Zu Hause telefonieren wie im Büro

Die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, ist nicht erst seit der Pandemie gefragt. Die Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmen sind groß. Für viele Angestellte ist Heimarbeit die Maßnahme schlechthin, wenn es um die optimale Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben geht. Richtig umgesetzt bietet das Konzept ein Mehr an Produktivität und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Zudem fördert das flexible Arbeitsmodell die Vielfalt der Belegschaft. So können beispielsweise auch Mitarbeiter aus Regionen mit schlechter Anbindung an den ÖPNV leichter und nachhaltiger in das Team integriert werden.

Lokale Telefonanlage oder Cloud-Telefonie?

Im besonderen Fokus stand zuletzt die Frage, welche Tätigkeiten für das Homeoffice geeignet sind. Typische Tätigkeitsfelder liegen in Computerarbeiten, wie etwa im Verwaltungsbereich. Auch Außendienst oder Kundenservice können ins Homeoffice verlegt werden. Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes macht es möglich – insbesondere für KMUs, für die der Schritt ins Homeoffice oft noch einen Paradigmenwechsel darstellt. In vielen mittelständischen Unternehmen ist die Funktionalität eines Office-Telefons am Heimarbeitsplatz entscheidend für effektives Arbeiten. Es reicht nicht, den Laptop mit nach Hause zu nehmen und Anrufe umzuleiten. Verschiedene Tools schaffen die Voraussetzungen, um die gewünschte Erreichbarkeit sicherzustellen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 03/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Wer an seiner klassischen Telefonanlage vor Ort festhalten möchte, kann sie Homeoffice-fähig ausstatten lassen. Mithilfe von Gateways kann die IT-Abteilung eines Unternehmens die Analoggeräte auf IP-Kommunikation heben. Die Umstellung und Wartung bedeuten jedoch Aufwand für die eigenen IT-Mitarbeiter.

Eine einfache und zukunftssichere Lösung, um auch zu Hause komplexe Anfragen professionell bearbeiten zu können, ist Cloud-Telefonie, wie sie z.B. der Frankfurter Kommunikationsanbieter Byon im Portfolio hat. Mit einer virtuellen Telefonanlage sind Mitarbeiter im Homeoffice über ihre Büronummer erreichbar und können über diese nach außen telefonieren. Zudem können sie ohne VPN-Tunnel über den Browser arbeiten und alle Funktionalitäten der Telefonanlage steuern. Die Arbeitsumgebung bleibt dieselbe wie am Arbeitsplatz im Büro.

Weiterleitungen auf private Rufnummern fallen weg. Die einzige Voraussetzung ist eine stabile Internet-Verbindung. Für eine gute Sprachqualität reicht bereits eine kleine Bandbreite von 100 Kbit/s im Up- und Download pro Gespräch. Die Sprachkommunikation wird komplett über eine Cloud abgewickelt. Die Rechenzentren der meisten deutschen Anbieter befinden sich in Deutschland und gewähren höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards. Der Wartungsaufwand einer Telefonanlage vor Ort fällt weg. Ein weiterer Vorteil der Cloud-Telefonie: Unternehmen können an ihren Tischtelefonen festhalten oder ein Softphone auf dem Laptop oder PC installieren. Mitarbeiter können dann über ein Headset telefonieren. Egal für welches Endgerät sich ein Unternehmen entscheidet: Die virtuelle Telefonie erlaubt auch die Einbindung von Smartphones. Bei Lösungen aus der Cloud spielt die Größe des Unternehmens keine Rolle, da sie beliebig skalierbar sind. Unternehmen können Lizenzen einfach dazu- oder zurückbuchen.

Kommunikationskanäle konsolidieren

Die Basis für den digitalen Arbeitsplatz bilden in vielen Unternehmen Kollaborationsplattformen, wie etwa Microsoft Teams. Sie ermöglichen eine barrierefreie, standortübergreifende Zusammenarbeit von Projektteams. Als „One Surface Tool“ integrieren Kollaborationsplattformen zuvor getrennte Systeme wie
E-Mail, Chat, Video und File Sharing und ebnen den Weg zur Kommunikation aus einer Hand. Mithilfe eines entsprechenden SIP-Trunks können über die Plattformen sogar externe Anrufe getätigt werden. Damit sind alle Kommunikationskanäle in einer Lösung sichtbar.

Sanfte Migration

Im Zuge der Umstellung auf IP stehen viele KMUs vor der Frage, ob sie ihre vorhandene lokale Telefonlage direkt komplett ersetzen oder ob dies mit einer schrittweisen Migration, beispielsweise bei noch laufenden Verträgen, möglich ist. Bei einem direkten Umstieg sollten Firmen bedenken, dass eine gewisse Implementierungszeit notwendig ist und die Mitarbeiter die neue Technologie annehmen müssen. Sinnvoll ist eine sanfte Migration. Entweder wird eine neue Telefonanlage auf der vorhandenen Infrastruktur aufgebaut und sie zieht nahtlos in die Cloud um. Oder die bisherige lokale Telefonanlage bleibt bis zum Ende der Vertragslaufzeit aktiv und parallel werden die Nebenstellen in der Cloud neu aufgebaut. Nach Laufzeitende werden beide Systeme in der Cloud zusammengeführt.

Unabhängig davon, für welche Variante sich ein mittelständisches Unternehmen entscheidet: Die Zukunft der Businesskommunikation liegt in der Cloud. Die Cloud-Telefonie hilft, die Bedenken über die Produktivität im Homeoffice ad acta zu legen. Effektives und selbstorganisiertes Arbeiten im Homeoffice steigert nicht nur die Motivation der Mitarbeiter, sondern kann für KMUs einen Digitalisierungsschub bedeuten.

Bildquelle: Byon