Zeit gewinnen durch schlanke HR-Prozesse

Personalabteilungen fungieren als wichtige Dienstleister für das gesamte Unternehmen. Gleichzeitig haben sie eine Schlüsselfunktion inne, denn sie beraten die Geschäftsführung und stellen wichtige Kennzahlen bereit. Damit sie ihrer wichtigsten Aufgabe nachkommen können, möchten sie ihre Tätigkeiten als Dienstleister möglichst effizient erledigen. Das gelingt zum einen durch Digitalisierung von Prozessen. Spätestens seit der Pandemie ist in vielen Unternehmen Remote Work zur Normalität geworden. Zum anderen sparen sich Personalabteilungen zusätzlich Zeit, wenn sie Aufgaben an Führungskräfte und Mitarbeiter auslagern und diese  in Prozesse miteinbeziehen.

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Wie die Umsetzung gelingt? Mit einem Cloud-basierten Self-Service-Portal, wie beispielsweise dem Personalportal von Agenda. Denn Unternehmen stellen damit Informationen zentral bereit und nutzen es als Austauschplattform. Und Mitarbeiter greifen von jedem internetfähigen Endgerät zu. Dadurch sind Unternehmen in der Lage, HR-Prozesse ganz neu anzugehen.

Vereinfachte Prozesse dank Cloud

Zustellung von Lohndokumenten: Anstatt diese auszudrucken, zu kuvertieren und per Post zu versenden, stellen Unternehmen ihren Mitarbeitern die Abrechnungen digital zur Verfügung. Arbeitnehmer können jederzeit darauf zugreifen – womit auch das Nachfragen von verlegten Unterlagen entfällt.

Einreichung von wichtigen Unterlagen: Heiratsurkunde, Schulungszertifikat oder andere Dokumente, die die Personalabteilung benötigt, fotografieren Mitarbeiter ab und laden diese sicher in das Cloud-Portal hoch. Das System macht anhand von Personalnummer oder Mitarbeiterkürzel Vorschläge zur Ablage. Dadurch spart der Personalsachbearbeiter eine Menge Zeit.

Einsehen von Informationen zu Kollegen: Wollen Mitarbeiter herausfinden, von wem Kollege A vertreten wird oder wann Kollege B aus dem Urlaub zurück ist, entfällt sowohl der Anruf in der Personalabteilung als auch das lange Suchen in unterschiedlichen Dokumenten. Urlaube, Durchwahlen, Vertretungsregelungen und vieles mehr sehen Angestellte zentral im Cloud-Portal ein.

Erhalt von geforderten Unterlagen: Der Mitarbeiter benötigt einen Nachweis des Arbeitgebers über den Besuch einer Weiterbildung? Oder eine Führungskraft möchte Einblick in die Personalakte eines Arbeitnehmers erhalten? Mit wenigen Klicks stellt die Personalabteilung die Dokumente digital bereit – ein wesentlich sicherer Weg als per E-Mail oder Hauspost. Und Schattenakten gehören damit der Vergangenheit an.

Beantragung von Urlauben: Integrieren Unternehmen ein Cloud-Portal, finden Personalabteilungen keine per Hand ausgefüllten Urlaubsanträge mehr vor. Denn der Prozess läuft nur noch zwischen Mitarbeiter und Führungskraft ab. Der Mitarbeiter beantragt digital seinen Urlaub. Überschneidungen mit Kollegen kann er auf einen Blick einsehen. Und die Führungskraft gibt den Urlaub mit einem Klick frei. Das Urlaubskonto aktualisiert sich daraufhin automatisch.

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