office-Anwendungen bis hin zu Collaboration-Tools. Wer an einer Erstausstattung für das virtuelle Office interessiert ist, sollte sich die folgenden Tools näher anschauen: 

• Zoom war 2020 der Aufsteiger des Jahres, als plötzlich alle Videoconferencing wollten. Das Tool gehört immer noch zu den besten Systemen und ist als Stand-alone-Service fast alternativlos.
• Trello bietet Projektmanagement nach dem Kanban-Prinzip. Auch hier gibt es eine ausreichende Gratisversion für kleinere Arbeitsgruppen. Doch die kommerzielle Variante hat Vorteile, u.a. die Integration in Slack, Miro und Confluence.
• Slack hat es vorgemacht und alle anderen haben es nachgemacht: Business-Messaging in Perfektion. Das Tool hat immer noch einen Spitzenplatz und ist in einer Grundausstattung auch weiterhin kostenlos.
• Miro bietet ein Team-Whiteboard mit zahlreichen Möglichkeiten zur Remote-Zusammenarbeit. Bereits die kostenlose Version hat den vollen Funktionsumfang des Whiteboards. Nutzer arbeiten damit gemeinsam an Präsentationen und Konzepten aller Art.
• Confluence ist ein Wiki. Damit bauen Unternehmen ein internes oder externes Informationssystem im Stil der Wikipedia auf. Eine eingeschränkte Version mit zwei Gigabyte Speicherplatz und einer Begrenzung auf zehn Nutzer ist kostenlos – ausreichend für kleinere Teams.

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