Zwei Systeme verbunden

Frachtpapiere von Hand abheften, Zolldokumente manuell archivieren und unter Termindruck die erforderlichen Belege finden. Mit Schrecken erinnert sich Norbert Höflich, Geschäftsführer der Jeschke Spedition GmbH an diese Zeit zurück. Mittlerweile verfolgt der Spediteur einen anderen Ansatz: Mit einem individuell entwickelten DMS soll das Unternehmen die Informationslogistik für seine Kunden optimieren und seine Waren- und Werteflüsse transparenter und einfacher gestalten. Als Vorteil erwies sich die Integration der Lösung in das bestehende Transport-Management-System der Spedition.

die Spedition ihr Dokumentenmanagement nahtlos in das Transportmanagement-System integrierte, hat das Unternehmen nicht nur die eigenen Mitarbeiter entlastet. Auch die Kunden profitierten durch die Anbindung an das System, heißt es. Dieses liefert seither Auskunft über Aufträge und Lieferungen. „Früher, als unsere Kunden noch nicht auf das Transport-Management-System zugreifen konnten, hatten wir 200-300 Kundenanfragen pro Tag, heute sind es maximal 90. Auf Dauer bringt uns dies einen enormen Kostenvorteil“, erklärt Norbert Höflich, Geschäftsführer der Jeschke Spedition GmbH
 
Höflich entschied sich 2008 für eine Zusammenarbeit mit dem ausgewählten Anbieter: „Unser Bedarf an einer professionellen Beratung für unser Dokumenten-Management war damals groß: Wir hatten einen richtigen Geräte-Wildwuchs, unser Lager für Toner und Verbrauchmaterial war fast so groß wie eine LKW-Werkstatt. Zudem hatten wir großes Interesse an einem digitalen Dokumenten-Management-System“, schildert Höflich.

Geräteanzahl und Kosten reduziert

In der ersten Projektphase konnte die Anzahl von rund 60 Geräten auf 50 gesenkt werden. Neben der Anzahl der Geräte, ließen sich auch die Kosten reduzieren - insbesondere durch die Bündelung beim Einkauf des Verbrauchsmaterials. Auf diese erste Phase folgte dann die Entwicklung eines individuellen digitalen Dokumenten-Management-Systems.
 
Damals hinterlegte Jeschke Spedition alle Frachtdokumente, Zollpapiere und andere rechtsgültige Unterlagen in Papierarchiven. Diese Dokumente unterliegen jedoch einer gewissen Aufbewahrungsfrist. Der Umgang damit war sehr umständlich, manchmal mussten wir stundenlang nach einem bestimmten Dokument suchen“, erklärt Höflich. „Außerdem erwarten unsere Kunden heute über den Transport hinaus eine optimale Informationslogistik.“ Das Transport-Management-System muss also neben maximaler Transparenz auch maximale Qualität in puncto der dort hinterlegten Daten und Informationen liefern.
 
Konkret bedeutete das, dass die Auftragserfassung für die Anwender wie gehabt über das Transport-Management-System läuft. Dahinter hat der Anbieter ein Dokumenten-Management-System angebunden, so dass alle Dokumente automatisch aus dem einen System ins andere fließen. Auch Papiere, die von extern eingehen, werden automatisch gescannt, über den Barcode erkannt und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Somit sollen alle Dokumente schnell und gezielt gefunden werden können. Diese Vorgehensweise erleichterte die Arbeit: Durch die integrierte Lösung konnten nicht nur weitere Sub-Systeme entfallen. Sämtliche Prozesse ließen sich darüber hinaus vereinfachen und laufen seither serviceorientiert und unkompliziert, heißt es.

www.jeschke-spedition.de
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