Zentrale IP-Telefonie-Plattform

Erstes Ziel des internationalen Logistikunternehmens Raben Group ist es, seinen Kunden durch ein entsprechendes Angebotsportfolio die Kosten- und Qualitätsführerschaft in ihren jeweiligen Märkten zu ermöglichen. Daneben steht aber auch ein adäquater Service im Fokus. „Wir wollen, dass die Gruppe mit guter Qualität in jeder Hinsicht in Verbindung gebracht wird“, erklärt CEO Ewald Raben. Dafür investiert der Mittelständler kontinuierlich in neue Systeme, Anlagen und Infrastrukturen. Mitte 2014 bündelte die Gruppe ihre deutschen Aktivitäten in der Raben Trans European Germany GmbH. Insgesamt unterstützen rund 1.800 Mitarbeiter in 22 Niederlassungen die Kunden bei der Umsetzung flächendeckender und wettbewerbsfähiger Logistiklösungen.

Im Zuge der Zusammenführung und Integration mussten einige Herausforderungen bewältigt werden. Früher verfügte jede Niederlassung über eine eigene Telekommunikationsanlage (TK). Entsprechend teuer und intransparent war die Administration der einzelnen Systeme. Auch die kommunikative Zusammenarbeit der Niederlassungen gestaltete sich teilweise kompliziert. So ließ sich nur durch gezielte Nachfrage klären, ob der gewünschte Ansprechpartner gerade telefonierte, in Besprechungen war oder Urlaub hatte. Das kostete Zeit. Gerade in der Logistik aber ist diese ganz besonders wertvoll. Das Unternehmen entschloss sich daher zu einem völlig neuen Lösungsansatz auf Basis von Avaya IP Office. Eine homogene Telekommunikationslandschaft bietet ein standortübergreifendes Fundament für effiziente Kommunikationsprozesse. Die Kommunikation sämtlicher Niederlassungen wird über die zentrale IP-Plattform gesteuert und Präsenzanzeigen, einheitliche Gruppenrufnummern sowie eine gezielte Anrufverteilung erleichtern standortübergreifende Absprachen und Prozesse.

Temporäre Lager flexibel einbinden

Ansprechpartner sind für Kunden und Kollegen durch die neue Infrastruktur besser erreichbar. „Ich kann mich mit meiner persönlichen Durchwahl in jeder Niederlassung an einem beliebigen Endgerät im Netz anmelden“, erklärt René Lüthen, IT-Leiter und Geschäftsleitungsmitglied der Raben Group in Deutschland. Auch unterwegs sind Außendienstler und Führungskräfte jederzeit ansprechbar. Denn die App One-X Mobile spiegelt den gesamten Kommunikationsverkehr des Bürotelefons auf das Handy. Damit stehen eingehende Gespräche, hinterlassene Nachrichten, Informationen über verpasste Anrufe sowie sämtliche Kontaktdaten ortsunabhängig zur Verfügung. Neben den Funktionalitäten waren für den Anwender vor allem die einfache Administration sowie die hohe Flexibilität ausschlaggebend für die Installation der IP-Lösung. Neue Mitarbeiter werden problemlos integriert, die Anbindung an Outlook und Fax-to-Mail vereinfacht die Kommunikation zusätzlich. Gerade in Zeiten vernetzter Wertschöpfungsketten und dem steigenden Bedarf an Just-in-time-Lieferungen stellt das einen Mehrwert dar – auch und gerade, wenn es etwa darum geht, temporäre Lager oder neue Niederlassungen zeitnah in die Kommunikationsprozesse des Unternehmens zu integrieren. Insbesondere in der internationalen Zusammenarbeit trägt auch die Videolösung Scopia zu flexibleren und effizienteren Abläufen bei. Die Konferenzräume der Landeszentralen in Deutschland, Polen, Tschechien und der Ukraine sind mit Monitoren und Scopia-XT-Videosystemen ausgestattet. Weitere Länder, Standorte und Mitarbeiter können bei Bedarf per Desktop Softclient zugeschaltet werden. Die Multipoint-Control-Unit Elite MCU sorgt als zentraler Sternverteiler für Videokonferenzen für einen reibungslosen Konferenzverlauf.

Reibungsloser Konferenzverlauf

Die Investition in die Videolösung rechnete sich von Beginn an. Der Transportdienstleister ist in zehn europäischen Ländern aktiv – entsprechend hoch ist der Abstimmungsbedarf auf Geschäftsführungsebene. Bislang geschah das entweder am Telefon oder im Rahmen persönlicher Treffen. Beides hat Nachteile: Telefonkonferenzen können sich aus verschiedenen Gründen schwierig gestalten, internationale Geschäftsreisen sind oft nur schwer zu organisieren und kostenintensiv. Nicht zuletzt deshalb tauscht sich Geschäftsinhaber Ewald Raben mit den Landesgesellschaften der Gruppe inzwischen regelmäßig per Videokonferenz aus. Das spart nicht nur Kosten und schont die Umwelt, sondern hilft auch bei der gezielten Weiterentwicklung des Unternehmens. Operative und strategische Entscheidungen lassen sich so schneller treffen. Damit ist die Gruppe kommunikativ nun gut aufgestellt. 

Raben Trans European Germany

• Branche: Transport, Spedition, Logistik
• Gründung: In Deutschland hat die Raben Group den Markt mit der Übernahme von Birkart Systemverkehre im Jahr 2005 betreten.
• Hauptsitz: Mönchengladbach
• Mitarbeiterzahl: ca. 1.800
• Umsatz: 1 Mrd. Euro (Gruppe)