Zeitsparendes Controlling

Für Krankenhäuser wird es immer wichtiger, bestehende Controlling-Tools wie eine intelligente Finanzbuchhaltungs-Software (Fibu) gezielt zu nutzen und sie als Frühwarnsystem einzusetzen. Nur so können verlässliche Daten zu Umsatz und Kosten zur Verfügung gestellt werden, um eine betriebswirtschaftliche Planung und Analyse ohne großen Aufwand durchführen zu können.

Ausschlaggebend für den Einsatz der Fibu-Software als Controlling-Instrument ist ihre Integrationsfähigkeit. Die Parkinson-Klinik Wolfach im Schwarzwald setzt daher mit der Syska Euro Fibu auf ein intelligentes Schnittstellensystem mit Kompatibilität, um die eigene Finanzbuchhaltung professionell durchzuführen. Schließlich ist die Fibu-Software keine Insellösung, sondern bezieht ihre Daten und Zahlen – mittels der Schnittstellen zu den anderen Software-Programmen des Krankenhauses – aus den unterschiedlichsten Klinikbereichen. Dazu gehören beispielsweise das Lohn- und Gehaltsprogramm oder das Patientenverwaltungsprogramm. Nur so können ein sicherer Transfer und die effiziente Weiterverarbeitung wichtiger Daten und Zahlen gesichert werden.

Was bedeutet das konkret? „Wir erstellen im Patientenabrechnungsprogramm digitale Rechnungen, die elektronisch verschickt werden“, erklärt Joachim Heizmann, seit 15 Jahren verantwortlich für die Buchhaltung der Klinik. „Diese gelangen über die Schnittstelle in die Fibu-Software. So sparen wir uns die doppelte Eingabe, und Fehlerquellen werden gleichzeitig minimiert.“ Auch Daten aus weiteren Quellen werden an dieser Stelle zusammengeführt und für individuelle Unternehmensanalysen erfasst.

Komplexe Auswertungen

Die Fibu-Software sammelt nicht nur die wichtigsten Kennzahlen, sondern stellt sie auch schnell zur Verfügung. Komplexe Abfragen lassen sich unkompliziert durchführen. Beliebige Auswertungs- und Vergleichszeiträume können aufgerufen werden. „So können wir die Geschäftszahlen für die Geschäftsführung ohne großen Aufwand aufbereiten“, sagt der Buchhaltungsexperte. Eine nützliche Funktion stelle die Verknüpfung mit Excel dar. Mit einem Klick hole sich das Office-Programm jederzeit die Zahlen tagesgenau aus der Fibu-Software.

Damit liegen Auswertungen in gewohnter Form vor, die aktualisiert und von den Buchhaltungsmitarbeitern weiterverarbeitet werden können. Fehler durch manuelles Erfassen der Daten und langwierige Abstimmungsprozesse entfallen. Alle Auswertungen lassen sich in ein PDF umwandeln und via E-Mail aus Outlook, Mapi oder SMTP versenden.

Sicheres Controlling

Ferner bietet die Fibu-Lösung detaillierte Analysen sowie eine Darstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen. Mit ihr lassen sich betriebswirtschaftliche Auswertungen für einen Überblick generieren. Auf Knopfdruck listet die Software alle Standardgrößen wie Umsatz, sonstige Erlöse, Aufwendungen, Abschreibungen oder Zinsen auf. Auswertungs- und Vergleichszeiträume für die Umsatzstatistik sind zudem frei bestimmbar. Mithilfe einer Zeitachse kann auch die Veränderung der Zahlen sichtbar gemacht werden.

Neben den Auswertungen vergangener Perioden bildet die Lösung auch die Zukunft ab. Ausgehend vom aktuellen Bankguthaben und dem Offenen-Posten-Bestand mit Zahlungszielen besteht die Möglichkeit, wochen- oder monatsgenau die verfügbare Liquidität der Klinik zu berechnen.

Zeitsparender Buchungsalltag

Nicht zu vernachlässigen ist natürlich das Alltagsgeschäft. „Das Buchen ist unser täglich Brot, es gehört einfach zu unseren Hauptaufgaben“, so Heizmann. Umso wichtiger ist deshalb der übersichtliche Aufbau der Software für das dreiköpfige Team: Dank flexibler Oberflächengestaltung lassen sich Funktionsmenüs und Icon-Leisten individuell konfigurieren, sodass jeder Nutzer die Oberfläche entsprechend seiner benötigten Funktionen einrichten kann.

Durchschnittlich 6.500 Buchungsfälle fallen im Jahr in der Parkinson-Klinik an. „Automatische Vorlagen für die alltäglichen Geschäftsvorfälle wie die individuell angepassten Buchungsschablonen helfen uns, den Zeitaufwand zu reduzieren“, erklärt Heizmann. So gestaltet sich die Kontensuche einfach. Mit einem Klick ist der passende Kontensatz aufgerufen. Dank einer Offenen-Posten-Liste lässt sich auch erkennen, welcher Kostenträger an die Zahlung erinnert werden muss.

Ein weiteres Plus stellt das Bearbeiten von Split-Buchungen mit Schablonen dar, wie sie beim Lohnbuchungsbeleg oder bei Lebensmittelabrechnungen mit zehn bis 15 Sachkonten in der Klinik vorkommen. Anhand der Schablonen können die Buchhaltungsmitarbeiter entsprechend der klinikeigenen Vorgaben im Vorfeld definieren, mit welchem Prozentsatz und wohin die einzelnen Bestandteile verbucht werden sollen.

Parkinson-Klinik Wolfach
Branche: Neurologisches Akutkrankenhaus zur Behandlung von Morbus Parkinson und verwandter Bewegungsstörungen
Gründung: 1953
Sitz: Wolfach im Schwarzwald
Mitarbeiter: 100 Mitarbeiter
Patienten: ca 1.200 im Jahr